Dans cet article, j’aimerais partager avec vous 6 méthodes de travail pour venir à bout de votre liste de tâches, même si vous avez l’impression que cette dernière est sans fin. Je vais vous montrer comment j’ai réussi à rester “zen” grâce à Nozbe en minimisant et en simplifiant beaucoup de choses et en excluant des règles que je pensais importantes depuis longtemps.
Cet article est proposé par un utilisateur avisé de Nozbe - Pawel Muzyka.
Astuce 1. Changez la façon dont vous pensez aux priorités
Je me suis souvent mis dans des situations où il restait 30 à 40 tâches dans ma liste de priorités. Afin de retrouver une tâche que je devais finir à un moment donné, je devais utiliser plusieurs filtres. Malheureusement, il m’a fallu beaucoup de temps avant de me demander: pourquoi suis je perdu dans ce labyrinthe de tâches?
Toutes ces tâches sont-elles vraiment prioritaires? Peut-être un jour, elles le deviendront et je pourrai ainsi porter toute mon attention sur ces tâches, mais désormais, certaines d’entre elles attendent toujours de figurer dans liste des priorités.
Ceci dit, j’ai été amené à adopter la règle suivante: les tâches prioritaires sont uniquement celles qui doivent être finies aujourd’hui.
Même si je fais des plans sur le long terme et que je me fixe des objectifs trimestriels et annuels, sur la section principale de Nozbe, je veux vivre au jour le jour. Aucune des tâches qui sont à faire pour le lendemain ou la semaine d’après est aussi importante que mes obligations actuelles, je n’ai donc pas besoin de les marquer d’une étoile ou même de les voir sur ma liste. Le moment venu, je les ajouterai à ma liste de priorités mais pour l’instant, elles ne doivent pas attirer mon attention.
Une liste courte et succincte de priorités remet les choses en ordre et me permet d’être serein. Avec une liste restreinte, je sais que je pourrai réduire à zéro chaque jour l’ensemble de mes tâches.
Tip 2. Organisez vos tâches sur une timeline
Alors que certaines personnes peuvent ne pas aimer cette idée, je respecte le principe suivant: lors de l’ajout d’une tâche sur Nozbe, définissez la date limite la plus réaliste.
Ne soyez pas trop rigides sur les dates, vous pouvez toujours la modifier, mais placez-la quelque part entre les tâches déjà existantes sur votre outil. Pensez au moment qui sera le moins chargé sur votre calendrier. Définissez vous un signal afin de prendre soin de cela le plus tôt possible.
En excluant les projets les plus complexes (habituellement liés au travail, qui dépendent de l’activité de plus d’une personne), plusieurs de vos missions deviennent de simples tâches. Vous ne devriez donc pas avoir de mal à les placer sur un calendrier. Vous savez à quelle heure a lieu votre entraînement, lorsque vous aurez besoin de faire la lessive ou à quel moment passer un appel important, et à quel moment vous pourrez inscrire votre enfant à la maternelle et passer par le marché en rentrant chez vous.
Il est toujours possible de décaler une tâche un jour plus tard sur la timeline. Il ne s’agit pas de suivre aveuglément ce qui est prévu. Rappelez-vous simplement: une liste de tâches chronologiquement agencée est plus facile à gérer qu’une liste organisée de façon désordonnée.
Sur mon outil de productivité, j’assigne des dates limites probables à toutes les tâches prévues pour le mois en cours qui n’ont pas été déplacées vers le projet “A un autre moment | Peut être”.
Astuce 3. Créez des conteneurs pour les tâches
Une autre erreur, semblable à la création de listes de priorités trop longues et vagues, consiste à accumuler les projets.
Malheureusement, le simple fait d’avoir beaucoup de projets ne signifie pas que vous êtes une personne occupée et productive. Cela signifie simplement que… vous avez beaucoup de projets. Rien de plus.
Sur Nozbe, un excellent moyen de gérer les tâches lâches est fourni par les conteneurs. Cela peut être «Maison», «Faire les courses», «Finances personnelles» ou «Réunions d’affaires». En les utilisant, vous éviterez la tentation de construire des mini-projets distincts, lorsque ces éléments correspondent parfaitement aux tâches.
L’une de mes obligations quotidiennes est de vérifier les résultats obtenus par mon équipe le jour précédent. Je génère et puis analyse les rapports prédéfinis. Je pourrais créer un projet distinct pour cette tâche, ou peut-être même un modèle dans lequel j’ai défini une liste de choses à faire. En pratique, ce n’est qu’une tâche simple et routinière. Il suffit juste de jeter un coup d’œil pour vérifier si tout va bien.
Au lieu d’un projet comprenant 10 tâches, j’ai une seule tâche avec une checklist que je peux cocher en moins de 15 minutes.
Je suis sûr que vous avez déjà été confronté plusieurs fois au dilemme «est-ce une tâche ou un projet». Il est important d’éviter de se noyer dans un océan de problèmes apparemment complexes qui, comme vous l’avez vu peut être résolu en une minute.
Astuce 4. Repensez l’usage des catégories
Fait intéressant, les projets génériques tels que «Maison», «Budget de la maison» ou «Réunions d’affaires» sont également… des catégories. Ou autrement dit des contextes.
J’ai remarqué que lorsque j’essaie d’attribuer des catégories à toutes mes tâches, j’ai tendance à dupliquer le nom des projets génériques, ce qui les rend inefficaces.
D’autre part, en utilisant des conteneurs pour des tâches lâches auxquelles vous avez également fixé des dates d’échéance (ils forment un ensemble cohérent, possible de le voir dans l’onglet “Calendrier”) - il se pourrait qu’il soit inutile d’ajouter des paramètres supplémentaires pour ces tâches sur Nozbe.
Peut-être qu’il n’est pas nécessaire d’ajouter d’autres catégories à vos tâches domestiques si elles font déjà parti d’un projet unique. Peut-être que vous n’aurez pas besoin de marquer vos actions suivantes si vos tâches sont paramétrées par dates d’échéance. Dans ce cas, vous pouvez ne pas utiliser de catégories ou repenser leur rôle sur votre outil. En ce qui me concerne, j’aime utiliser des catégories qui indiquent l’heure du jour. Cela me permet par exemple, de filtrer les tâches que je veux faire le soir.
Mais n’oubliez pas que parfois pour améliorer les choses, il suffit de les simplifier. La catégorisation à plusieurs niveaux est principalement utilisée par des personnes désordonnés qui ne sont pas en mesure de les organiser d’une autre manière.
Astuce 5. Utilisez des thématiques
Si vos projets et vos tâches sont divisés en au moins deux groupes thématiques différents - les thématiques peuvent s’avérer très efficaces.
En un seul clic, ils vous permettent de vous débarrasser des informations inutiles qui absorbent inutilement votre attention. Vous pouvez appliquer tous les critères de division: diviser les projets en projets privés et liés au travail, créer des projets privés distincts, regrouper tout ce qui concerne un sujet particulier - les possibilités ne sont limitées que par vos besoins.
Personnellement, je ne mêle jamais le privé et le travail sur Nozbe. Je les traite différemment. Ils disparaissent et réapparaissent chaque fois que j’en ai besoin.
Les thématiques facilitent également la planification dans la section calendrier. C’est une bonne idée de les adapter à votre méthode de travail afin que Nozbe ne vous montre que les tâches que vous traitez actuellement.
Astuce 6. Ne vous encombrez pas
Étant donné que cette publication était censée porter sur la réduction et le nettoyage de votre outil, voici la suggestion finale, et peut-être la plus importante.
Nozbe peut servir d’outil de prise de note - par exemple, un catalogue de films que vous avez regardé, une liste de restaurants à visiter ou des liens vers des articles que vous voudriez lire dans un avenir proche. Oui, Nozbe peut stocker toutes ces informations… et absorber inutilement votre attention en procédant ainsi. Mais la question est: comment en tirer profit?
Il est possible que plus vous ajouterez d’informations sur Nozbe (il ne faut pas toujours en faire des tâches), plus il sera difficile de le retrouver et de se concentrer pour mettre un terme aux projets et les tâches les plus importantes.
Nous opérons tous dans différents domaines, nous avons des responsabilités différentes, nous partageons des projets avec un nombre variable d’utilisateurs. Il n’est pas facile de maintenir tout en ordre. Mais que l’on soit débordé ou pas, nous devrions tous pouvoir maintenir une liste de projets la plus courte possible et les remplir de tâches correctement rédigées, réalisables et programmées. Une liste que vous pourrez analyser chaque semaine avec le sourire, il est toujours possible “de venir à bout d’un projet même si sa fin semble éloignée”.
Si vous n’êtes pas capable de faire cela, cela signifie qu’il est temps de repenser votre utilisation de Nozbe! :)
Auteur: Paweł Muzyka, ancien journaliste, fan de Nozbe et de productivité. Aficionado de la nouvelle technologie, passionné de tout ce qui se passe sur le Web. Il est actuellement professionnellement impliqué dans l’industrie de la publicité.
