In een ‘No Office’ bedrijf zoals Nozbe zien we elkaar niet zo vaak in levenden lijve. Om die reden begonnen we een aantal jaar geleden met bijeenkomsten voor het gehele bedrijf. We wilden graag wat tijd met elkaar doorbrengen, de batterij opladen, de mensen achter de avatars leren kennen… en in feite op een heel ander niveau met elkaar in verbinding staan. Nu we dat een aantal keer gedaan hebben wilde ik je graag laten zien hoe je een succesvolle ‘bedrijfsretraite’ kunt voorbereiden en houden.
Hoe vaak organiseren we dit?
Twee keer per jaar. We hebben altijd een reünie in de lente en in de herfst. We geloven dat een halfjaarlijks model net de juiste balans is tussen de tijd die je in je thuiskantoor besteedt versus de tijd die je met je team besteedt.
We hebben opzettelijk voor de lente en de herfst gekozen. In de zomer willen mensen met hun families op vakantie gaan en in de winter is het koud… Omdat de herfst en de lente in het laagseizoen vallen zijn hotels leeg en stil en kunnen ze ons niet alleen geweldige tarieven geven, maar ook een comfortabel verblijf…
Hoe lang duurt een Nozbe Reünie?
We arriveren meestal op maandag voor een late lunch en we vertrekken op zaterdag na het ontbijt. Een hele werkweek is toegewijd aan de reünie, zodat mensen na zo’n intense week lekker kunnen ontspannen tijdens het weekend. Lees snel verder, want ik zal later nog dieper op het schema ingaan.
Wie gaat er naar de bijeenkomst toe?
We hebben verschillende modellen uitgeprobeerd. Toen ons team nog uit zo’n 10 personen bestond nodigden we ook echtgenoten/echtgenotes/partners uit, maar nu we met meer dan 20 personen zijn werkt dit model vanwege de extra kosten, de logistiek en andere redenen gewoonweg niet meer.
Om te beginnen is het team best wel jong en heeft niet iedereen een echtgenoot/echtgenote/partner… en wanneer dat wel het geval is hebben sommige mensen kleine kinderen en het is moeilijk om ze mee te nemen of om ze achter te laten… voor een gehele week.
Wanneer je in je eentje bent moet je wel zo’n beetje met de rest van het team omgaan… en je hoeft je geen zorgen te maken over je echtgenoot/echtgenote/partner. Je kunt je focussen op je relatie met het team.
Mijn vriend Michael Hyatt is het hier niet mee eens en hij accentueert hoe belangrijk het is dat de echtgenoot/echtgenote/partner ook meekomt, maar onze ervaring is anders. We hebben het gevoel dat we beter ‘klikken’ als team wanneer we het alledaagse achter ons kunnen laten en ons voor een week kunnen focussen op de dynamieken binnen het team.
Naast ons kernteam hebben we ook vaste opdrachtnemers. We nodigen hen niet uit voor de reünies. Misschien moeten we dit beleid in de toekomst echter herzien…
Waar vinden onze reünies plaats?
Wanneer we een bijeenkomst organiseren stemmen we over de locatie… Maar welke locaties komen hiervoor in aanmerking?
Een locatie die niet te ver weg is…
Een tropisch eiland klinkt heel erg cool voor een reünie en misschien doen we dat ook nog wel een keer in de toekomst… maar sinds het kernteam zich voornamelijk in Polen bevindt kiezen we voor een locatie in ons thuisland. Voor elke reünie kiezen we een andere stad/ dorp.
Omdat we voor een locatie binnen Polen gaan is de logistiek een stuk makkelijker. We hebben snelle treinen die vele delen van Polen kunnen bereiken. Een groot deel van ons team kan de bestemming bereiken zonder dat ze daar lang voor hoeven te reizen.
Hoe ziet het schema voor een “Nozbe Reünie eruit”?
Maandag…
Maandagochtend reizen we naar onze bestemming toe en ontmoeten we elkaar rond 15:00 voor een late lunch in het hotel.
Na de lunch geef ik mijn presentatie. Als de CEO van het bedrijf geef ik een ‘State of the Union’ presentatie waarin ik opsom wat er in het afgelopen half jaar allemaal gebeurd is. Ik praat daarnaast ook over onze toekomst, de richting die het bedrijf uitgaat en wat we willen bereiken en waar we over willen praten tijdens deze reünie.
‘s Avonds gaan we meestal uit voor een licht diner met snacks en bier.
Dinsdag tot en met vrijdag
- 8-9 ‘s ochtends is het ontbijt
- 9-1 p.m. besteden we aan presentaties, discussies en teambuilding attracties.
- Om 1 p.m. hebben we meestal een lekkere lunch in het hotel.
- 2-3 p.m. heb je tijd voor jezelf. Een week met het team kan veeleisend zijn en om die reden is het tijd om te ontspannen en om misschien een dutje te doen of een siësta te houden… of wat dan ook
- 3-7 p.m. is het weer tijd voor ‘presentaties’. We komen samen in de vergaderzaal en we blijven over dingen praten, we brainstormen en we delen ideeën…
- 7 p.m. is het tijd voor diner en daarna gaan we meestal ergens wat drinken en hebben we een aantal ‘team integratie’ spellen en andere groepsactiviteiten die ervoor zorgen dat het team één geheel wordt.
Zaterdagochtend
Het is tijd om gedag te zeggen. Na het ontbijt gaat iedereen naar huis.
Belangrijke aantekeningen die bij het schema gemaakt moeten worden:
- Plan rusttijden in. Zorg ervoor dat mensen zich een beetje terug kunnen trekken en dat ze niet de hele tijd op elkaars lip zitten.
- Plan van tevoren de presentaties al in. Het is belangrijk om alle presentaties op een rijtje te hebben staan, zodat mensen zich erop kunnen voorbereiden. Op deze wijze kunnen we ze gelijkmatig over de week verspreiden, zodat het team er volledig bij betrokken is.
- Sta zowel werk- als passie gerelateerde presentaties toe. Ons team bestaat uit 26 mensen die uit 26 verschillende plaatsen komen en die 26 verschillende verhalen hebben. We realiseerden ons dat we ook presentaties nodig hebben over verschillende passies. Op deze wijze kunnen we een heleboel van elkaar leren!
- Plan de discussies één dag van tevoren in. Naast presentaties moeten discussies ook ingepland worden, zodat mensen zich geestelijk en mentaal op elke dag kunnen voorbereiden. Het is altijd een goede en productieve praktijk om elke dag de dag van tevoren voor te bereiden… en we zouden dat ook tijdens een reünie moeten doen.
- Voeg marge toe. Het is belangrijk dat er tijd is voor 1 op 1 gesprekken en voor groepswerk. Wij hebben deze les op een harde manier geleerd. Probeer niet elke minuut te benutten. Geef mensen de ruimte om te ademen en een uur of 30 minuten hier en daar voor 1 op 1 gesprekken of voor spontane discussies in kleinere groepen.
- Zet het schema als een gedeeld project binnen Nozbe, waar ook aanpassingen in aangebracht kunnen worden. Ook dit is een goede praktijk. Zet het schema in een gedeeld project en update het met het gehele team. Op deze wijze voorkom je vragen zoals: ‘Wat doen we nu?’, ‘Wanneer doen we dit of dat?’
- Laat wat tijd vrij voor ondersteuning. We geven altijd op ons blog aan dat we een reünie zullen hebben en we leggen altijd aan onze Nozbe klanten uit dat ze gedurende die week wat langer op een antwoordt van ons moeten wachten… maar het ondersteuningsteam zou e-mails moeten kunnen bijwerken.
- Organiseer sporten/integratie van tevoren. Omdat onze groep uit 26 personen bestaat moeten we alles van tevoren organiseren, zodat we zeker weten dat we bij die plaatsen terecht kunnen voor onze activiteiten. Eén extra tip: plan op vrijdag geen activiteiten in die fysiek zwaar zijn, omdat we tegen die tijd allemaal al moe zijn! Tijdens onze laatste reünie gingen we op vrijdag karten en dat was echt zwaar…
Voedsel – wat eten we? Waar?
Ook het voedsel moet ver van tevoren georganiseerd worden. Met vallen en opstaan hebben we geloof ik een geweldig systeem gecreëerd:
Ontbijt en lunch in het hotel
- We hebben ons ontbijt en onze lunch in het hotel. Op deze wijze is onze dag voorspelbaar en verliezen we geen tijd omdat we ‘op zoek zijn naar voedsel’.
- Ver van tevoren hebben we een goedgekeurd lunchmenu samengesteld voor die week.
Wanneer mogelijk vindt het diner buiten het hotel plaats
Het diner werkt echter anders. We gaan liever uit eten, zodat we een aantal coole lokale restaurants kunnen bezoeken. Omdat we met een grote groep zijn boeken we alles van tevoren. We vragen lokale mensen om advies en we bekijken de beoordelingen op Yelp om er zeker van te zijn dat we een aantal leuke plaatsen kiezen.
Hotel – wat zorgt ervoor dat ons verblijf geweldig is?
Zo kiezen we een hotel voor onze reünie. Eerst:
Onderhandel met een aantal hotels in de buurt over de prijs
Ja, we vragen om de tarieven van een aantal hotels in dat gebied. We leggen uit wat we nodig hebben en we ontvangen daarna een gedetailleerde offerte. Op deze wijze kunnen we de prijzen met elkaar vergelijken en, op basis van de beoordelingen en de meningen die we tegenkomen op het internet, bepalen welk hotel ons de beste waarde voor ons geld geeft. De locatie is ook belangrijk.
De vergaderzaal moet zo groot mogelijk zijn
We besteden het grootste deel van onze tijd in de vergaderzaal en we hebben door de jaren heen grote en kleine vergaderzalen gehad… Het is nu duidelijk dat groter zeker beter is. In een ruime vergaderzaal verlopen de discussies gemakkelijker en we kunnen 1 op 1 of groepsgesprekken voeren.
De standaard van de kamer doet er niet echt toe
Zolang we een nette en schone kamer hebben doet de standaard er niet echt toe. We hebben chiquere hotelkamers en standaardkamers gehad en we kwamen tot de conclusie dat we niet veel luxe nodig hebben, omdat we alleen naar onze hotelkamers gaan om te slapen. Het grootste deel van de tijd bevinden we ons niet in de hotelkamer! We gaan meestal voor de tweepersoonskamers omdat mensen dan meer geïntegreerd zijn (we houden de twee geslachten van elkaar gescheiden natuurlijk).
Wees flexibel – geef een persoon een andere kamer wanneer de kamer niet bevalt
We moeten er zeker van zijn dat er extra kamers beschikbaar zijn en dat het hotel niet helemaal volgeboekt is wanneer wij komen. Het hotel kan dan namelijk flexibel zijn en een andere kamer aanbieden wanneer één van de kamers te klein is of wanneer er iets mis mee is.
Plan een reünie ver van tevoren
Ter afsluiting gaan we het over een aantal andere tips en trucs hebben:
Maak de datums zo snel mogelijk bekend
Zodra onze laatste reünie is afgelopen plannen we de datums voor de komende reünie al in en er kan geen discussie gevoerd worden over deze datums. Niemand van het team kan dan namelijk zeggen dat ze iets anders te doen hebben. En mogelijke overlappingen met vakanties kunnen vermeden worden.
Een afwisselend schema
Na onze recente reünies proberen we een afwisselend schema toe te passen. Voor de ene reünie gaan we naar het centrum van een interessante stad en voor de andere reünie duiken we de natuur in en bevinden we ons in een hotel dat zich in ‘the middle of nowhere’ bevindt.
Financiën – het bedrijf betaalt alles
Dat is het geheim. We hebben voor elke reünie een apart budget zodat het bedrijf voor de accommodatie, het voedsel, de drankjes, de reis etc. kan betalen. De werknemers kunnen als het ware zonder geld naar de reünie gaan, omdat alles voor hun betaald wordt.
Gadgets – extra cadeaus voor het team
Het is onze traditie om voor elke reünie een speciaal T-shirt te ontwerpen dat als souvenir gegeven wordt. Daarnaast proberen we het team iets speciaals te geven:
- een powerbank,
- een reisfles met een waterfilter,
- een reisbeker voor koffie,
- een traditionele mok voor thee,
- en nog vele andere dingen…
Vele bedrijven bieden gadgets aan waar het logo van het bedrijf op staat. Wij hebben recentelijk besloten om het omgekeerde te doen. We gaan op zoek naar een product dat we leuk vinden, we kopen het in bulk en we voegen het logo van het bedrijf daar later aan toe.
Zo krijgen wij onze reünies gedaan!
Zoals je kunt zien is elke reünie een logistieke uitdaging, maar het is zeker de moeite waard. Om er daadwerkelijk een succes van te kunnen maken komt er, zoals je hebt kunnen zien, meer om de hoek kijken. Ik hoop dat je van onze ervaringen hebt genoten en dat je met een aantal van deze dingen rekening houdt wanneer je een retraite voor je team aan het voorbereiden bent.
Tot slot zijn hier een aantal clips van onze voorgaande reünies:
Wrocław, herfst 2017
Toruń, lente 2017
Sopot, lente 2016
Łódź, herfst 2015
