이 글에서는 여러분과 작업 목록의 혼잡스러움을 없애는 방법에 관한 6가지 아이디어를 공유하려고 합니다. 그 모든 임무들로부터 빠져나오는 것이 불가능하다고 느낄 때도 이 팁들만 있다면 그것이 가능할 것입니다. 제가 많은 것들을 최소화하고 단순화하고 오랫동안 중요하다고 생각했던 규칙들을 버림으로써 노즈비에서 “선의 경지(zen)“에 이르게 된 과정을 설명해 드리겠습니다.
이 글은 노즈비 사용자이신 파웰 머지카(Pawel Muzyka) 씨의 게스트 글입니다.
첫 번째 팁. 주요작업에 대한 사고방식을 바꾸세요
저는 그동안 주요작업 목록이 30~40개 이상의 작업으로 가득 차 있는 경우가 많았습니다. 제가 특정한 순간에 완수하기 원하는 작업을 찾기 위해, 몇 가지 필터를 사용해야 했습니다. 불행히도, 한참이나 지나서야 저는 저 자신에게 이런 질문을 할 수 있었습니다: 내가 왜 이 미로처럼 얽혀있는 작업 사이를 헤매고 있는 거지?
이것들이 정말로 중요한 작업들일까? 아마도 언젠가는 그것들이 중요한 작업들이 되어서 그것들을 완료하는데 모든 주의를 집중하게 되겠지만, 지금 당장에는 아직 중요하다고 할 수 없는 것들이 여러 개 포함되어 있습니다.
그래서 저는 이런 규칙을 채택하게 되었습니다: 오늘 해야 할 작업만 주요작업이라 할 수 있다.
비록 제가 장기 계획도 세우고 분기 목표나 연간 목표도 설정하지만, 노즈비의 주요 화면 속에서는 현재의 것들과 함께 살아가고 싶습니다. 내일이나 다음 주에 하기로 계획되어 있는 작업들은 지금 해야 할 일만큼 중요하지는 않습니다. 그래서 그것들에 별 마크를 표시할 필요가 없을 뿐 아니라, 저의 목록에 나와 있을 필요도 없습니다. 적절한 때가 그것들을 주요작업 목록에 추가하겠지만, 지금은 거기에 신경 쓰지 말아야 합니다.
그날그날 필요한 것들로만 구성된 간단하고 명료한 주요작업 목록이 있으면 작업에는 질서가 생기고 마음에는 평화를 얻을 수 있습니다. 목록이 짧아지면, 매일 그날 해야 할 일을 모두 해치우는 것이 가능합니다.
두 번째 팁. 작업을 타임라인 위에 배치해 보세요
이런 발상을 싫어하는 분이 있을지 모르지만, 저는 이 원칙을 고수합니다: 노즈비에 작업을 추가할 때는, 가장 현실적인 작업 완료 데드라인을 설정합니다.
날짜에 관해 너무 경직된 사고를 할 필요는 없습니다 – 언제라도 그것을 바꿀 수 있습니다. 다만, 스스로 참고할 수 있도록, 이미 시스템 안에 있는 작업들 사이 어딘가에 두는 것이 가능합니다. 그것이 캘린더의 어느 지점에 가장 잘 어울릴지에 관해 생각해 보세요. 여러분 자신에게 이 작업을 “언젠가"라는 막연한 시점보다는 조금 더 빠른 시일 내에 챙기겠다는 암시를 주세요.
(두 사람 이상의 활동에 의존하는 팀워크 작업 등의) 가장 복잡한 프로젝트를 제외한다면, 해야 할 일 중에는 간단한 작업들이 많습니다. 따라서 큰 문제 없이 그것들을 타임라인 위에 올려놓는 것이 가능합니다. 여러분은 언제 운동을 해야 하고, 언제 세탁을 하거나 중요한 통화를 해야 하고, 언제 시간을 내서 아이의 유치원 등록을 하고 집에 돌아오는 길에 장에 들를 수 있는지 다 알고 있습니다.
작업의 실행을 타임라인 상에서 하루 앞당기든 하루 늦추든 문제가 되지 않습니다. 맹목적으로 계획에 매달릴 이유가 없기 때문입니다. 이 점을 기억하세요: 시간순으로 배열된 작업 목록이 뚜렷한 기준 없이 섞여 있는 작업의 목록보다 관리하기 쉽습니다.
제 생산성 시스템에서는, “언젠가 | 아마도"라는 이름의 프로젝트로 이동되지 않는 이번 달에 하기로 계획된 모든 작업에 예상 완료 날짜가 배정되어 있습니다.
세 번째 팁. 작업 컨테이너를 만드세요
너무 긴 목록이나 모호한 주요작업 목록을 생성하는 것과 비슷한 실수는 완료되지 않은 프로젝트를 쌓아두는 것입니다.
불행하게도, 단순히 프로젝트가 많다는 것은 여러분이 생산성 높은 바쁜 사람이라는 것을 의미하지 않습니다. 그것은 그냥 프로젝트가 많다는 것만을 의미할 뿐입니다. 그 이상 아무 의미가 없어요.
노즈비에서는 적극적으로 진행하고 있지 않은 느슨한 작업에 대해서는 컨테이너라는 좋은 관리 방법이 있습니다. “가정”, “바깥일”, “개인 재정”, “회사 미팅” 등이 그 예일 수 있는 것들입니다. 이런 개념들이 작업에 완벽하게 적용될 때는, 그것들을 사용하여 별도의 작은 프로젝트들을 만들고 싶은 유혹을 피할 수 있습니다.
저의 일과 중에 저의 팀이 그 전날 수행해 낸 성과를 점검하는 일이 있습니다. 저는 미리 설정해 놓은 보고서를 생성한 뒤에 그것을 분석합니다. 제가 이 작업을 위해 별도의 프로젝트를 만들거나, 이어지는 단계들을 모아서 템플릿으로 만드는 것도 가능할 것입니다. 그러나 사실 이것은 일상적인 간단한 작업에 불과합니다. 전체적으로 문제가 없는지 신속하게 훑어보는 과정입니다.
저는 이것을 10개의 작업으로 구성된 별도의 프로젝트로 처리하는 대신 점검하는 데 15분도 걸리지 않는 체크리스트가 달린 1개의 작업으로 처리합니다.
틀림없이, 여러분들도 “이것을 작업으로 처리해야 하는지, 아니면 프로젝트로 처리해야 하는지"를 두고 고심한 적이 있을 것입니다. 겉으로 보기에는 복잡하지만 실제로는 60초 안에 해결할 수 일을 복잡하게 처리함으로써 그 속에서 헤매는 것을 피하려면 그 중요성을 제대로 판단하는 것이 중요합니다.
네 번째 팁. 카테고리의 쓸모에 대해 다시 생각해 보세요
재미있게도, “가정”, “가정 예산”, “회사 미팅” 등의 포괄적인 프로젝트는 카테고리 개념에 들어간다고도 할 수 있습니다. 어떤 분들은 카테고리를 컨텍스트라 부르기도 합니다.
제가 모든 작업에 카테고리를 배정하려고 해 보니, 그것이 포괄적인 프로젝트의 이름과 겹쳐서 결국 그것들의 필요성이 없는 것이 아닌가 하는 생각이 들더군요.
다른 한편으로, 완료 예정일을 설정해 놓았지만 (완료 예정일을 설정해 놓으면 “캘린더” 탭에서 볼 수 있기 때문에 나름의 일관성을 갖는다 할 수 있습니다) 느슨하게 다루어지는 작업들에 대해 컨테이너를 사용하면, 이 작업들에 대해서는 추가적인 변수를 설정할 필요가 없을 수도 있습니다.
만약 집안에서 해야 할 일이 이미 한 개의 프로젝트 안에 들어 있다면, 그것들에 관해 추가적으로 카테고리를 배정할 필요가 없을 것 같습니다. 만약 작업의 순서가 작업 완료 예정일에 의해 결정된다면 다음 해야 할 일을 표시할 필요가 없을 수도 있습니다. 이 경우, 완전히 카테고리 없이 작업을 하거나, 시스템 안에서 카테고리의 역할을 다시 생각해 볼 필요가 있을 수도 있습니다. 예를 들어, 저는 하루의 시간대를 나타내는 카테고리를 사용하는 것을 좋아합니다. 그렇게 하면, 가령 저녁에 완수하고 싶은 작업을 골라내는 것이 가능해집니다.
그러나, 때때로 작업 효율을 높이기 위해 그것들을 단순화해야 할 경우가 있다는 점을 기억해 두십시오. 시스템이 매우 복잡한데 그것들을 정리할 수 있는 다른 방법이 없어서 다단계의 카테고리를 사용하는 분들도 있습니다.
다섯 번째 팁. 라벨을 사용하세요
여러분의 프로젝트와 작업이 2가지 이상의 테마 그룹으로 나뉘어져 있다면, 라벨이 효과가 있을 수 있습니다.
단 한 번의 클릭으로 불필요하게 주의를 분산시키는 잡다한 정보로부터 벗어날 수 있습니다. 모든 분리 기준을 적용할 수 있습니다: 프로젝트를 개인적인 것들과 직장과 관련된 것들로 나눌 수도 있고, 개인 프로젝트를 협력 프로젝트와 분리할 수도 있고, 특정한 주제와 관련된 것들을 모두 하나로 묶을 수도 있습니다 – 여러분의 필요에 따라 모든 것이 가능합니다.
저는 개인적으로 노즈비에서 개인적인 작업과 직장 관련 작업을 결코 결합시키지 않습니다. 그것들을 완전히 별개의 무리로 처리합니다. 그것들은 저의 필요에 따라 사라지기도 하고 다시 나타나기도 합니다.
라벨은 캘린더 화면에서 손쉽게 계획을 세우는 것도 가능하게 해 줍니다. 라벨을 설정할 때는 현재 진행 중인 작업만 노출될 수 있도록 여러분의 작업 방식에 맞추어 설정하는 것이 좋습니다.
여섯 번째 팁. 어수선함을 피하세요
이 글이 시스템에서 불필요한 부분들을 제거함으로써 깔끔하게 관리하는 방법을 다루고 있는 만큼, 마지막으로 가장 중요한 팁을 제시하려 합니다.
노즈비는 개인 노트북과 같은 역할을 할 수 있습니다 – 예를 들어, 감상한 영화의 목록이나 가볼 만한 식당의 목록, 또는 언젠가 읽고 싶은 마음이 생길지도 모르는 기사의 링크를 입력해 둘 수 있지요. 그렇습니다. 노즈비가 이 모든 정보를 보관해 둘 것입니다… 그리고 그 과정에서 불필요하게 여러분의 주의를 빼앗을 수도 있습니다. 그러나 문제는 “어떻게 이 정보에서 이익을 얻을 수 있을 것인가"에 있다고 할 수 있습니다.
시스템 속에 더 많은 정보를 집어넣을수록(그것들의 형식이 항상 작업일 필요는 없습니다) 여러분이 정말로 신경 써야 하는 프로젝트를 추진해 나가는 데 꼭 필요한 것들을 찾아내서 주의를 집중시키는 것이 더 어려울 수도 있습니다.
우리는 모두 다양한 분야의 활동을 해 나가고 있고, 다양한 책임을 맡고 있으며, 다양한 수의 사용자들과 프로젝트를 공유합니다. 모든 것을 질서정연하게 유지해 나가기가 쉽지 않습니다. 그러나, 아무리 바쁘더라도, 우리는 시간 계획이 설정되어 있는 구체적이고 성취 가능한 프로젝트와 작업으로 구성된 간단한 목록을 유지할 수 있어야 합니다. 얼굴에 여유로운 미소를 머금은 채, 매주 한 번씩, 한 번에 쭉 훑어 내려가면서 분석할 수 있는 목록을 유지해야 합니다. “도저히 끝이 보이지 않는 목록 말고 말입니다.”
그것이 가능하지 않다는 것은 시스템을 다이어트 시켜야 한다는 것을 의미합니다! :)
글쓴이: 파월 머지카, 전직 언론인이자 생산성 기술에 깊은 관심을 가진 분으로서 노즈비의 팬이십니다. 웹에서 일어나는 모든 일에 관해 열렬한 관심을 가진 뉴 테크놀로지 매니아이십니다. 그리고 현재 광고 업계 전문가로서 종사하고 계십니다.
