정말, 생산성이란! 이것은 우리들에게 가장 골치 아픈 주제일 수 있습니다. 여러분의 팀이 원격 방식으로 작업을 하든 집에서 작업을 하든, 팀원들이 작업 상황을 정확히 파악할 수 없다면, 생산성에 문제가 생기고 사기가 떨어지고 수익이 하락할 수밖에 없습니다.
최악의 상황은 일이 해결되지 않은 채로 계속해서 쌓여가기만 하고 이에 따라 모든 사람의 절망감은 커지고 동기부여의 기회는 더욱더 줄어드는 상황입니다. 개인의 생산성 개선도 중요한 문제이지만, 도대체 어떻게 해야 전체 팀의 생산성을 향상시켜서 일을 척척 처리해 나갈 수 있을까요?
일이 제대로 진행되지 않는 데에는 분명한 이유가 있습니다. 그리고 분명한 이유가 있다는 사실로부터 우리는 희망의 실마리를 발견할 수 있습니다. 만약 여러분의 팀이 계속해서 데드라인도 놓치고 있고 성과도 부진하다면, 해결책을 마련하기 전에 문제의 뿌리에 대해 생각해 봐야 합니다.
먼저 생산성 부진의 정확한 이유를 찾아 봅시다 — 그리고 그것을 어떻게 해결할 것인지에 대해 생각해 봅시다.
우선순위 설정의 부족
이런 상황을 가정해 봅시다 — 방금 한 팀원이 별로 중요하지 않은 작업을 완성해서 제출했습니다. 그렇지만 먼저 완성되기를 원했던 중요한 작업은 아직도 완성되지 않은 상태입니다.
이 경우 그들의 변명은 항상 똑같습니다: “그 작업이 더 중요한지 몰랐어요.”
이런 종류의 일에 대한 책임은 전적으로 팀 대표에게 있습니다. 만약 여러분이 팀 대표라면, 어떤 것이 주요 작업이고 어떤 것이 주요 작업이 아닌지 더 정확히 알려줘야 합니다.
이제 처음으로 돌아가서 다시 시작해 봅시다. 먼저 여러분이 어떤 작업을 먼저 완성해야 하는지 결정해야 하고, 그런 다음, 전체 팀에게 그 사실을 알려줘야 합니다.
단순히 프로젝트 관리 도구를 통해 작업을 배정하는 것으로는 충분치 않습니다. 만약 각각의 팀원에게 몇 가지씩의 작업이 주어져 있다면, 그들은 그중에서 가장 중요한 일이 무엇인지 알고 있어야 합니다. 그렇지 않다면, 그들은 그중에서 가장 쉬운 일을 먼저 완성하기 쉬운데, 이것은 매우 실망스러운 상황이라 할 수 있습니다.
노즈비 같은 도구를 이용해서 각각의 작업이 지니는 중요도를 나타내주는 카테고리를 만드는 것이 좋은 방법입니다. 이렇게 해 놓으면, 팀원들은 이번에는 어떤 작업에 집중해야 하고, 또 어떤 작업을 뒤로 미뤄둘 수 있는지 쉽게 확인할 수 있습니다.
서로 잘 알지 못하는 사람들로 구성된 팀
어떤 일을 해야 합니다. 그렇지만 그 일이 아직 완성되지 않았습니다.
이번에는 그 이유가 이렇습니다: “어떤 사람에게 물어봐야 할지 모르겠어요.”
도움이 필요한 팀원들이 누구에게 도움을 요청해야 하는지 알 수 없었던 것입니다. 그들은 아무에게도 묻을 수 없었고, 결국 그 질문과 그 작업은 잊혀지고 말았습니다.
팀원들이 서로 원활히 소통하는 것도 중요하고, 서로 상대방이 어떤 사람이고 그들의 역할이 무엇인지 아는 것도 중요합니다. 그래야, 어떤 사람의 문제를 다른 사람이 해결해 줄 수 있을 때, 그 사람을 찾아가 그 문제의 해결을 요청할 수 있기 때문입니다.
만약 여러분이 팀 대표라면, 다른 사람들이 여러분이 팀 대표라는 것을 알고 있어야 합니다. 만약 여러분이 팀 대표가 아니라면, 모든 사람이 팀 대표가 누구인지 알고 있는지 확인해야 합니다. 팀 대표가 누구인지 확인하는 것은 모든 일의 기초라 할 수 있기 때문에, 여러분은 그 지점으로부터 출발해서 일을 진행해 나가야 합니다.
모든 사람을 서로에게 소개하는 가장 쉬운 방법은 전체 팀에게 공개된 구글 문서를 만드는 것입니다. 각 팀원의 연락 정보뿐 아니라 이름, 역할, 책임 등도 포함시키고, 계속해서 업데이트해야 합니다.
너무 많은 갈등과 다툼이 있는 팀
갈등은 인생의 일부분입니다. 아무리 좋은 관계에 있어서도 갈등은 있기 마련입니다. 사실, 약간의 갈등을 겪는 것은 일종의 건전한 과정이라고 할 수 있습니다.
그렇다면 정말 문제가 되는 것은 어떤 것일까요? 만약 팀에 갈등과 다툼을 해결할 수 있는 능력이 없다면, 이것은 정말 큰 문제라고 하지 않을 수 없습니다.
예를 들어, 팀원 사이에 갈등이 발생했다 합시다. 이 사람들은 다툼이나 논쟁을 벌입니다. 다수의 직원이 하루 종일 한 사무실에 모여 있다 보면 당연히 이런 일이 있을 수밖에 없습니다.
그러나 이 폭풍을 잠재울 능력이 없다면, 작업 수행에 차질이 생길 수밖에 없습니다.
여러분과 함께 일하는 사람들이 모두 서로 친구일 필요는 없습니다. 그러나 긴장과 갈등의 요소를 찾아내고 그것을 해결하는 방법을 찾아내는 능력은 있어야 합니다.
이것이 그렇게 간단한 일이 아닙니다. 그러나 당사자들을 한쪽으로 불러서 대화를 시도해 볼 수 있습니다. 비난을 퍼붓거나 손가락질을 하는 방식은 전혀 도움이 되지 않습니다. 그 대신 그들이 가진 문제에 관해 서로 허심탄회한 대화를 나눌 수 있도록 유도해야 합니다. 투명성과 소통의 중요성을 이해시키고, 직장이 속을 터놓고 대화할 수 있는 곳이라는 점을 보여주세요. 언제든 사고는 생길 수밖에 없고, 누구의 잘못도 아니라는 점을 알려주세요. 우리 모두 공동의 목표를 향해 달려가고 있으니, 궤도를 이탈하지 않기 위해 노력하자고 말해 주세요.
명료한 비전의 결여
여러분의 주요 비전과 장기적 목표를 팀원들과 공유하지 않는다면 — 아니면, 적어도, 그것을 명료하게 밝히지 않는다면 —그들은 여러분만큼 큰 동기를 가지고 신나게 일할 수 없습니다.
팀원들 자신이 프로젝트의 일부라고 진정으로 느낄 수 있으려면, 그들도 비전을 공유해야 합니다. 이 비전을 가지고 팀 전체가 어디로 가고 있는지 모든 사람에게 알려주세요; 궁극적인 임무와 운명에 대해서 알려주세요. 사람들이 참여의식을 가질 수 있도록 해야 합니다. 그들을 위해 그림을 그려주세요. 이를 통해 그들의 동기에 불이 붙는다면, 그들은 더 큰 책임감을 느낄 것입니다. 결국 그들은 더 큰 욕구와 열정을 가지고 일에 달려들게 될 것입니다. 이를 통해, 팀의 생산성이 강화되고, 궁극적으로 더 많은 일을 해낼 수 있을 것입니다.
예를 들어 볼까요? 노즈비의 CEO인 마이클 씨는 자신의 비전, 그리고 회사의 발전 상황과 목표를 보여주기 위해 동영상을 만들었습니다.
저희는 모든 사람들이 공통의 인식을 가질 수 있도록 몇 달에 한번씩 Nightwatch에서 진행 상황과 계획에 대해 토론합니다. 그 방법은 이렇습니다: 완전한 원격 팀이기 때문에, 음성통화를 하면서 스크린 공유 프리젠테이션과 통계를 보조 자료로 이용합니다.
책임성의 결여
만약 어떤 팀원이 ‘저건 내 문제나 내 책임이 아니에요’라는 말을 너무 쉽게 한다면, 문제가 있는 상황이라 할 수 있습니다.
만약 그 일이 그의 책임인데도 그가 그것을 모르고 있다면, 그것은 더욱더 심각한 문제입니다.
사무실에서 책임에 관한 조사를 실시한 결과, 프로젝트의 전반적인 목표가 공유되지 않았다는 사실이 사람들이 책임을 회피하는 이유 중 하나라는 것이 밝혀졌습니다. 우리가 어떤 작업을 신경 써서 다뤄야 할 매우 중요한 작업으로서 인식할 수 없었던 이유가 여기에 있었습니다.
사람들의 책임감을 강화하기 위해서는, 노즈비와 같은 프로젝트 관리 도구를 이용할 수도 있고 소통을 개선할 수도 있습니다. 모든 사람이 자신에게 무엇이 기대되는지, 그들의 임무가 무엇인지, 그리고 어떤 작업이 그들에게 맡겨져 있는지 알려주어야 합니다. 팀원들 스스로 자신의 일을 선택하고 고르게 하는 것은 잘못된 방법입니다. 그들이 어떤 일을 책임져야 하는지 알려줘야 합니다.
여기에서도, 역할과 책임을 사람들에게 배정하는 데 노즈비를 활용할 수 있다는 점을 기억해 두세요. 팀원들이 그들에게 기대되는 일을 이해할 수 있도록 작업을 위임하세요.
마무리 생각
보시다시피, 팀 작업의 생산성이 낮은 이유로 적어도 다섯 가지를 들 수 있습니다. 이것들 중 어느 것이 여러분의 팀에 해당하는지 생각해 보세요. 그리고 여기에 제시해 드린 팁을 활용해서 문제를 해결하고 일을 진전시켜 보세요. 이런 과정을 통해 팀이 더 많은 일을 해낼 수 있게 된다면, 팀의 분위기가 훨씬 더 좋아집니다.
설정한 작업의 우선순위를 정하고, 간단한 구글 문서를 통해 사람들이 서로를 파악할 수 있도록 하고, 다툼과 갈등의 싹을 바로 잘라낼 수 있는 방법을 찾아내시고, 전체 팀과 비전을 공유하시고, 각각의 팀원에게 자신의 책임을 알려주셔야 합니다.
