노즈비 사용자 한 분이 이런 글을 보내왔습니다:
안녕하세요. 노즈비 덕분에 생산성이 엄청나게 향상되었습니다. 생산성이 향상되다 보니, 해야 할 일이 끝없이 나타난다는 느낌이 들기도 합니다. 예전에는 빼먹고 하지 않았을만한 많은 일들을 할 수 있기 때문에, 어떤 일을 완료한 뒤에도 항상 다시 해야 할 일이 줄 서서 기다립니다. 끝이 없어요. 블로그에 이 주제에 관한 귀하의 관점과 비법이 담긴 글을 올려주셔서, 노즈비라는 강력한 생산성 툴을 활용하여 직장 생활을 균형적으로 유지하는 데 도움을 주셨으면 좋을 것 같습니다 :-).
그래서, 여기에 아무리 해도 끝나지 않는 작업 목록을 처리하는 10가지 방법을 제시해 드립니다. 이 팁을 활용해서 더 많은 자유 시간을 즐기시기 바라요.
1. 본질주의(essentialism)를 실천하세요
그렉 맥커운 씨가 조언한 것처럼 가장 중요한 일에 집중하세요: “본질주의는 더 많은 일을 하기 위한 방법론이 아니라, 꼭 해야 할 일을 하기 위한 방법론입니다. 그렇지만 단지 일을 적게 하기 위해 일을 줄이는 것은 아닙니다. 이것은 정말 중요한 일만 함으로써 작업 능률을 극대화시키기 위해 시간과 에너지를 가장 지혜롭게 사용하는 방법입니다." 정말 중요하지 않은 작업이나 프로젝트에 시간을 낭비하지 마세요.
직업 생활과 개인 생활에서 성취하고 싶은 가장 중요한 목표들을 선택해야 합니다. 각 분야별로 1개만 선택하기 힘들 때는, 2~3개도 괜찮습니다. 어느 것이 중요한 목표인지 알게 되면, 참여하고 있는 프로젝트 중 몇 개로부터 벗어날 수 있습니다. 여러분의 목표와 관계가 없거나 목표 성취에 도움이 되지 않는 것들을 과감하게 제외시키십시오. 싹둑, 싹둑!
2. 목록을 간략히 추리세요
작업 목록을 검토하면서, 각각의 작업에 대해 이런 질문을 던져보세요: “이 일이 정말 해야 하는 일일까?” “이 일을 안 하면 어떻게 될까?” 아마도 이 과정을 통해 우선순위가 낮아서 결코 하게 되지 않을 몇 가지 일을 발견하게 될 것입니다.
3. 한번 시작한 일은 항상 끝내세요
시작하고, 처리하고, 중단하고, 집중력을 잃고, 잊어버리고, 다시 시작하고, 다시 필요한 정보나 자료를 수집하고, 다시 진행하고 - 혹시 여러분에게도 친숙한 일인가요? 인식 능력과 주의력을 완전히 다른 주제로 돌렸다가 다시 이전의 작업으로 돌아가는 것은 매우 생산성을 저해하는 방법입니다.
집중력을 잃지 않으려면, 큰 작업을 작은 작업으로 나누고 한번 시작한 일은 반드시 끝마치기 위해 최선을 다해야 합니다. 작업을 작게 쪼개는 방식은 효과적인 작업 방법일 뿐 아니라 나중에 만족감의 원천이 되기도 합니다 :-)
4. 스마트하게 소통하세요
대화를 하거나 글을 쓸 때는 여러분의 필요와 생각을 간단하지만 빠지는 내용 없이 전달해야 합니다. 만약 여러분이 첫 번째 이메일에서 필요한 모든 정보를 전부 제공한다면, 그들은 “알았어요. 고마워요.“라는 반응을 보일 것입니다. 그렇지만, 만약 여러분이 어떤 내용을 누락하거나 어떤 문제에 대해 성의있게 설명하지 않는다면, 그들은 그 내용을 확실히 이해하지 못하고 질문을 해야 할 것입니다. 그렇게 되면 끝없이 이메일을 주고받아야 할 수도 있습니다. 의심이나 질문의 여지가 남지 않도록 이메일의 내용을 채워야 합니다.
5. 일일 계획을 세우세요
맞아요, 우리는 모두 계획을 세우는 것이 좋은 일이라는 것을 압니다… 그렇지만 매일 계획을 세우지 않아요, 안 그런가요? 아침이나 전날 저녁에 일일 계획을 세우려고 노력해 보세요. 해야 할 중요한 일이 모두 담긴 목록을 만드세요 - 그중에서 여러분의 큰 목표에 도달하는 데 도움이 될, 그래서 오늘 하루를 정말 의미 있게 해 줄 몇 가지 작업을 선택하세요. 이렇게 선택된 일을 완수한다는 것은 진행 중인 프로젝트를 한 단계 더 진전시켰다는 것을 의미하기 때문에, 그것만으로도 충분한 성과라고 할 수 있습니다.
가장 중요한 일에 집중하는 사람(essentialist)이 되기 위해 아무리 열심히 노력하고 있다 해도, 계획을 세울 때는, 가족과 친구, 예상치 못하게 발생하는 일, 현재 상황, 프로젝트 관리, 매일 해야 하는 작은 작업들을 위해 충분한 시간을 할애해야 합니다. 그렇게 하면 …
6. 계획은 다소 보수적으로 세우세요
먼저, 계획할 수 있는 모든 것들에 대해 계획을 세우세요 - 날짜를 추가하고, 작업을 주요작업 목록에 넣고… 너무 빡빡한 일정은 좋지 않습니다 - 단지 스트레스와 실망감의 원인이 될 수 있기 때문입니다. 모든 작업에 대해 여유 시간(time cushion)을 추가해 놓는 것이 좋습니다 - 계획에서 각각의 작업에 할당해 놓은 시간의 25% 정도면 충분합니다. 걱정하지 마세요: 여러분만 그런 것이 아닙니다 - 대부분의 사람들이 작업에 필요한 시간을 지나치게 짧게 잡는 경향이 있습니다.
7. 작업을 카테고리로 묶으세요
일정 및 계획을 세울 때, 관련성 있는 작업을 묶는 것에 대해서도 신경을 쓰세요. 비슷한 자료 또는 도구를 사용하는 작업들을 같은 시간대에 배정하면 작업이 더 매끄럽게 진행될 것입니다. 이렇게 하면, 주의가 분산될 가능성을 최소화할 수 있고, 작업 효율을 극대화할 수 있습니다. 노즈비를 이용하시는 분들은 비슷한 작업을 묶을 때 카테고리를 활용하세요.
8. 자기만의 규칙을 세우세요
데이비드 앨런 씨가 말했습니다: “여러분 자신의 직장과 생활의 균형을 발견하기 위해서는 다른 사람의 도움이 필요할 수도 있습니다. 이때 중요한 것은 다른 사람들이 해야 한다고 하는 것에 너무 의존해서는 안 된다는 것입니다 – 다른 사람들의 신조뿐 아니라 그들의 신조가 그대로 내면화된 여러분의 신조도 그렇습니다. 여러분은 여러분 자신의 직관을 믿어야 합니다.”
자기 자신의 규칙을 세우면 안전하다는 느낌과 자신감이 더 커집니다. 조만간 여러분과 함께 일하는 사람들 중 대부분이 여러분의 “기준"에 대해 알게 되면서 자연스럽게 그것들을 존중하게 될 것입니다.
예: “그녀는 항상 가장 중요한 일을 오전 10시경에 해요. - 그러니까, 일을 방해하면 안 돼요”, “그는 매일 오후 4시 30분에 아이들을 학교에서 데리고 옵니다. 그래서 4시 정각에 사무실을 떠납니다. 그러니까, 4시 15분에 그에게 긴급한 일을 맡기는 것은 말이 안 돼요,” 등.
9. 하루의 일을 끝마칠 때 해야 할 일을 정하세요
매일 똑같은 시간에 하루 일정을 끝내세요. 그리고 동료와 고객들이 그 일정을 알 수 있게 해 주세요. 또, 무슨 일이 있어도 직장 일은 직장에서만 할 수 있도록 해 보세요. 하루를 끝내기 전에, 자유 시간에 다시 신경쓸 필요가 없도록 마음속에 떠오르는 모든 작업과 직장과 관련해서 해야 할 일을 모두 적어 보세요. 사무실 화분에 물을 줄 수도 있고, 책상 정리를 할 수도 있고, 다이어리가 있다면 거기에 성과 / 코멘트 / 아이디어를 적을 수도 있습니다. 그런 다음, 컴퓨터를 끄고 퇴근을 하세요.
만약 집에 가져가야 할 일이 있다면, 그 일을 집의 특정 영역에서만 하는 것이 좋습니다 - 가능하면 문을 닫는 것이 좋고요.
10. 거절해야 할 때는 거절하세요
…외교적인 언어를 사용해서 공손하게 말하더라도, 아닌 것은 아닌 겁니다. 어떤 사람의 부탁을 받아들이는 것이 일정이 깨뜨릴 수 있다면, 부탁한 사람에게 그 사정을 설명하면서 부드럽게 거절하세요. 요청한 사람이 상사 또는 고객이라면, 오해받을 가능성도 있습니다. 따라서 이 경우에는 “지금 하고 있는 일을 고려해 볼 때 어려울 수도 있으니까, 다른 방법을 찾아봅시다"라는 식으로 거절하는 것이 좋습니다.
데이비드 앨런 씨가 제시한 매우 실용적인 팁이 있습니다: “어떤 일을 추가적으로 해 달라는 부탁을 받을 때 생각도 하지 않고 승낙해 버리는 경향이 있다면, 조금 시간을 끌어 보세요. 바로 대답하지 말고요. 부탁하는 사람에게 나중에 말해주겠다고 말하고, 승낙할 것인지 거절할 것인지에 대해 명료하게 생각할 시간을 가지세요. 만약 승낙하고 싶은 경우라면, 아무 문제가 없겠지요. 그러나 거절하고 싶은 경우에는, 그냥 안 되겠다고 말해 주세요. 거절을 정당화하려 하거나 변명을 늘어놓지 마세요. 역겹거나 무례하게 느껴질 수도 있는 행동을 할 필요가 없기 때문입니다.”*
P.S. 순교자가 되려하지 마세요.
마치 혼자서 모든 일을 할 수 있는 사람인 것처럼 행동하지 마세요. 어떤 사람들은 이런 식으로 스스로 바쁘고 중요한 사람이라고 느끼는 것을 좋아합니다. 그렇지만 사실 이 사람들은 주위 동료들과 가까운 사람들에게 짜증나는 존재일 수 있습니다. 대부분의 사람들도 똑같이 다른 사람들의 인정을 받는 순교자가 되고 싶은 마음을 가지고 있기 때문입니다.
필자: 매그다, 노즈비 마케팅 팀
