Meestal voelen mijn klanten zich overweldigd door hun werk. Ze zijn vaak te toegewijd en niet voldoende georganiseerd. Om die reden weten ze vaak niet waar ze moeten beginnen om dingen gedaan te krijgen. Ze openen hun productiviteitsapp en ze kijken naar hun Prioriteitenlijst of hun ‘Te doen’ lijst en ze weten niet waar ze moeten beginnen omdat ze vandaag 35 taken ‘te doen’ hebben. Dit is een gewoonte waar je gemakkelijk in terecht kunt komen, maar gelukkig is er een gemakkelijke oplossing en kan dit probleem op twee manieren worden tegengegaan.
1 – Je hebt niet voor alles een vervaldatum nodig.
De meeste mensen creëren een taak en geven het een vervaldatum of een referentiedatum, zodat ze eraan herinnerd worden om iets te doen. Het probleem is echter dat je voordat je het weet jezelf 35 dingen hebt toegewezen op één en dezelfde dag! Een betere manier om dit te beheren is door alleen vervaldatums te gebruiken voor dingen die echt ‘gedaan’ moeten worden of waar je aan herinnerd moet worden.* Denk bijvoorbeeld aan het betalen van de hypotheek, een specifiek sociaal evenement, etc.
Taken die geen vervaldatum hebben, maar die snel gedaan moeten worden, kun je toevoegen aan een actielijst. Een actielijst is een context (of een categorie binnen Nozbe) en kan datgene zijn wat je wilt – zolang het relevant is voor jou en de specifieke taak. Misschien heb je verschillende lijsten en moet je bijvoorbeeld een lijst creëren die gebaseerd is op de hoeveelheid energie die je hebt. Ze gebruiken de ‘lage energielijst’ voor routinetaken en de ‘hoge energielijst’ voor het creatieve denken. Andere opties includeren een persoon, plaats of ding om dingen gedaan te krijgen. Zoals een lijst voor ‘Echtgenoot’, ‘Kantoor’, ‘MacBook’ etc. Voeg één keer per week taken toe aan deze lijsten tijdens je wekelijkse herziening. Je herziet je taken wekelijks, toch? 😃
2 – Prioriteer je dag.
Misschien heb je vandaag echt 35 dingen die je af moet hebben, maar je weet niet waar je moet beginnen. Ik raad mijn klanten altijd aan om gebruik te maken van de ‘Most Important Task (MIT) en ‘Secondary Tasks of Importance (STI)’ methode. Dit houdt in dat je voor die dag uit je takenlijst 3 MIT selecteert die je als eerste afrond. Daarna identificeer je 3 andere taken waaraan je kunt werken als STI, nadat je de eerste 3 hebt afgerond. Binnen Nozbe kun je dit gemakkelijk doen door categorieën te creëren met deze namen en door ze toe te wijzen aan de taak. Binnen de Prioriteitenlijst kun je daarna gaan filteren zodat je alleen deze categorieën te zien krijgt.
Er zullen altijd obstakels zijn wanneer je productief probeert te zijn. Met behulp van deze twee tips hoop ik dat je troost kunt vinden in je productieve uitdagingen.
Auteur: Chad Garrett - President van Productivity Grid, LLC en een Nozbe Ambassadeur. Vanuit zijn perspectief is Nozbe het perfecte productiviteit tool wanneer je verschillende workflows probeert te incorporeren, inclusief de Getting Things Done (GTD) methodologie van David Allen.
