Advocaten worden vaak zo overspoeld met taken dat ze zich beginnen af te vragen waarom ze ooit voor dit beroep gekozen hebben. Het salaris kan lucratief zijn, maar het werk is zwaar. Vele advocaten hebben het gevoel dat ze extra handen en ogen nodig hebben om de dag door te kunnen komen. Wil je de beste advocaat worden die je kunt zijn, maar kun je met betrekking tot je productiviteit wel wat hulp gebruiken? Je bent niet de enige. Het vereist echter een kleine herstructurering, geen wonder.
1. Behandel Alles Als een Verplichte Verschijning
Je daagt precies op tijd op voor vergaderingen en rechtszaken. Je bent goed voorbereid en je bereikt precies datgene wat je wilt bereiken. Behandel elke taak die je moet doen op precies dezelfde wijze. Er is niemand aan wie je verantwoording hoeft af te leggen wanneer je tussendoor niet op al je e-mails reageert. Dat betekent echter niet dat je jezelf hier een vrijkaart voor moet geven. Plan je tijd op zo’n wijze in dat al datgene wat je DAADWERKELIJK moet doen even belangrijk lijkt te zijn.
2. Maak Gebruik van Assistenten en Medewerkers
Juridische medewerkers, assistenten, secretaressen en andere leden van je advocatenbureau hebben allemaal hetzelfde doel voor ogen. Weet dus wanneer je taken aan ze moet delegeren. Kleinere zaken, zoals taken die organisatorisch gezien routinematig zijn of het versturen van standaardantwoorden op veelvoorkomende vragen, kunnen overgedragen worden aan een ‘task rabbit’. Als je geen ‘task rabbit’ hebt kun je het werk overdragen aan de persoon die het minst te doen heeft. Ruil saaie taken in wanneer iedereen zich overweldigt voelt. Het werk dat routinematig gedaan moet worden is misschien een beetje saai, maar het geeft de persoon die het doet een gemakkelijke dag.
3. Gebruik Productiviteitstools
Met behulp van productiviteitstools kun je al je taken prioriteren en bijhouden. Tools zoals Nozbe Teams zijn geweldig voor advocaten en andere drukke professionals die een heleboel problemen voor een heleboel mensen moeten oplossen. Omdat alles zich binnen een simpele interface bevindt, kun je met gemak al je taken herzien zonder de perifere zaken die aan je succes bijdragen over het hoofd te zien. Je hoeft je dus geen zorgen te maken om de plaknotities die je kwijt bent geraakt of de memo’s die zich ergens onderin je bureau bevinden. Zodra je informatie binnenkrijgt zet je het in je tool.
4. Laat Je Werk Door Iemand Anders Nalezen
Advocaten schrijven veel en wat ze schrijven is belangrijk. Datgene wat wordt geschreven moet nagelezen worden en daarna moet het nog een keer nagelezen worden om ervoor te zorgen dat het duidelijk, bondig en nauwkeurig is. Er is niet veel ruimte voor ambiguïteit binnen juridische stukken. Je bespaart tijd en je verbetert de kwaliteit van je schrijfwerk wanneer je je werk door iemand anders laat nalezen. De kans is groot dat iemand anders datgene opmerkt wat je vergeten bent. Datgene wat je eerste concept miste, omdat je het niet wist of omdat je het vergat, zal je tweede concept hoogstwaarschijnlijk ook missen.
5. Geef Je Hersenen Een Boost
Je kunt een film maar met moeite volgen wanneer je er twintig minuten voor het einde naar begint te kijken. Neem eerste de kleine dingen in ogenschouw voordat je in iets duikt wat gecompliceerd is. Focus je aandacht op de feiten, waar je zeker van bent, en de mogelijke oplossingen die je al vastgesteld hebt. Je hersenen beginnen te werken wanneer je je op zaken focust die van secundair belang zijn of die je al weet. De moeilijke delen van een zaak of document zullen vele malen makkelijker zijn wanneer je scherp en gefocust bent.
6. Houd je Taken Bij
Misschien krijg je je gehele to-do-lijst niet gedaan en dat is oké. Bewaar je to-do-lijst met de niet afgeronde items en stel je to-do-lijst voor morgen samen. Begin je lijst met de zaken die je vandaag niet gedaan kon krijgen. Uitstelgedrag wordt voorkomen en kleine zaken worden niet over het hoofd gezien wanneer dit soort items je eerste prioriteit zijn.
7. Beweeg Meer
Advocaten zitten of staan vaak voor een lange tijd op een plek. De hersenen stagneren wanneer het lichaam stagneert. Laat je bloed weer stromen door te bewegen. Ga wandelen. Spring op de elliptische trainer. Je lichaam zal dan namelijk vol komen te zitten met endorfine. Endorfine geeft je humeur een boost, het verlaagt je stressniveau, het geeft je een heldere geest en het geeft je het vermogen om met je volgende grote taak aan de slag te gaan.
Productiviteit komt voor verschillende personen op verschillende manieren tot stand. Je kunt altijd een andere advocaat om hulp vragen wanneer je het gevoel hebt dat je alles wel zo’n beetje geprobeerd hebt en nog steeds niet datgene hebt bereikt wat je graag zou willen bereiken. Op deze wijze kun je advies krijgen waar je zelf nog nooit aan gedacht hebt.