Dit is een fantastische gastbijdrage van Fokke Kooistra. Fokke is Nozbe gebruiker, Nederlandse productiviteits goeroe en trainer/coach. Lees hier meer over hoe hij de project functionaliteit van Nozbe gebruikt.
Voor veel mensen is een project een set van acties met een gewenste uitkomst. In je werk- en in je privéleven heb je te maken met projecten. Wanneer we binnen [Think Productive] (http://www.thinkproductive.com) workshops geven, is het creëren van een projectenlijst de sleutel voor het creëren van productief momentum.
Projecten zorgen echter niet altijd voor een positief gevoel. Gemiste deadlines, budgetten die niet gehaald worden en stress zijn typische reacties die je krijgt wanneer je mensen vraagt naar woorden die ze associëren met de term ‘Project’. Veel van de Nozbe gebruikers waar ik mee spreek zitten soms vast in die denkwijze voor het gebruik van de projectfunctionaliteit van Nozbe. De wijze waarop ze projecten in hun eigen werk en leven ervaren is ook de manier waarop ze naar de Projectensectie kijken. Maar de Projectensectie kan voor verschillende dingen gebruikt worden en binnen deze blogpost zal ik een aantal slimme gebruiken uiteenzetten die je kunt proberen.
1. Projecten
Natuurlijk is het eerste en voornaamste doel van projecten binnen Nozbe het bijhouden van projecten waar je zelf of met je team aan werkt. Nozbe laat je complexe projecten runnen met verschillende mensen zonder de complexiteit die sommige projectmanagement tools hebben. Door al je taken onder te verdelen in verschillende projecten kun je je op het grotere geheel focussen. Om die reden adviseer ik mensen om ook voor kleinere uitkomsten projecten te creëren binnen Nozbe. Wanneer je een duidelijk overzicht hebt van al je projecten heb je een beter beeld van de hoeveelheid werk die op je wacht.
2. Rollen en gebieden
Op professioneel en persoonlijk vlak heb je waarschijnlijk verschillende rollen in je leven. Je kunt ook zeggen dat jouw leven gecompartimenteerd is in verschillende gebieden. De projectfunctionaliteit van Nozbe is een geweldige manier om lijsten of ‘buckets’ te creëren die de rollen en gebieden in jouw leven representeren, omdat ze ook taken of specifieke dingen die je wilt volgen of waar je je op wilt focussen kunnen bijhouden. Een aantal voorbeelden van rollen binnen je werk zijn: Marketing & Sales, Financiën, HR, Communicatie, Coach, Manager en Leider. Binnen je persoonlijke leven heb je ook verschillende rollen: Echtgenoot, Vader, Kind, Vriend en Buurtgenoot. Misschien breek je je leven ook op in verschillende gebieden zoals: Carrière, Gezondheid, Geestelijke Gezondheid en Relaties. Het geweldige is dat je deze lijsten niet met taken hoeft te vullen, je kunt ze namelijk ook gebruiken om ideeën bij te houden die je niet wilt vergeten. Ze kunnen een bron van inspiratie zijn wanneer je door deze lijsten gaat gedurende je wekelijkse review of op andere momenten.
3. Ideeën
In het boek ‘Zo word je een Productiviteits Ninja’ heeft Graham Allcott het over een Tweede Brein waar je al je acties en goede ideeën kunt opslaan. Een belangrijk onderdeel van het Tweede Brein is dat je een plaats hebt waar je ideeën of interessante dingen die je tegenkomt kunt opslaan zodat je er later gebruik van kunt maken. Wanneer je in deze situatie gebruikmaakt van de projectfunctionaliteit heb je een oneindige bron van goede ideeën. Je kunt al deze dingen in één Ideeën project stoppen of je kunt verschillende projecten creëren. Om je alvast op weg te helpen geef ik je een aantal ideeën: Plaatsen die je kunt bezoeken, Boeken die je kunt lezen, Onderwerpen voor Onderzoek en Ontwikkeling, Ideeën voor cadeaus (voor jezelf, familie of vrienden), Evenementen, Tools en Restaurants. Maak gebruik van de categorieënfunctionaliteit wanneer je de items van verschillende categorieën in één Ideeën project stopt zodat je ze kunt groeperen. Gebruik daarnaast de filterfunctionaliteit om elke keer alleen de items van één categorie te kunnen zien.
Wanneer je veel projecten creëert kun je het overzicht kwijtraken. Mensen willen zich niet overweldigd voelen en om die reden maken ze niet veel projecten aan. De beste manier om van dat gevoel af te komen is door labels en kleuren toe te voegen aan jouw projecten. De projecten binnen de drie gebieden waarover ik geschreven heb vandaag hebben ieder hun eigen label zodat ik ze gemakkelijk kan groeperen en bekijken.
Experimenteer zelf eens door een aantal projecten te creëren en speel met de ideeën die je bent tegengekomen in deze blogpost. Je kunt jouw ideeën delen door onderaan een opmerking te plaatsen of door me een e-mail te sturen via [fokke@thinkproductive.nl.] (mailto:fokke@thinkproductive.nl)
Fokke Kooistra is de mede-eigenaar en directeur van Think Productive West Europa. Hij heeft meer dan 10 jaar ervaring in het trainen en coachen van teams en individuen, zodat ze beter gebruik kunnen maken van hun tijd en aandacht, door gedragsverandering aan te moedigen om zo stress te verminderen en om de persoonlijke productiviteit en die van het team te laten groeien.
