Er wordt tegenwoordig van projectmanagers verwacht dat ze meerdere projecten tegelijkertijd beheren met kleinere team en strakkere deadlines. Deze belachelijke eisen zorgen ervoor dat managers projecten nog maar met moeite kunnen voltooien. Minder dan een derde van alle projecten werden gedurende het afgelopen jaar succesvol, op tijd en binnen budget voltooid.
Om een succesvol project te kunnen voltooien moeten managers hun productiviteit beheersen en dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Het is erg moeilijk om productief te zijn wanneer je ook de rol van ontwikkelaar, manager, teamspeler, strateeg en leider hebt.
Het goede nieuws is dat projectmanagers hun productiviteit wel kunnen beheersen. Dankzij 6 handige productiviteitstips kun je zonder al te veel moeite meer gedaan krijgen gedurende een dag. Het gaat erom dat je slim te werk gaat.
Laten we eens kijken:
1. Eet eerst het buitenaardse wezen
[Becky Blanton,] de auteur van ‘The October Abduction of Thomas Martin’ reeks, stelt voor dat je eerst het buitenaardse wezen eet. Je moet je dus aan het begin van de dag op de moeilijkste taak focussen. Ze gelooft dat de andere taken een eitje zullen zijn wanneer je de moeilijkste taak van de dag als eerste afrondt. Het is een kettingreactie, waarbij een gebeurtenis tot meerdere overeenkomstige gebeurtenissen leidt. Het domino-effect.
Zo werkt het:
- Schrijf al je buitenaardse wezens de avond van tevoren op.
- De volgende dag voltooi je alle taken die op de lijst staan. Begin alleen aan andere taken wanneer je de lijst hebt afgerond.
2. Delegeer op de juiste wijze
Slechte delegatie is erger dan geen delegatie. Elke keer wanneer er iets misgaat zeg je waarschijnlijk tegen jezelf dat je nooit geen enkele taak meer zal delegeren!
Het delegeren van taken is alleen maar effectief wanneer het op de juiste wijze wordt gedaan. In de meeste gevallen krijgen projectmanagers niet de gewenste productiviteit omdat ze één van de volgende fouten maken:
- Langzame delegatie. Het leidt tot een cluster van niet-toegewezen taken. De oudere taken zullen door jou en je team toegewezen en afgewikkeld moeten worden en dat gaat ten koste van de nieuwe taken die daardoor uitgesteld moeten worden.
- Een belangrijke taak voor een dringende taak aanzien. Dringende taken zijn taken waar gelijk aandacht aan moet worden besteedt en belangrijke taken zijn taken die een bijdrage leveren aan je lange termijn visie voor het project. Je hele workflow kan in de war raken wanneer belangrijke taken een hogere prioriteit hebben dan dringende taken.
- Taken aan de verkeerde persoon toewijzen. Delegeer taken aan leden die een taak daadwerkelijk kunnen afronden. Wanneer je de sterke punten van je team niet in acht neemt zal het de tijdlijn en de kwaliteit van de toegewezen taak beïnvloeden.
3. Hou vergaderingen kort
Vergaderingen kunnen 50% van je tijd opslokken. Jammer genoeg zijn vergaderingen onontkoombaar. Vergaderingen kunnen echter wel ingekort worden en daarmee minimaliseer je ook gelijk de impact die ze op je productiviteit hebben.
De algemene regel zou een uur lange vergadering per dag kunnen zijn. Klinkt dat moeilijk? Niet echt.
Je vergaderingen kunnen met gemak kort maar krachtig zijn:
- **Kijk of er alternatieven zijn.**Misschien kan de discussie verplaatst worden naar instant messenger of andere online tools. Je hoeft je werkruimte dan namelijk niet te verlaten.
- Stel de agenda’s voor de vergadering vast. Sla het deel over waar je de inhoud moet uitleggen. Tijdens de vergadering kan iedereen zich op de oplossingen focussen.
- Gebruik een timer. Wanneer je een timer in de vergaderruimte plaatst zullen de leden zich bewust zijn van de tijd en zullen ze hun punt sneller duidelijk maken.
4. Plan mogelijke conflicten in
Conflicten horen bij projectmanagement. Het vinden van oplossingen kan echter vermoeiend zijn. Het is altijd beter om, wanneer mogelijk, conflicten te voorkomen. En zelfs wanneer een conflict zich voordoet kun je de ernst ervan minimaliseren.
Hou je oren en ogen open zodat je spanningen binnen het team kunt identificeren en begrijpen. Het kan misschien wat extra tijd en moeite kosten, maar op de lange termijn kunnen onnodige conflicten op deze wijze voorkomen worden.
Om dingen gemakkelijker te maken kun je een platform voor leden creëren waar ze hun ergernissen kwijt kunnen. Zorg er echter wel voor dat het niet een plaats wordt waar mensen alleen maar klagen. Moedig alle partijen aan om begrip te tonen voor het probleem en om op zoek te gaan naar mogelijke oplossingen.
5. Evalueer prestaties dagelijks
De productiviteit van een projectmanager is met de productiviteit van het team verbonden. Er is geen enkel scenario waar jij je aan de top bevindt met een minder dan middelmatig team.
Je kunt je feedback geven nadat een project is afgelopen en je een waslijst met problemen moet adresseren of je kunt dagelijks, ter plaatse, een beoordeling geven.
Ga op zoek naar [tools voor werknemersbetrokkenheid] waarmee je snel feedback kunt geven. Creëer een actieplan wanneer de prestaties onder de maat liggen. Leg aan je werknemers uit hoe ze dingen beter kunnen doen en laat ze zien hoe ze het moeten doen. Je moet zelf het goede voorbeeld geven en preken vermijden.
6. Creëer een mijlpalenplan
Wanneer je een deadline mist lijdt je productiviteit eronder. Je loopt achter de feiten (gemiste deadlines) aan en daardoor kun je je bijna niet meer op je productiviteit focussen.
Hier komt een mijlpalenplan in beeld. Je gehele project wordt in belangrijke fasen of mijlpalen opgedeeld en elke fase krijgt een deadline.
Dankzij deze tussentijdse deadlines zit je overal bovenop. Zelfs wanneer je een deadline mist weet je vroeg genoeg dat je er vaart achter moet zetten.
Je kunt een mijlpalenplan gemakkelijk en snel in drie stappen creëren:
- Stap 1 - Definieer mijlpalen die een gehele taak omvatten
- Stap 2 - Zet ze in een bepaalde volgorde (dringend, belangrijk of later)
- Stap 3 - Wijs ze aan leden toe met een deadline
Tot slot
Deze punten lijken misschien een beetje uit de lucht gegrepen te zijn. Je kunt daarom beter met een todo-lijst beginnen. Gebruik dit artikel als een todo-lijst en merk zelf het verschil.
Voordat je een todo-lijst in elkaar zet is het goed om te weten dat al deze suggesties tegelijkertijd geïmplementeerd moeten worden. Om je productieve motor in beweging te kunnen krijgen moet je er eerst voor zorgen dat alle delen samenkomen.
