Nozbe ondersteunt vele talen. We bieden niet alleen de app, maar ook het onboarding, het lesmateriaal, de blogposts, de e-mailcampagnes en de nieuwsbrieven in verschillende talen aan. We hebben een simpel systeem opgezet waarmee we met opdrachtnemers van over de gehele wereld kunnen samenwerken, zodat de materialen op tijd gesorteerd en afgeleverd kunnen worden.
Speciale projecten
Voor elke taal die we ondersteunen hebben we afzonderlijke projecten voor het vertaalwerk. Naast de persoon die alle vertalingsprocedures beheerd zijn er bij elk van deze projecten nog drie andere personen betrokken:
- De freelance vertaler natuurlijk :)
- De persoon die tot de klantenondersteuning van Nozbe behoord en die dezelfde taal spreekt
- En een persoon van het marketingteam van Nozbe die de vertalingsmanager vervangt wanneer ze weg is.
We hebben met elkaar afgesproken dat elk project met het ‘vertaal’ label gemarkeerd wordt en dat het in het blauw weergegeven wordt, zodat we ze kunnen filteren en met gemak binnen de lange projectenlijst kunnen vinden.
Een uitnodiging voor Nozbe
Voordat een freelancer aan de slag kan gaan moet hij of zij eerst een Nozbe account creëren. Ze beginnen met een gratis proefperiode van 30 dagen. Daarna kunnen ze voor een gratis plan kiezen, max. 5 projecten, of ze kunnen een Nozbe Solo plan van ons krijgen als ze binnen Nozbe aan hun andere projecten, zakelijk en/of privé, willen werken.
Zodra we weten dat de freelancer zijn of haar Nozbe account geopend heeft nodigen we ze uit voor een vertaalproject dat aan hun taal gewijd is. We gaan hiervoor naar de informatiebalk van het project toe, we voeren het e-mailadres van de vertaler in en we bevestigen de uitnodiging.
Je kunt hier meer leren over het uitnodigen van mensen voor projecten binnen Nozbe.
De eerste taken
We kunnen aan de slag gaan wanneer de freelancer de uitnodiging binnen zijn of haar applicatie heeft geaccepteerd.
De eerste taak bestaat meestal uit een lijst van eerder met elkaar afgesproken samenwerkingsregels. Elke vertaler heeft net zoals ons zijn of haar eigen code en verwachtingen. We bewaren deze taak meestal binnen het project, het is aan ‘niemand’ gedelegeerd en we wachten op mogelijke toekomstige updates.
De mensen die tot het project behoren kunnen zichzelf binnen een speciaal daarvoor gecreëerde taak aan elkaar voorstellen. Deze taak wordt voltooid wanneer iedereen ‘hallo’ heeft gezegd etc. :)
Aan de slag gaan
Hier bij Nozbe worden alle teksten in het Engels geschreven. De tekst wordt daarna gecontroleerd en naar de vertalers gestuurd. We sturen de ‘ruwe’ tekst naar de vertalers toe wanneer er geen tijd was om het na te lezen en we laten ze weten dat ze zich niet druk hoeven te maken over de schrijf- of taalfouten in de Engelse versie.
Ik volg meestal deze stappen om een blogpost vertaald te krijgen:
- Eerst creëer ik een taak in mijn Inbox.
- Daarna geef ik het een naam.
- In een opmerking leg ik (in het Engels) uit wat mijn verwachtingen zijn.
- Ik vermeld ook de belangrijke zaken die de vertaler kunnen misleiden. Denk hierbij aan een atypische opmaak of nieuwe opmaak elementen.
- Daaronder schrijf ik: ‘Aantal woorden:’ en voor toekomstig gebruik schrijf ik de exacte hoeveelheid woorden op.
- Ik voeg het bestand in het Engels in een .txt of .md opmaak toe.
- Ik bepaal de deadline en…
- Ik kloon de taak voor elke vertaling die ik nodig heb.
Ik verwerk de klonen dan een voor een, ik verplaats ze naar de geschikte projecten en delegeer ze aan specifieke vertalers. Ik kies bijvoorbeeld het TransEs project en delegeer de taak aan Maria, onze Spaanse vertaalster.
Communicatie
De meeste vertalers laten ons door middel van een opmerking binnen de taak weten dat ze de vertaling op tijd zullen leveren of ze sturen een ‘👍’ ter bevestiging.
Wanneer ze hun werk voltooid hebben uploaden ze het tekstbestand voor die taak. De taak wordt daarna aan de Nozbe klantenondersteuning medewerker gedelegeerd. De Nozbe werknemer bekijkt de vertaalde tekst en zorgt ervoor dat alle Nozbe gerelateerde termen en beschrijvingen kloppen. De taak wordt daarna aan de persoon gedelegeerd die het gecreëerd heeft en die weet wat er vervolgens mee gedaan moet worden.
Betaling
Aan het eind van elke maand maken we voor elke taal een overzicht van de vertaalde woorden. We bekijken de voltooide taken hiervoor en we noteren alle aantallen voor die maand. Vervolgens creëren we bijvoorbeeld een taak genaamd ‘Overzicht Maart’ of ‘Overzicht September’ binnen de daarvoor toegewijde projecten en voor elke opdrachtnemer schrijven we het woordenaantal op en vragen we om hun factuur voor die maand. De facturen worden aan een accountant gegeven en de accountant zorgt er dan voor dat de vertalers betaald worden.
Ter afronding
Ondanks het feit dat het artikel best wel lang is, is de wijze waarop we met onze opdrachtnemers samenwerken best wel duidelijk en simpel. Alles vindt binnen Nozbe plaats en om die reden kunnen we altijd teruggaan naar een taak en het aantal woorden of andere details checken. De bijlagen staan altijd tot je beschikking, omdat je door middel van de ‘Toon voltooid’ knop of de zoekfunctie toegang kunt krijgen tot de voltooide taken. We kunnen de aandacht van mensen trekken door ze te @vermelden in een opmerking of door een taak aan ze te delegeren. Ze zullen op hun mobiele toestel een notificatie ontvangen en zo snel mogelijk reageren.
Wanneer een opdrachtnemer een vakantie op de planning heeft staan creëren ze een taak met de datums en informeren ze iedereen die bij het vertalingsproces betrokken is wanneer ze offline zullen zijn.
We gebruiken min of meer hetzelfde systeem voor de processen die met proeflezen en voice-over opnames te maken hebben :)
