노즈비와 같은 “No Office” 기업에서는, 직원들끼리 직접 만나는 경우가 많지 않습니다. 그래서 몇 년 전부터 저희는 회사의 전체 모임을 시작하게 되었습니다. 아주 좋은 시간을 함께 보내며, 재충전도 하고, 아바타 뒤에 숨겨져 있는 사람들을 직접 사귀고… 근본적으로 뭔가 다른 차원에서의 결속력을 갖고 싶었기 때문입니다. 그동안 이렇게 몇 번이나 경험을 가졌기 때문에, 이제 성공적인 “회사 연수"를 준비하고 운영하기 위한 팁과 방법을 공유해 드리려고 합니다.
얼마나 자주 모이냐고요?
1년에 두 번 모입니다 — 항상 봄 총회와 가을 총회에 모입니다. 저희는 재택근무와 팀과의 직접적인 만남 사이의 시간적 균형을 고려해 볼 때 1년 2회의 모델이 적절하다고 생각합니다.
봄과 가을을 선택한 것 역시 심사숙고의 결과입니다. 여름에는 사람들이 가족과 함께 여행하기를 희망합니다. 그리고 겨울은 춥고요… 그리고 대개 가을과 봄은 관광업계의 비수기이기 때문에, 호텔에 빈 방도 많고, 조용하지요. 또, 가격도 저렴할 뿐 아니라, 편안하게 머무를 수 있습니다.
노즈비 직원 총회는 얼마 동안 진행되나요?
저희는 대부분 월요일에 늦은 점심을 먹을 수 있는 시간에 도착해서, 토요일 아침 식사를 한 후에 떠납니다. 이렇게 하면, 평일 전체를 총회에서 보내고, 주말에 한 주 동안의 강행군에 지친 몸을 휴식시키는 것이 가능합니다. 이 글의 뒤에 구체적인 일정에 대해서도 조금 설명해 드릴 예정이니, 계속 읽어 주시기 바랍니다.
누가 모임에 참석하나요?
저희는 여러 가지 모델을 시도해 보았습니다. 저희 팀이 10명 내외였을 때는, 배우자분들까지 초청하기도 했지만, 지금은 직원 수가 두 배가 되어 있기 때문에, 이 모델을 적용하기가 쉽지 않습니다 — 추가적인 비용과 장비 때문이기도 하고, 그 밖의 이유 때문이기도 합니다.
먼저, 저희 팀은 꽤 젊습니다. 그래서 모든 사람에게 배우자가 있는 것은 아닙니다… 또, 배우자가 있다 하더라도, 아이들이 어린 경우가 많아서, 그 아이들을 데리고 와서 한 주 내내 함께 있기도 어렵고, 그 아이들만 뒤에 남겨두기도 어렵습니다.
두 번째로, 총회에 혼자 참석하면, 배우자에 대해 걱정할 필요 없이 다른 팀원들과의 소통에 집중할 수 있습니다. 나머지 팀원들과의 결속에 집중할 수 있는 것입니다.
제 친구인 마이클 하이옛 씨는 다른 견해를 가지고 있습니다. 그는 배우자와 함께 참석하는 것의 중요성을 강조합니다. 그러나 저희들의 경험은 다릅니다. 저희는 일상적인 업무로부터 벗어나서 한 주 동안 역동적인 팀워크에 집중할 수 있을 때, 팀으로서 더 훌륭하게 활동할 수 있게 된다고 생각합니다.*
저희들에게는 핵심 직원과 별도로 정식 계약자들이 있습니다. 그 분들은 총회에 초대하지 않습니다. 그렇지만 어쩌면 어느 시점에서 정책을 수정해야 할지 모릅니다.
총회 준비는 어디에서 하나요?
모임을 준비할 때마다, 저희는 투표로 장소를 결정합니다… 그렇다면 이때, 어떤 것들을 고려해야 할까요?
너무 멀지 않은 곳…
열대 섬까지 가서 총회를 연다면 정말 멋질 것 같습니다. 어쩌면 언젠가 정말로 그렇게 할지 모릅니다… 그러나 노즈비의 주축 멤버들이 주로 폴란드에 거주하고 있기 때문에, 저희는 대개 목적지로 폴란드의 한 도시를 선택합니다. 총회를 할 때마다 장소를 바꿉니다.
목적지를 국내로 한정하면 이동이 쉬워집니다. 폴란드에는 전국의 각 지역으로 뻗어있는 고속 열차 교통망이 있기 때문에, 대부분의 사람들이 힘들이지 않고 신속하게 이동해서 총회장에 도착할 수 있습니다.
“노즈비 직원 총회”의 일정은 어떻게 되나요?
월요일…
저희는 월요일 오전에 총회 목적지로 출발해서, 오후 3시경에 호텔에서 늦은 점심 식사를 하며 만나기로 하고 있습니다.
식사가 끝나면 저의 발표가 있습니다. 회사의 CEO로서, “회사 현황"을 발표합니다. 여기에서, 저는 지난 6개월 동안 어떤 일이 있었는지 요약하고, 우리들의 미래와 회사의 방향, 그리고 이번 총회에서 논의할 내용과 목표에 대해 설명합니다.
저녁에는, 대개 밖으로 나가 스낵과 맥주를 곁들여 가벼운 외식을 합니다.
화요일부터 금요일까지
- 아침 8~9시는 아침 식사 시간입니다.
- 오전 9시부터 오후 1시까지는 발표, 토론, 또는 팀 강화를 위한 특별 활동을 위한 시간입니다.
- 오후 1시에는 대개 호텔에서 멋진 점심을 먹습니다.
- 오후 2~3시는 “자유 시간"입니다 — 전체 팀과 함께 하는 1주 동안의 시간은 매우 고단한 것일 수 있습니다. 그래서 각자 낮잠을 자거나 그 밖의 휴식을 취할 수 있도록 이 시간을 마련했습니다.
- 오후 3~7시는 또 한 번의 “발표” 시간입니다 — 우리는 회의실에 모여 브레인스토밍을 하거나 아이디어를 교환하면서 다양한 주제로 계속해서 토론합니다.
- 오후 7시는 저녁 식사 시간입니다. 식사가 끝나면, 대개 밖으로 나가서 한잔하면서 “팀의 통합"을 위한 게임이나 그 밖의 활동을 합니다 — 팀의 결속력을 강화할 수 있는 활동을 말합니다.
토요일 아침
헤어져야 할 시간입니다. 아침 식사가 끝난 후, 모두 집으로 떠납니다.
일정과 관한 중요 메모:
- “자유 시간"을 할애하세요 — 모든 일정을 함께 하는 활동으로 채우는 것보다는, 약간의 휴식을 취할 수 있도록 배려하는 것이 좋습니다.
- 발표 계획은 총회 이전에 세우세요 — 발표 계획은 모두 미리 세워서, 사람들이 그것들을 준비할 수 있도록 하는 것이 중요합니다 — 이렇게 하면, 발표를 1주일 동안의 일정 전체에 골고루 배치해서 최대한의 참여를 유도할 수 있습니다.
- 회사와 관련된 발표뿐 아니라 관심사와 관련된 발표도 허용하세요 — 저희 팀은 26가지 다른 스토리를 가진, 26개의 다른 장소에 사는 26명의 사람으로 구성되어 있습니다 — 그들의 서로 다른 관심사와 열정에 대해서도 발표할 수 있는 기회를 제공할 필요가 있다는 것을 알게 되었습니다 — 이 과정을 통해, 우리는 서로에게 많은 것을 배울 수 있습니다!
- 전날, 토론 일정을 잡으세요 — 발표 일정과 별도로, 토론 일정도 잡아야 합니다. 그래야 사람들이 정신적으로 하루하루를 준비할 수 있습니다. 하루 전에 그 다음 날을 준비하는 것은 언제나 매우 생산성 높은 작업 방법이라고 할 수 있습니다… 그래서 저희는 총회 기간 중에도 이 방법을 실행합니다.
- 여유 시간을 추가하세요 — 1:1 대화와 그룹 활동을 위한 시간 등도 필요합니다 — 이런 시간들이 필요하다는 것을 깨닫기까지 오랜 시간이 걸렸습니다 — 총회 기간 내내 너무 조이지 말아야 합니다 — 사람들에게 숨쉴 공간을 주세요. 여기저기서 30분 또는 1시간 동안, 1:1 대화도 하고, 자발적으로 소그룹 토론도 할 수 있도록 배려하세요.
- 일정을 노즈비의 공유 프로젝트로 설정하고, 수정하는 것도 좋은 방법입니다 — 팀 전체 참여하는 공유 프로젝트 속에 일정을 넣어 놓고 업데이트하세요. 이렇게 하면, “이제 무엇을 해야 하나요?”, “이것 또는 저것은 언제 하나요?” 등의 질문을 피할 수 있습니다.
- 고객 지원 활동을 위한 시간도 남겨둬야 합니다 — 총회를 앞두고, 저희는 항상 블로그에 총회 일정을 올립니다. 그리고 총회 주간에 고객 지원이 다소 지연될 수 있다고 양해를 구합니다… 그렇더라도, 고객지원팀이 고객분들의 이메일에 응답할 시간은 있어야 합니다.
- 스포츠/통합활동은 미리 준비하세요 — 이제 인원이 26명이나 되기 때문에, 활동에 필요한 장소를 제 시간에 이용할 수 있도록 미리 꼼꼼히 준비해 놓아야 합니다. 추가 팁 — 금요일에는 신체적으로 힘든 일정은 피하세요 — 그때는 이미 모든 사람들의 매우 지쳐 있을만한 시점입니다! 지난번 총회 때, 고카트 놀이를 하는 일정을 금요일로 잡았다가, 아주 고생을 한 적이 있습니다…
음식 — 어떤 음식을 어디에서 먹어야 할까요?
모든 다른 것과 마찬가지로, 음식에 관한 계획도 미리 세워놓아야 합니다. 여러 번의 시행착오를 거치면서, 음식에 관한 꽤 괜찮은 시스템에 도달하게 되었습니다:
아침과 점심은 호텔에서
- 아침과 점심은 항상 호텔에서 먹습니다. 이렇게 하면, 하루 일정에 관한 예측성이 높아지고, “음식을 찾느라고” 시간을 허비할 필요가 없습니다.
- 총회 전에 미리, 1주일 점심 메뉴 전체를 정하고 합의합니다.
저녁은 가능하면 밖에서
저녁 식사는 조금 다릅니다 — 저희는 그 지역의 멋진 식당을 찾아다니며, 외부에서 저녁 식사를 즐기는 것을 선호합니다. 다시 강조하지만, 인원이 꽤 많기 때문에, 미리 예약을 해야 합니다. 해당 지역 사람들에게 조언을 구하기도 하고, 좋은 곳을 찾아내기 위해 Yelp 평점을 참고하기도 합니다.
호텔 — 어떤 점이 중요할까요?
이제, 총회를 위해 호텔을 선택하는 방법에 대해 설명해 드리겠습니다. 먼저, 우리는:
같은 지역에 있는 몇 개의 호텔과 요금을 협상합니다
맞습니다. 저희는 그 지역에 있는 몇 개의 호텔에 객실료를 문의하고, 우리가 필요로 하는 것들에 대해 설명한 다음, 상세한 견적을 받아 봅니다. 이런 방식으로, 가격을 비교해 보고, 호텔 평점과 인터넷 후기를 검토하면서, 가성비가 가장 높은 호텔을 선택할 수 있게 됩니다. 위치도 중요합니다.
가능하면 큰 회의실을
저희는 대부분의 시간을 회의실에서 보냅니다. 그리고 그동안 크고 작은 다양한 크기의 회의실을 이용해 보았습니다… 그 결과, 회의실은 크면 클수록 좋다는 결론을 얻게 되었습니다. 회의실이 넓으면, 토론도 더 쉬워지고, 1:1 또는 소그룹 토론도 할 수 있습니다.
평범한 호텔방을 사용해도 문제될 것이 없습니다
품위가 있고 깨끗하기만 하면, 평범한 방도 그렇게 문제가 되지 않습니다. 그동안 고급스러운 방을 사용한 적도 있고 평범한 방을 사용한 적도 있습니다… 이런 경험을 통해 내린 결론은 방이 호화스러울 필요는 없다는 것입니다. 잠자는 시간을 제외하고 방에 갈 시간이 없기 때문입니다 — 우리는 대부분의 시간을 방 밖에서 지냅니다! 그리고 대개 트윈 룸을 사용하는데, 이것이 팀의 단합에 더 도움이 되기 때문입니다 (물론, 방은 성별에 따라 나뉘어집니다.)
방에 여유가 있는 것이 좋습니다 — 만약 어떤 사람이 방을 마음에 들어하지 않는다면, 방을 바꿔 주세요
팀이 호텔에 도착할 때, 모든 방이 꽉 차 있는 것보다 몇 개 정도 방이 남아 있는 것이 좋습니다. 그래야, 배정된 방이 너무 작거나 그 밖의 어떤 문제가 있을 때, 더 나은 조건의 방으로 바꿔주는 것이 가능하기 때문입니다.
총회는 꽤 오래전부터 계획하세요
전체 글을 마무리하면서, 몇 가지 추가적인 팁과 요령에 대해 논의해 봅시다:
날짜는 빨리 발표하세요
저희는 총회가 끝나면 바로 다음 총회의 날짜를 정해서 확정 짓습니다. 그렇게 해야, 누구도 다른 어떤 일이 생겼다고 말할 수 없습니다. 또, 휴가 일정과 충돌하는 것도 막을 수 있습니다.
시계 추 전략
최근 몇 차례의 총회를 거친 뒤에, 저희는 시계 추 전략을 채택하려고 애쓰고 있습니다. 시계 추 전략이란 한번은 어떤 흥미로운 도시의 중심지에서 총회를 갖고, 그 다음 번에는 모든 곳으로부터 떨어져 있는 자연 속의 호텔에서 총회를 갖는 것을 말합니다.
재정 — 회사가 모든 비용을 부담합니다
이것은 비밀 사항입니다. 저희는 회사가 모든 비용을 댈 수 있도록, 총회를 위한 별도의 예산을 가지고 있습니다 — 숙박비, 음식, 음료, 교통비를 포함한 모든 비용. 모든 것이 회사에 의해 지불되기 때문에, 직원들은 원칙적으로 현금을 전혀 가지지 않고 총회에 도착하더라도 상관이 없습니다.
다양한 물품 — 추가적으로 팀원들에게 나눠주는 선물
총회 때마다 특별하게 디자인한 티셔츠를 기념품으로 나눠주는 것이 저희들의 전통이 되었습니다. 티셔츠와 별도로, 팀원들을 위해 특별한 물건들을 준비하려고 노력합니다:
- 보조 배터리,
- 필터가 달린 여행용 물병,
- 여행용 커피 머그잔,
- 전통 차 머그잔,
- 그 밖의 다양한 물품들…
많은 회사들은 회사 로고가 새겨진 물품을 제공합니다. 그러나 최근에, 저희는 그 순서를 뒤집어서 접근해 보기로 결정했습니다 — 마음에 드는 물건을 찾고, 그 물건을 다량으로 구입하고, 그 뒤에 회사 로고를 추가하는 것입니다.
여기까지가 저희들의 총회 진행 방법입니다!
여러분도 아시는 바와 같이, 총회를 할 때마다 총회 장소까지 이동해야 하는 상당한 어려움이 있습니다. 그러나 총회는 그 이상의 가치를 가집니다. 그리고 총회를 성공적으로 이끌기 위해서는 특별한 기술과 과학이 필요합니다. 지금까지 소개해 드린, 그동안 총회를 준비하면서 느낀 것들을 흥미롭게 읽어 보셨기 바랍니다. 그리고 여러분의 팀 연수에 응용해 보실 것을 권유해 드립니다.
마지막으로, 노즈비 총회 동영상 몇 개를 올려 드립니다:
브로츠와프, 2017년 가을
토룬, 2017년 봄
소포트, 2016년 봄
우치, 2015년 가을:
