우리들은 대부분 시간 관리를 어렵다고 생각합니다. 이 글에서는 적절한 시간 추적, 합리적인 일일 계획, 일과 생활의 균형을 위한 필수적인 방법에 대해 공유하려 합니다.
연구에 따르면 매일 시간을 추적하면 생산성 손실을 80%까지 줄일 수 있다고 합니다. 또, 시간 추적 데이터에 따르면 시간 추적 시스템의 결여로 인한 미국 경제의 근무일 당 손실액이 74억 달러에 달한다고 합니다.
여러분은 몇 가지 간단한 시간 추적 시스템을 통해 시간을 적절히 관리하고 만족스러운 삶을 살아나가는 방법을 배울 수 있습니다.
시간 추적을 통해 생산성이 강화될 수 있다는 것은 부정할 수 없는 사실입니다.
그렇지만 어떻게 하면 전문가처럼 시간을 추적할 수 있을까요?
지금부터 몇 가지 비법을 알려드리려고 합니다.
1. 주의 분산을 줄이세요
일을 하다 보면 우리 인생에 도움이 되지 않는 것들 때문에 상당한 시간을 낭비하는 경우가 발생합니다.
매일 이메일을 체크하는 것은 시간 낭비의 대표적 사례입니다. 근무일 중 이메일을 검토하는 날을 정해보세요.
유튜브 동영상을 보느라고 시간을 낭비하기도 합니다. 여러분의 일과 인생에 있어서 더 가치가 있는 활동에 집중할 수 있도록 주의 분산을 막을 수 있는 방법을 찾아보세요.
2. 가장 중요한 목표에 집중하세요
[논문 서비스]를 제공하는 Top Dissertations 라는 회사의 생산성 전문가들에 따르면, 가장 중요한 목표에 집중하면 집중력이 향상되고 이를 통해 원하는 목표를 달성할 가능성이 높아진다고 합니다.
여러분은 주요 작업 목록을 관리하고 계신가요?
나중에 해도 되는 일은 잠시 뒤로 밀어두고, 지금 해야 할 일의 목록을 만들어 보세요. 그것들을 완성하는 데 각각 얼마의 시간이 걸릴지도 평가해 보세요.
가장 좋은 방법은 시간 추적 소프트웨어를 사용하는 것입니다. 이런 도구를 통해 각각의 작업에 얼마나 많은 시간이 소요될지 예측할 수 있습니다. 때때로 몇 시간밖에 걸리지 않을 수 있는 프로젝트에 너무 많은 시간을 소모하는 경우가 있습니다. 각각의 작업이 얼마나 걸릴지 판단할 수 있다면, 하루를 적절하게 계획하는 것이 가능할 것입니다.
3. 큰 작업은 관리하기 쉽게 여러 개의 작업으로 나누세요
거대한 프로젝트를 진행하다 보면 ‘지나치게 많은 시간’이 소모되기 쉽습니다. 그러면 다른 일에 차질이 생길 수 있습니다. 큰 작업을 몇 개의 작은 작업으로 나눠서 하나씩 진행해 보세요. 이렇게 하면, 한 작업에 발목이 잡히지 않을 수 있을 것입니다.
4. 각각의 프로젝트에 필요한 시간을 평가하세요
시간 추적 장치가 그 역할을 해 줄 것입니다. 주요 작업 목록이 마련되면, 각각의 작업을 완성하는 데 얼마나 많은 시간이 필요할지 알아야 합니다. 그래야 어느 작업을 먼저 하고 어느 작업을 나중에 할지 판단할 수 있기 때문입니다.
큰 프로젝트를 우선적으로 처리해야 한다는 것이 가장 중요한 원칙입니다. 적절한 시간에 출근해서 적절한 시간에 퇴근할 수 있을 정도가 되어야 일과 생활의 완벽한 균형에 도달했다고 말할 수 있다는 점을 기억해야 합니다.
시간을 추적해 보면, 여러분이 시간을 생산적으로 쓰고 있는지 그렇지 않은지 알 수 있습니다.
5. 개인 생활을 위한 시간 계획도 세우세요
여러분은 주로 주요 작업 목록에 있는 작업을 완성하기 위한 계획만 세웁니다. 이제 개인 생활에 관한 계획도 세워 보세요.
여러분의 가족이나 친구와 보내는 시간이 여기에 해당됩니다.
만약 오후 2시에 작업이 끝난다면, 4시에 친구들을 만나고 그 이후에 가족과 함께 시간을 보내기로 계획을 세울 수 있습니다.
6. 주요 작업 목록에서 시간이 많이 소모되는 작업을 제거하세요
주요 작업 목록에 별로 중요하지도 않은데 시간만 많이 소모될 작업들이 있을 수 있습니다. 이런 작업은 목록에서 제거하는 것이 좋습니다.
매일 중요하지도 않은 일로 시간을 써야 한다면, 생산성이 추락할 수밖에 없습니다. 따라서 그것들은 주요 작업 목록에서 제거하는 것이 좋습니다.
시간만 잡아먹는 중요하지 않는 작업을 제거하고 난 다음에는, 중요한 작업을 식별하고 그것들을 처리하는 방법을 찾아야 합니다. 그것들은 자동화 방식으로 처리할 수도 있고, 다른 사람의 도움을 받아 처리할 수도 있습니다.
7. 지금 하고 있는 일에 집중하세요
지금 하고 있는 일에 집중하면 확실히 생산력이 강화되고 일과 생활의 균형을 유지하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어, 완성하는 데 2시간 정도 걸리는 프로젝트라 하더라도 자꾸만 주의가 분산된다면 훨씬 더 많은 시간이 걸릴 수 있습니다. 이런 문제를 해결하기 위해서는 지금 하고 있는 일에 시간제한을 설정한 다음에 그 시간을 지키기 위해 노력하는 것이 좋습니다.
8. 하루 먼저 합리적인 일정을 세우세요
여러분은 하루의 일정을 그날 세우세요, 그 전날 세우세요?
이에 대해 다양한 의견이 있을 수 있지만, 생산성이 가장 높은 사람들은 하루 전에 합리적인 일정을 세워놓습니다.
하루 전에 주요 작업 목록을 설정해 놓으면, 그날 무엇을 먼저 해야 하고 무엇을 마지막으로 해야 하는지 아는 상태에서 하루를 시작할 수 있습니다. 또, 완성한 작업을 그때그때 지워나가면, 작업에 대한 성취감을 느끼는 데 도움이 됩니다.
9. 하루 중 생산성이 가장 높은 시간대가 언제인지 판단해야 합니다
어떤 사람들은 낮에 생산성이 높고, 어떤 사람들은 밤에 생산성이 높습니다. 여러분이 어떤 유형인지 안다면 더 힘든 작업을 그 시간대에 배치할 수 있습니다.
어떤 일은 많은 두뇌활동을 필요로 하고, 어떤 일은 그렇지 않습니다. 복잡한 작업은 정신이 맑은 아침 시간에 하는 것이 좋습니다. 이메일의 답장을 쓰거나 전화 통화를 하는 일을 오후에 하는 것이 좋습니다.
마지막 말
생산성의 향상을 통해 일과 생활의 균형을 획득하기 위해서는 시간을 추적하는 것이 꼭 필요합니다.
그러나 이것이 결코 쉬운 일이 아니기 때문에, 힘들어하는 분들이 많습니다. 이 글이 그런 분들의 효과적인 시간 추적과 이를 통한 생산성 향상에 크게 도움이 되기를 희망합니다.
여러분이 선호하는 시간 추적 방법을 댓글에 적어주시겠어요?