Levensveranderende Productiviteitstips van het Nozbe Team

Tijdens de laatste Nozbe Reünie deelden we zoals gewoonlijk onze persoonlijke productiviteitstips en inzichten met elkaar. We hebben een heleboel fantastische en tijdbesparende ideeën opgenoemd! Een aantal van die ideeën moeten zeker met een breder publiek gedeeld worden. Ik denk dat ze je leven zullen veranderen.

First task first – Radek

De eerste taak eerst - Radek

Radek is de iOS en MacOS ontwikkelaar voor Nozbe en hij is ook één van de productiviteit goeroes binnen het bedrijf. Omdat hij voor zijn wekelijkse planning een goede strategie heeft kan hij 50%-60% van zijn tijd aan diep werk besteden, per week!

Hoe ziet zijn werkdag eruit?

De eerste taak

Met iets oppervlakkigs beginnen is contraproductief. Omdat we nog niet wakker genoeg zijn en ook nog niet klaar zijn voor intellectuele uitdagingen is het ook niet goed om de dag met een veeleisende taak te beginnen.

Om die reden is de eerste taak van een dag een taak die hem op gang helpt. Een opwarming. Het gaat meestal om een taak waarvan hij weet wat de eerste stappen horen te zijn. Hij weet precies wat hij moet doen en hij doet dat ook gewoon.

Het kan niet iets oppervlakkigs zijn. Je moet er gefocust maar niet overweldigd door worden. Radek is een programmeur en om die reden kan zijn eerste taak het herstructureren van een code zijn waarvan hij vindt dat het op een gemakkelijke manier verbeterd kan worden.

De eerste taak neemt tussen de 30 en 45 minuten in beslag.

Radek verzameld zijn eerste taken gedurende de week en hij markeert ze met de ‘EERST’ categorie binnen Nozbe. Tijdens zijn wekelijkse onderhoud plant hij de ‘Nr. 1’ taken voor bepaalde dagen van de week in. Op deze wijze heeft hij voor maandagochtend één concrete taak wanneer hij zijn Prioriteitenlijst binnen Nozbe op de ‘EERST’ categorie filtert.

De belangrijkste taak

Wanneer hij opgewarmd is werkt hij aan de belangrijkste taak van de dag. Het kan iets zijn dat heel moeilijk is en dat diep werk vereist. In het geval van Radek kan het om een onderzoek gaan of om iets dat hij moet uitvogelen of optimaliseren.

De belangrijkste taak is in feite iets dat van essentieel belang is voor de voortgang van een project en waar Radek, in vergelijking met andere teamleden, de beste persoon voor is.

Net zoals met de eerste taken plant Radek de belangrijkste taken voor een hele week in tijdens zijn wekelijkse onderhoud op vrijdagen en geeft hij ze een speciale categorie. Op deze wijze kan hij zijn Prioriteitenlijst filteren en kan hij zich op slechts één ding focussen.

Tussen de eerste en de belangrijkste taak woont Radek elke dag om 10 a.m. de SCRUM-vergadering van het ontwikkelingsteam van Nozbe bij.

Nadat de belangrijkste taak voltooid is werkt hij aan de kleine en oppervlakkige zaken die nog gedaan moeten worden.

Luister naar aflevering 139 van The Podcast om meer over Radeks methode te weten te komen.

De snelkoppelingen van Nurek op de Mac

Marcin (we noemen hem Nurek omdat we drie Marcins binnen ons team hebben :p) is de audio en video magiër van Nozbe. Hij beheerd sinds kort zijn meest gebruikte apps met een andere app. Het klinkt misschien gek, maar hij bespaard er tijd mee en afleidingen worden erdoor gereduceerd.

Station app is de app waar hij voor gekozen heeft en het groepeert zijn tabbladen en pagina’s automatisch per applicatie. Nureks werkplek is op deze wijze schoner en afleidingen worden gereduceerd. Hij kan gemakkelijk dingen vinden binnen de verschillende apps en open pagina’s op zijn Mac.

Nurek's Station app

Hij maakt ook gebruik van Keyboard Maestro voor bepaalde sneltoets trucjes. Hij toonde ons hoe hij met één druk op de knop gelijk naar zijn lijst met meest gebruikte Google Documenten kon gaan. Hij kan daarnaast ook snel naar de lijst met meest geopende folders gaan (of een reeks van folders wanneer hij de Path Finder app gebruikt waarin twee mappen tegelijkertijd worden weergegeven).

De powernaps van Rafał

De Product Manager van Nozbe vertelde ons iets heel interessants: Wanneer hij zich rond 1-2 p.m. moe voelt worden drinkt hij zijn espresso… en gaat hij slapen!

Ondanks het feit dat het heel vreemd klinkt is het heel logisch. Jonge kinderen, oudere personen en andere zoogdieren maken gebruik van dutjes. De meesten van ons slapen alleen gedurende de nacht en wetenschappers twijfelen of het nacht-dag patroon wel natuurlijk is.

Een powernap is geweldig om de batterij op te laden. De regel is echter dat je niet langer dan 20-25 minuten mag slapen, omdat je je anders na je dutje veel moeier voelt dan voor je dutje. Dat komt omdat je hersenen na die 20 minuten in de diepste fase van slaap terechtkomen en die fase mag eigenlijk niet verstoord worden.

Rafał stelt dan ook voor dat je koffie drinkt, dat je comfortabel gaat liggen en dat je je ogen dicht doet. Hij geeft toe dat hij niet altijd in slaap valt, maar zelfs het rusten met je ogen dicht is zeer ontspannend.

Waarom moet je een espresso drinken voordat je gaat slapen? Dat is ook eigenlijk best wel logisch. Cafeïne heeft tijd nodig om te kunnen werken en die 15-20 minuten zijn geweldig voor een kort dutje. De cafeïne boost zal je helpen om wakker te worden en het zal je (hopelijk) helpen om door de rest van je dag heen te komen. (Hier kun je meer over koffie en productiviteit lezen)

Rafałs koffie-dutje methode wordt ook aangeraden voor bestuurders. Wanneer je het gevoel hebt dat je achter het stuur in slaap begint vallen kun je maar beter ergens stoppen, wat koffie drinken en voor 20 minuten gaan slapen.

Radeks en Magda’s worsteling met Slack

Radek, onze Ontwerper, en ik vinden Slack echt afleidend.

De Slack notificaties voor nieuwe berichten binnen de groepen die Radek volgde en de rode badge op het icoon van de app rukten hem van zijn taken weg. Om meer gefocust te kunnen werken verliet Radek de groepen die niet direct iets met werk te maken hadden (denk hierbij bijvoorbeeld aan muziek, films, grappige dingen op het web etc.). Jammer genoeg maakte dat de situatie nog erger: “Ik bevind me alleen maar in de werk gerelateerde groepen dus het moet iets belangrijks zijn” dacht Radek wanneer hij op het Slack icoon een rode stip zag staan.

Uiteindelijk schakelde hij alle Slack notificaties op al zijn toestellen uit. De icoon badge en de push notificaties voor directe berichten en @vermeldingen waren de enige notificaties waar hij nog gebruik van maakte.

Het is natuurlijk onmogelijk om Slack communicatie te voorkomen binnen een hardwerkend team zoals het onze, maar Radeks besluit minimaliseerde de negatieve aspecten van een group chat.

Mijn situatie is iets anders. Ik heb om de één of andere reden een hele brede rol binnen Nozbe. Ik ben niet in een specifiek veld gespecialiseerd en naast marketing taken zorg ik ook voor een aantal organisatorische en bedrijf gerelateerde zaken en werving etc. Jammer genoeg stress ik over dingen en voel ik me verantwoordelijk voor dingen die in sommige gevallen niets met mij te maken hebben ;) Omdat ik graag wil helpen (of wanneer ik vind dat ik zou moeten helpen) wanneer er eventuele ongemakken of problemen zijn check ik nieuwe Slack discussies (en ongelezen Nozbe opmerkingen) wanneer ik iets zie gebeuren. Mijn productiviteit wordt hierdoor op een drastische wijze gehinderd.

Ik heb geen push notificaties ingesteld voor Slack, maar ik wil de icoon badge voor nieuwe berichten binnen de werk gerelateerde groepen waar ik me in bevind nog niet uitschakelen. Het was echter een grote stap voor me om Slack niet te gebruiken voor de middag (behalve dan als ik om een professionele reden met iemand in contact moest komen). Ik zet Slack pas om 12 p.m. aan op m’n Mac. Ik heb Slack op mijn iPhone, maar de push notificaties zijn alleen voor @vermeldingen en directe berichten. Zo kan ik gedurende het eerste en het meest belangrijke deel van de dag gefocust blijven.

De kleine helpers van Hubert

Hubert is een andere Nozbe Ontwerper en hij presenteerde twee apps waarmee hij tijd bespaarde.

De eerste is de Quadro app en het is een tool waarmee je de functies en de representaties van de acties die je regelmatig herhaald kunt personaliseren. Je kunt je workflow door middel van kleuren, iconen en afbeeldingen verbeteren. Hubert houdt ervan dat hij zijn Mac en iPhone aan één apparaat kan verbinden en dat hij zijn telefoon kan gebruiken om zijn computer opdrachten te geven.

Hubert heeft echter recentelijk besloten om Quadro niet zo vaak meer te gebruiken, omdat hij het ondanks de coole eigenschappen op de lange termijn afleidend vond.

Een andere app die hij aanraadde was Paste, een klembord manager voor Apple toestellen dat zich in de cloud bevindt. Hubert gebruikt Paste meestal om de capaciteit van het klembord van het systeem te vergroten en om toegang te kunnen krijgen tot de dingen die hij eerder gekopieerd had.

Het kostbare advies van Ola

Ola is een medewerkster van het Nozbe ondersteuningsteam en ze zorgt ook voor onze sociale media gemeenschap. Tijdens de reünie deelde ze een aantal handige tips.

De eerste tip ging over het reduceren van je stress en weten waar je stress door veroorzaakt wordt. Ze benadrukte dat het zeker de moeite waard is om zelfs de kleinste triggers te elimineren, omdat je je dan beter zult voelen en beter zult presteren. In het verleden zou Ola tijdens haar pauzes nog steeds Slack berichten en opmerkingen binnen Nozbe lezen. Dat was eigenlijk valsspelen en het was zeker niet ontspannend. Nadat ze terugkwam van zo’n pauze was ze minder productief dan voorheen. Wanneer ze nu een pauze neemt rust ze gelijk en denkt ze niet aan werk en kijkt ze ook niet naar dingen die met werk te maken hebben.

Het horloge dat ze om haar pols droeg zorgde ook voor stress. Wanneer er een belangrijk evenement op de planning stond bleef ze maar naar haar horloge kijken en focuste ze zich niet op datgene wat ze nog kon doen tijdens de wachttijd. Omdat ze de tijd die ze nog heeft op een productieve wijze wilt gebruiken draagt ze nu geen horloge meer.

Ze veranderde ook de wijze waarop ze haar avonden spendeerde. In plaats van Facebook, het nieuws en werk gerelateerde zaken te bekijken voordat ze gaat slapen, zet ze de wifi thuis na 8 p.m. uit. Op deze wijze kan ze daadwerkelijk ontspannen en kan ze iets lezen of met haar partner praten en brengt ze de laatste uren van haar dag niet meer achter een scherm door.

Ola deelde ook hoe ze al haar klantenkaarten en bonuskaarten heeft samengevoegd. Dankzij Stocard hoeft ze haar kaarten wanneer ze gaat winkelen niet meer bij de hand te hebben.

Ze vertelde ons ook dat ze een tas klaar heeft staan voor wanneer ze spontaan een wandeling of een korte reis wil maken. Haar rugzak bevat een fles water, een snack, een bakje waar haar hond uit kan drinken, een regenjas en een aantal andere dingen die nuttig kunnen zijn wanneer je je buitenshuis bevindt. Zo kan ze gewoon weggaan zonder dat ze zich zorgen hoeft te maken dat ze iets belangrijks vergeten is.

De ‘geen uitvluchten’ tas en nog veel meer…

Onze CEO heeft ook een tas klaarstaan. Zijn tas zit echter vol met zwemspullen. Michael houdt zich bezig met triatlons. Naast hardlopen en fietsen zou hij ook moeten zwemmen. Het zwembad bevindt zich op dezelfde route als de school van z’n dochters. Vroeger kon hij bijna nooit stoppen om te gaan zwemmen, ondanks het feit dat hij er bijna elke dag voorbijreed. Er was altijd wel een goed excuus. De meest gebruikte uitvluchten waren: ‘Geen handdoek’, ‘Geen zwembroek’, etc.

Nu hij een tas met zwemspullen in zijn kofferbak heeft zitten zwemt hij veel vaker :)

Michael swimming

Michael vertelde ons ook dat hij de Alfred app gebruikt om zijn klembord te beheren. Daarnaast gebruikt hij de app ook om verschillende dingen tegelijkertijd te kunnen kopiëren en te plakken binnen verschillende bestanden/tabbladen. We zijn echt verbaasd dat dit type klembord niet een systeemkenmerk is binnen MacOS of Windows… Een goede en gratis app voor klembord beheer op een Windows PC is Ditto Clipboard. Onze Social Media Manager Kuba gebruikt deze app maar hij kon onze Reünie helaas niet bijwonen.

De oprichter van Nozbe loofde ook deze keer Scanbot weer. Scanbot biedt namelijk een super snelle tekstherkenning aan binnen grafische bestanden (OCR) en deze eigenschap zorgt ervoor dat Michael gemakkelijk een document kan vinden door op naam en inhoud/tekst te zoeken.

De journals van Iwona, Natalia en Tom

Iwona is het Hoofd van onze Tevreden Klant Afdeling en ze had vroeger moeite met haar maandelijkse herzieningen en kwartaalherzieningen. Ze vond het moeilijk om al de informatie die ze nodig had te verzamelen en om datgene wat ze bereikt had samen te vatten. Om alles op één locatie te hebben begon ze voor elke week een afzonderlijk project binnen Nozbe te creëren. Binnen de projecten geeft ze weer wat haar wekelijkse doelen en belangrijke taken zijn en daarnaast geeft ze ook bruikbare informatie betreffende de zaken waar ze mee bezig is. Elk project wordt aan het einde van de week afgerond. Ze heeft voor haar kwartaalherziening nog steeds toegang tot deze projecten.

Natalia, onze e-mailmarketer en medewerkster klantenondersteuning, heeft een andere maar net zo praktische aanpak. Aan het begin van elk kwartaal gebruikt ze een template om een project te creëren. Het project bestaat uit taken en elk van die taken representeert een week (afhankelijk van het kwartaal gaat het dus om 12-13 weken). Zodra ze haar belangrijke doelen na de kwartaalherziening ingepland heeft splitst ze haar grote doelen op in kleinere taken en voegt ze ze als checklijst elementen toe aan deze taken. Op deze wijze kan ze haar hele kwartaal inplannen en de taken evenredig verdelen. Er wordt natuurlijk een beetje met deze taken en wekelijkse doelen gespeeld gedurende die weken, omdat er vele andere taken aan haar doelen worden toegevoegd. Ze update deze doelen echter elke week en ze brengt noodzakelijke veranderingen aan. Deze methode zorgt ervoor dat ze minder strest en dat ze effectiever is.

Tomek, de CTO van Nozbe, houdt zich ook bezig met journaling. Voordat hij van journaling een gewoonte had gemaakt kon hij zichzelf nog niet eens dwingen om de dingen die hij gedaan had ,of de informatie die hij op een gestructureerde wijze wilde bewaren, vast te leggen. Recentelijk heeft hij echt vooruitgang geboekt door zijn werk gerelateerde doelen en taken dagelijks in… je zult het nooit raden… een standaard applicatie vast te leggen: Notities! Het is gemakkelijk en het synchroniseert op verschillende Apple toestellen, zodat hij dingen kan vastleggen op zijn iPhone, iPad of Mac.

Voor het journaling en documenteren van familie evenementen gebruikt hij de DayOne app waarmee hij foto’s kan plakken en de datums en jaren kan bijhouden :)

De pomodoro tip van Bartek

Bartek is een Backend Programmeur voor Nozbe en hij is een grote fan van tijdregistratie. Hij past de Pomodoro Techniek toe in zijn dagelijkse werkleven. Wat we echter niet wisten, en wat Bartek ons uitlegde, was dat de populaire Toggl app een pomodoro timer bevat en dat hij daar echt veel baat bij heeft.

Magda
Wekrt bij Nozbe marketingteam.