노즈비에서는 모든 직원이 항상 재택근무를 합니다. 노즈비는 회사의 사무실을 두지 않습니다. 수년 동안 사무실 없이(#nooffice) 근무하면서, 우리는 많은 것을 알게 되었습니다.
궁극적 해결책, 홈 오피스
이미 세계의 수많은 회사들이 직원들을 집으로 보내고 있습니다. 이것은 루프탄자처럼 직원들에게 무급 휴가를 강요한다는 것을 의미하지 않습니다. 앞으로 점점 더 많은 사람들이 재택근무를 하게 될 것입니다. 그러면 기업과 직원들이 홈 오피스로 전환하기 위해 필요한 성가신 과정을 겪을 필요가 없을 것입니다. 재택근무는, 많은 경우에, 시끄러운 오픈 공간에서 끊임없이 업무가 끊길 수밖에 없는 사무실 환경보다 훨씬 더 효과적일 수 있습니다.
재택근무를 위한 베스트 팁
이에, 다음과 같은 재택근무를 위한 최선의 가이드라인을 제시해 드립니다.
1. 작업 공간의 세팅
재택근무를 할 때는 사무실 공간을 잘 정리하는 것이 매우 중요합니다. 이것은 단순히 탁자나 책상을 정리하는 일일 수도 있습니다. 그곳들은 깔끔하고 단정해야 합니다. 필요한 참고 자료와 장치들은 이용하기에 편리한 위치에 배치되어야 합니다. 쉬는 곳이라는 느낌이 강한 침실에 처박혀서 일을 하는 것이 아니라 일만 할 수 있는 별도의 방이나 공간을 선택하는 것이 좋습니다.
어떤 사람들은 완전히 분리된 진짜 홈 오피스를 꾸밀 수 있을 정도로 금전적 여유가 있지만, 그렇지 않은 사람들도 있습니다. 그들은 잘 정리된 부엌 식탁이나 거실 탁자 또는 저와 같이 (아이가 학교에 가 있는 동안) 아이의 책상을 이용하기도 합니다. 이것이 오히려 제가 일에 집중하는 데 도움이 됩니다. 아이가 돌아오는 3시 45분까지만 이 “홈 오피스"를 쓸 수 있으니까요.
2. 몇 가지 규칙을 세우세요
재택근무자들에게 공통된 또 하나의 문제점은 그들이 집에서 일을 하기 때문에 다른 사람들이 그들의 일을 대수롭지 않게 여길 수도 있다는 점입니다. 한참 일을 하고 있을 때 이웃 사람들이 커피를 마시러 들를 수도 있고, 중요한 일을 하고 있는 도중에 부탁 전화가 올 수도 있습니다.
이런 상황을 피하기 위해서는, 함께 사는 사람들과 가족들에게 자신이 출근을 하지는 않지만 실제로 일을 하고 있다는 사실을 설명해줘야 합니다. 그리고 언제 바쁘고, 언제 휴식을 취하며, 정확히 언제 일이 끝나는지 알려주는 것이 좋습니다. 이렇게 하면, 방해받지 않고 일을 할 수 있을 것입니다.
3. 그 밖의 방해 요인을 제거하세요
사람들 이외에도 주의해야 할 방해 요인이 있을 수 있습니다. 예를 들어, 재택근무를 하면서는 일하는 도중에 SNS를 하더라도 직장에서처럼 동료나 상사의 눈치를 볼 필요가 없습니다. 또, 부엌에서 간식이나 음료수를 준비하거나 집안일을 하는 데 너무나 많은 시간을 쓸 수도 있습니다.
시간 낭비를 하지 않으려면, 일을 시작하기 전에 간식이나 음료수를 미리 준비해 두는 것이 좋습니다. 또, 휴식 시간이나 간식 시간을 미리 정해놓고, 그 시간에 세탁도 함께 하는 것이 좋은 방법일 수 있습니다.
소셜미디어, 또는 다른 사람의 생활이나 그들과 관련된 일에 정신을 팔리지 않기 위해 가장 중요한 것은 여러분 자신과 여러분의 강한 의지입니다. 우리는 이것이 시간과 에너지의 낭비라는 것을 모르지 않습니다. 그럼에도 불구하고, 그것들을 자제할 수 없다면, 브라우저의 바로가기를 삭제하거나, 로그아웃을 해놓거나, 컴퓨터에 소셜미디어 차단 앱을 설치하는 것이 좋습니다.
4. 사무실에 출근할 때처럼 옷을 입으세요
스스로를 자극하며 일에 집중하기 위해서는, 도심의 멋진 사무실에서 일을 할 때와 비슷한 방식으로 일을 진행하는 것이 좋습니다. 매일 아침 일정한 시간에 일어날 수 있도록 알람을 맞춰놓으세요. 잠옷을 입고 일할 생각은 하지도 마세요. 옷도 제대로 입고, 향수도 뿌리세요. 아침식사를 하고 사무실로 출근하기 전에 커피를 마시는 것이 습관이었다면 똑같이 그렇게 하세요. 바쁜 하루가 효과적으로 진행될 수 있도록 아침에 해야 할 일을 정해놓으세요.
5. 주요 작업과 덜 중요한 작업을 구분해 놓으세요
다음날의 계획이나 아침에 가장 먼저 할 일을 그 전날 밤에 결정해 놓는 것이 좋습니다. 어떤 시간대에 하기로 했든, 그날 해야 할 가장 중요한 일이 무엇인지 알고 있어야 합니다. 그렇게 해 놓으면, 작업을 계획하거나 진행 상황을 파악하는 것이 더 쉬워집니다.
Gary Keller 씨와 Jay Papasan 씨는 그들의 저서 “The One Thing"에서 최소화하는 것이 최선이라고 주장합니다. 그날 완성해야 할 핵심 목표를 정해놓고 다른 것들을 모두 부차적인 것으로 다뤄야 한다는 것입니다. 또 다른 방법은 핵심 작업, 그 밖의 세 가지 주요 작업, 그리고 “끝낼 수 있다면 좋을 만한” 다섯 개의 더 작은 작업을 정해놓는 방식입니다.
중요한 일을 먼저 하는 것이 좋습니다. 중요한 일을 먼저 하지 않고 작은 일부터 시작한다면, 그날 해야 할 가장 중요한 일을 하지 못한 채 하루가 지나가 버릴 수 있기 때문입니다.
감당할 수 없을 정도로 해야 할 일이 너무 많을 때는, 이 자료를 활용해서 대처해 보세요.
6. 작업 시간 설정의 노하우
“Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less"의 저자인 Greg Mckeown 씨는 “만약 당신이 삶의 우선순위를 정하지 않는다면, 다른 사람이 그렇게 할 것이다.(If you don’t prioritize your life someone else will.)“라고 말합니다. 따라서 프로젝트와 작업을 검토하고, 앞 항목에서 언급한 것처럼 오늘 해야 할 일을 정하고, 그날 무엇을 언제 할 것인지 구분 지어 놓는 것이 중요합니다.
계획을 세워놓지 않으면, 일에 쫓겨 다니다 크고 중요한 일이 자꾸 뒤로 밀릴 수 있습니다.
그렇지만 너무 빡빡한 일정은 좋지 않습니다. 단지 스트레스와 실망감의 원인이 될 수 있기 때문입니다. 모든 작업에 여유 시간(time margin)을 추가해 놓는 것이 좋습니다 - 여유 시간은 각각의 작업에 할당해 놓은 시간의 20% 정도면 충분합니다.
또, 모든 일에 완료 예정일을 설정해 둘 필요는 없습니다. 모든 일에 완료 예정일을 설정해 놓으면 미처 깨닫기도 전에 단 하루에 수십 개의 일을 해야 하는 상황이 발생할 수 있습니다! 이런 상황을 방지하기 위해서는 정말 “완료 예정일"이 필요하거나 알림을 꼭 받아야 할 일에 대해서만 완료 예정일을 설정하는 것이 좋습니다.
7. 집중을 위한 타임 블록 사용하기
전통적인 개념의 사무실 환경에서는, 사람들이 서로에게 많은 방해가 됩니다. 다른 사람에게 물어봐야 할 것이 있는 경우, 사람들은 그냥 걸어가서 그 자리에서 궁금증을 해소하려 합니다. 이렇게 다른 사람의 작업을 중단시키는 과정에서 시간 낭비가 일어납니다. 대화 후에 하던 일을 다시 시작하면서 집중력을 회복하려면 꽤 많은 시간이 필요하기 때문이다. 반면, 재택근무를 하면서는 이런 방해 요소 없이 고도의 집중을 유지할 수 있습니다.
여러분의 목표는 집중을 흐트러트리지 않고 최대한 오랫동안 일을 지속하는 것입니다. 이를 위한 좋은 아이디어가 없을까요? 이것은 시간 활용의 최적화를 통해 가능합니다: 짧게 휴식하기 & 무관한 작업 뒤로 미루기.
포모도로 기법이 도움이 될 수 있습니다. 이 간단한 기법은 25분씩 일을 하고 각각의 작업 뒤에 5분의 휴식을 취하는 방식입니다. 4회의 포모도로가 한 개의 작업 단위를 이루며, 이 작업 단위 뒤에 더 긴 휴식을 취할 수 있습니다 (15~30분). 물론 필요에 따라 세부적인 부분을 수정할 수 있습니다. 그렇더라도, 집중적인 작업과 명확한 휴식을 구분해야 한다는 원칙은 지켜야 합니다.
8. 자기 자신에게 보상을 주세요
재택근무를 한다 하더라도 휴식을 취할 때 죄책감을 느낄 필요는 없습니다(휴식을 취하면서 죄책감을 느끼는 사람들이 실제로 있습니다!). 휴식 시간에는 앉은 자리에서 휴식을 취할 수도 있지만, 가능하면 책상을 떠나 다른 곳에서 시간을 보내는 것은 좋습니다. 밖으로 산책을 나가거나, 건강에 좋은 간식을 먹거나, 집에 있는 다른 사람과 시간을 보내세요.
점심식사를 요리해서 먹거나 운동을 하면서 쉬는 것은 재충전을 통한 작업 능률의 향상에도 도움이 된다는 점을 기억하세요. 집에 있는 동안 100% 일만 해야 생산성이 올라갈 거라고 생각은 버려야 합니다.
9. 생산성 향상을 위한 첨단기술 활용
재택근무를 하면서 첨단 기술을 활용하는 것이 도움이 되는 경우가 있습니다. 재택근무 환경에서는 회사의 내부 전산망이나 실제(물리적) 문서를 이용할 수 없기 때문입니다.
노즈비 직원들도 다양한 앱을 사용합니다. 디자이너들은 Adobe suite 앱을, 프로그래머들은 GitHub(협업 코딩 환경). 마인드매핑을 위해서 마인드매핑 앱을, 브레인스토밍과 문서관리를 위해서 (협업 문서작성 플랫폼으로서) Dropbox Paper를 이용합니다. 우리는 대개 파일을 드롭박스의 공유 폴더에 저장합니다. 우리 팀의 모든 구성원들이 드롭박스 계정을 가지고 있으며, 필요로 하는 모든 파일이 바로 컴퓨터에 동기화될 수 있도록 공유 폴더를 설정해 놓은 것입니다. 이런 방식으로, 모든 구성원이 다른 팀원들을 위해 작업과 의견을 게시(전송)합니다.
마지막으로, 우리는 Nozbe Teams이라는 자체 제작 앱을 사용합니다. 프로젝트를 공유하고 “작업을 통해 소통을 나누기 위해서"입니다. 드롭박스에서와 마찬가지로, 노즈비에서도 공유 프로젝트를 만들고, 그곳에서 작업을 추가하고 서로 위임합니다. 작업이 완성되면, 작업 코멘트에서 그 결과에 대해 의견을 나누고, 그것을 완료 처리하거나 누군가에게 보내 우리가 그들을 위해 해당 작업을 완성했다는 사실을 알리고 그들의 의견을 요청합니다.
첨단 인터넷 기술 덕분에 우리들의 파일과 작업, 그리고 프로젝트는 모두 동기화되지만, 개인별로 작업에 집중하는 과정에 있어서는 서로 방해가 되지 않도록 비동기적(asynchronous) 방식이 적용됩니다.
10. 팀과 항상 연락하세요
팀 생산성의 핵심은 소통에 있습니다. 재택근무에서는 어떻게 팀과 효과적으로 소통을 나눌 수 있을까요? 전적으로 디지털에 의존하는 인터넷 세상에서는 대면 소통에 의존할 수 없습니다. 채팅 기반 소통 역시 너무 많은 메시지를 주고받아야 하기 때문에 불안감을 일으킵니다. 그리고 CC와 BCC 기능이 있는 이메일로 돌아가는 것은 석기시대로 돌아간다는 느낌을 줍니다. 이메일을 통해 최신의 유용한 정보를 얻는다는 것은 상상하기 어렵습니다!
노즈비를 운영해온 시간 동안 우리는 팀의 작업 능률 향상을 위해서는 새로운 형태의 소통이 필요하다는 사실을 깨닫게 되었습니다. 작업 기반 소통이 바로 그것입니다. 이 방식에서는 모든 사람이 작업과 프로젝트를 중심으로 의견을 주고받는 과정을 통해 모든 논의가 진행됩니다. 모든 맥락과 모든 관련 정보를 한 개의 시스템 아래 두는 것은 팀이 성과를 내는 데 크게 도움이 됩니다.
팀 협력과 소통을 위해 우리가 사용하는 도구는 Nozbe Teams 앱입니다. 이 방식을 통해, 우리는 다음의 것들을 경험합니다:
- 방해 요인이 줄어들고,
- 불필요한 미팅이 줄어들고,
- 이동 중에도 일의 진행 상황을 파악할 수 있고,
- 모든 팀원이 상황을 공통적으로 제대로 파악할 수 있고,
- 팀 프로젝트의 완성 속도로 빨라집니다.
노즈비팀 앱은 생산성과 소통을 완전히 새로운 차원으로 끌어올리고자 하는 5~100명으로 구성된 팀을 위해 설계되었습니다. 노즈비팀 앱은 nozbe.com/teams에서 무료로 사용해 보실 수 있습니다.
요약
재택근무는 고용주와 직원 모두에게 이로울 수 있습니다. 재택근무를 통해, “집중해서 일하는 시간"의 소중함을 깨달을 수 있고, 비동기적 소통 방법을 터득할 수 있으며, 더 효과적으로 작업하는 방법을 배울 수 있습니다.
재택근무자는 재택근무라는 환경에 의해 다른 사람에게 방해가 되지 않을 수 있습니다. 결국 일에 훨씬 더 많은 시간을 투자할 수 있고, 이를 통해 훨씬 더 많은 일을 완성하는 것이 가능합니다. 채팅이나 전화기를 꺼놓거나 응답을 하지 않을 수 있어서, “다른 사람들과의 협업을 위해서"라는 구실로 그런 툴을 사용하려는 유혹으로부터 벗어날 수 있습니다.