생산성 전문가들의 목표 설정 방법 - 노즈비 홍보대사급 이용자들로부터 듣는 실용 팁

저는 오후 내내 조용한 곳에 가서 혼자만의 시간을 가지면서 저의 책임 범위에 대해 생각해 보고 1월에서 3월까지의 계획을 세워 봅니다.

여러분이 로봇가 아니라는 것을 기억해야 합니다. 여러분은 언제든지 목표를 변경할 수 있습니다! 사실, 저의 계획 설정 작업은 연중 내내 계속됩니다. 따라서 어떤 특정한 한 달 동안만 계획을 설정한다고 말할 수 없을 것입니다. 저의 전체 인생이 계속해서 변하고 있는 커다란 계획일 뿐입니다! 이렇게 자유로운 계획의 설정, 이것이 저에게는 가장 중요한 요소입니다.

저는 보통 연간 계획을 세우지 않습니다 - 그렇게 하는 것이 나쁘다고 생각해서가 아닙니다. 저는 12주의 기간을 하나의 단위로 일을 하기 때문에, 이에 맞는 시간적 구간에 따라 목표를 설정하는 것 뿐입니다. 물론, 저의 12주 목표는 ‘더 큰’ 목표와 관련성을 가집니다. 그리고 그 ‘더 큰’ 목표는 그 해의 목표일 수도 있습니다.

저는 휴가 기간 동안 작년 목표를 되돌아보았습니다. 작년 한 해 동안 있었던 모든 일들을 되새겨 보면서 크게 성공적이었던 부분들과 자칫 잊어버렸을 수도 있는 작지만 성공적이었던 부분들을 검토합니다.

작년에 대한 정리를 확실히 끝낸 뒤에, 아내 그리고 아이들과 함께 마이클 하이예트 씨의 5 Days to Your Best Year Ever 코스를 밟습니다. 아이들까지 모두 참여시켜 한 해 계획을 세우게 하는 것을 매우 중요하게 생각합니다.

저는 ‘푸시 목표’라고 불릴만한 어떤 것을 설정하려고 항상 노력합니다”. 이 목표는 제가 30일 안에 완수할 수 있는 단 한 개의 목표를 말합니다. 푸시 목표는 몇 가지 장점이 있습니다. 첫째, 신속한 행동은 앞서나가기 위해 필요한 대단한 전술입니다. 둘째, 이것은 더 큰 목표들을 그 해의 나중에 완수할 수 있도록 해주는 좋은 계기를 만드는 방법이기도 합니다. 올해 저의 푸시 목표는 칼 뉴포트 씨의 책에 근거해 만든 디지털 디톡스(digital detox)라는 노즈비 템플릿을 따라 진행되고 있습니다.

the Best Year Ever 코스를 끝마치고 목표를 만들어 낸 뒤에, 제가 저의 노즈비 목표 추적 시스템 교육에서 가르치는 것과 동일한 시스템을 사용하여 그 모든 것들을 노즈비에 추가합니다.

저는 새해를 목표를 검토하거나 만들어야 하는 시간으로 보지 않습니다. 연중 내내 목표와 집중해야 할 일이 바뀌는 경우가 많기 때문입니다. 제가 생산성 컨설팅 회사인 Productivity Grid를 설립할 때 겪었던 일들이 좋은 예가 될 것입니다. 회사 설립은 그해 목표 목록에 있었던 일이 아니었습니다; 그냥 유기적으로 일어난 일이었어요. 재수가 좋았습니다.

그 대신, 저는 목표 수준을 높게 유지하면서 단기적인 목표에 집중합니다. 제가 저의 목표나 생각을 ‘언젠가/어쩌면’ 프로젝트에 넣어두는 것이 그 예가 될 수 있습니다. 저는 이것들을 일 년 내내 어쩌다가 한 번씩 검토합니다. 이렇게 하다보면 종종 아이디어와 완성해야 할 프로젝트가 불현듯 떠오릅니다.

저는 노즈비에 GTD에서 집중해야 할 6가지 부분(GTD 6 Horizons of Focus)을 검토하기 위한 프로젝트도 마련해 놓고 있습니다.

항상 그렇듯, 제 프로젝트는 매우 단순한 목록으로 구성되어 있습니다. 그리고 색깔로 종류를 나누었고, 중요도를 구분하였습니다. “WithoutADate"라는 카테고리를 만든 것은 저의 최근 아이디어입니다. 이것은 어떤 작업이 당장 중요한 것이 아니라면, 지금은 “완료 예정일이 없다"는 작업이라는 것을 의미합니다. 원하는 아무 때나 할 수 있다는 것입니다!

저는 그냥 해 오던 일을 계속할 뿐입니다: 모든 프로젝트를 원활하게 계속 진행하기 위해 노즈비를 사용합니다.

저는 제 인생에 대한 비전을 가지고 있습니다. 저는 저의 소망이 무엇이고, 5, 10, 15년 후에 제가 있고 싶은 위치를 전반적으로 알고 있습니다. 저의 전망을 현실로 만들기 위해, 저는 장기적인(3~5년) 목표와 단기적인(대개 1년) 목표를 가지고 있습니다. 저는 그 목표들을 달성하기 위해 12주 단위의 목표를 설정합니다. 그 12주를 구성하는 모든 주에 대한 계획을 세웁니다. 크리스마스, 휴가 등을 충분히 고려해서 그 계획이 현실적인 것이 될 수 있도록 노력합니다. 그리고 매주 계획이 어떻게 진행되고 있는지 점검합니다. 때때로 몇 가지 작업을 다른 주로 이동시키거나 제거해야 할 때가 있습니다. 저는 이 계획이 일단 진행되면 중간에 새로운 목표나 작업을 추가하지 않으려고 노력합니다. 이 12주의 기간이 끝나면, 그 결과를 검토하고, 결론을 도출하고, 다음 기간을 위한 새로운 목표를 설정합니다.

저는 아주 다양한 분야에서 일하고 있기 때문에, 아주 다양한 프로젝트와 작업을 정확하게 파악하기 위해 색깔과 라벨을 사용한 아주 치밀한 구조의 시스템을 구성합니다. 가장 기본적인 수준에서는, 전체 목록이 신속하게 눈에 들어오도록 라벨과 프로젝트에 색깔을 지정합니다. 이 글에서 제 시스템을 상세히 보실 수 있습니다.

저는 체계적인 생활을 위해 노즈비를 활용합니다. 최근에, 저는 세밀한 책임 영역을 반영하기 위해 프로젝트 라벨을 새롭게 바꾸었습니다. 자기 개발, 건강, 친구, 가족, 일 등이 그 예입니다. 저는 프로젝트를 이 영역에 맞추려고 노력합니다. 노즈비 필터를 사용하면 언제든지 원하는 영역에 해당하는 일에 집중할 수 있습니다.

전문가 조언: 저는 또한 AirMail과 함께 새로운 작업 흐름(workflow)을 시작합니다 - iOS와 macOS에서 사용할 수 있음; 메시지 링크를 복사해서 노즈비 작업의 코멘트 란에 추가합니다. 이렇게 해 놓으면, 어떤 사람의 업무와 관련하여 추가적인 조치가 필요할 때, 검색하거나 그 메시지를 노즈비에 보내놓지 않아도 맥 또는 iOS 장치에서 링크만 클릭하면 즉시 AirMail의 메시지로 이동할 수 있습니다. 제 경우에는, 고객의 이메일을 처리해야 할 일이 많아서 이 방법이 매우 도움이 됩니다; 주고받은 이메일을 즉시 볼 수 있으니까요!

종이 사용을 완전히 줄여보려고 해요.

이미 제 목록에 올려 놓은 몇 가지 사항이 있어요. 몇 가지는 그 목록에 일년 내내 노출될 수 있도록 해 놓았습니다. 우리에게는 항상 개선해야 할 것들이 있습니다. 습관이나 반복해서 하는 일은 생산력을 강화할 수 있는 아주 중요한 요소이지요. 제가 새롭게 반복해야 할 일과 새롭게 갖기로 한 습관은 건강, 생산성, 자기 개발과 관련된 것들입니다.

저는 최근에 단순한 호흡법과 함께 명상을 시작했습니다. 저는 저의 애플 워치에 있는 Breathe라는 앱을 사용합니다; 이 앱 하나면 충분합니다. 제 역할을 톡톡히 해냅니다.

저는 2018에 휘트니스도 하려고 하고 있습니다. 대부분의 다른 분들과 마찬가지로 저도 해야 할 일이 정말 많습니다. 그러다 보니 운동을 하지 않게 되는 경우가 많은 것은 참으로 애석한 일이 아닐 수 없습니다.

제 생각에는 일과 생활의 균형에 있어서 차이가 있을 것 같습니다. 2017년에는 많은 것들에 대한 계획을 미리 세웠었지요. 2018년에는 일의 우선순위와 목표를 자유롭게 수정할 수 있는 것이 좋겠다고 판단했습니다. 그리고 더 중요한 것이 하나 있는데, 이익이 되지 않는 작업은 가능하면 최소화하려고 노력할 예정이에요.

2017년도 괜찮았지만, 2018년은 더욱더 잘 해낼 것 같습니다! 생산성 시스템은 이 모든 것을 동시에 하나로 결합해주는 엔진이지요.

올해에 저는 제 주위의 일과 작업 중 없애야 할 것들을 없애는 데 집중할 계획입니다. 그동안 미너멀리즘(최소 작업으로 최대 성과를 이루어 내는 기술)에 상당한 관심을 가져왔거든요. 처음에는 이것이 저와는 관계가 없는 것이라고 생각했어요. 그렇지만 시간이 지나면서 저에게도 이것이 선택이 아니라 필수라는 깨닫게 되었지요.

그래서 더욱더 많은 일을 자동화하기 위해 노력해야 할 거라고 생각합니다. 저는 자동화를 좋아하기 때문에, 작업 흐름을 용이하게 하기 위해 직접 앱과 스크립트를 만들기도 합니다. 물론, 많은 아이디어와 계획과 씨름하면서, 정말로 저에게 중요한 것, 저를 더 발전시킬 수 있는 것에 집중할 수 있도록 지혜로운 선택을 하기 위해 노력할 것입니다.

2017에는 다양한 생산성 시스템을 실험해 본 해였습니다. 반면, 2018년에는, 기본으로 다시 돌아가려고 합니다. 올해에는, 아침 일과를 다시 다듬고, 배칭(batching; 카테고리를 이용해서 모아서 작업하기)을 더 잘 활용해서 이상적인 주가 될 수 있도록 재구성하고, 지금 노즈비에 있는 모든 작업을 재평가할 예정입니다. 저는 올해에는 본질주의와 심층 작업의 개념을 조금 더 진지하게 탐구할 예정입니다.

정말 좋은 질문이군요! 유감스럽지만, 저는 별로 할 말이 없습니다. 제 작업 흐름과 생산성 설정은 항상 최적화되고 있습니다. 예를 들어, 저는 작업을 통해 프로젝트 완료 예정일을 추가하고 카테고리를 추가하는 것을 위한 새로운 작업 흐름을 만들었습니다. 누가 알아요? 2018년에 어떤 일이 터져 나올지! 그렇지만 상관없습니다. 저는 변화를 즐기는 사람이니까요!