We hebben een nieuw beleid binnen Nozbe. We gaan anders om met vrijdagen. En we noemen het ’Piąteczek’ (in het Pools), wat je zou kunnen vertalen als: TGIF of ’Thank God It’s Friday’. Hier gaat het om:
Opmerking: We hebben het nieuwe TGIF beleid ook met mijn mede-presentator Radek besproken in aflevering #60 van The Podcast, als je liever een andere ‘audio’ versie van dit artikel wilt hebben. We kwamen terug op dit onderwerp tijdens aflevering #70.
We introduceren een experimenteel beleid dat ons een productievere en kortere werkweek zal geven, met meer tijd voor het wekelijks onderhoud en het leren van nieuwe dingen… of niet.
We zijn best al wel een onorthodox bedrijf. We werken allemaal op afstand vanuit onze huizen en we hebben geen enkel fysiek kantoor. We werken nu al bijna 10 jaar op deze wijze en honderdduizenden gebruikers van onze Nozbe app schijnen dat helemaal niet erg te vinden.
Maar we zijn niet onorthodox zonder reden. We zijn onorthodox omdat het werkt. Omdat we een betere levensstijl hebben dankzij onze ‘No Office’ regeling.
We zijn immers een bedrijf waar het om productiviteit gaat. Wanneer we experimenteren doen we dit voor een reden. Om beter te werken. Om beter te zijn. Om beter te groeien. En dit nieuwe beleid moet ons gaan helpen om dit allemaal te kunnen bewerkstelligen.
En het begon allemaal met 3 vragen die ik maar niet kon vergeten:
Vraag: Hoe kun je mensen minder maar beter laten werken?
Er zijn verschillende aanpakken voor een moderne werkweek:
-
Je hebt gekke Tim Ferriss met zijn ‘4 uur durende werkweek’, wat niets meer was dan een publiciteitsstunt.
-
Je hebt Ryan Carson van Treehouse met hun 4-daagse werkweek en 3-daagse weekenden, wat zeer interessant en verleidend is voor de werknemers
-
Daarnaast heb je de traditionele 9-5, maandag-vrijdag, 40 uur durende werkweek, wat saai en van de vorige eeuw is
-
Je hebt ook de 20% regel van Google - werknemers kunnen dan aan een nevenproject werken gedurende een dag van de week. Het klinkt geweldig, maar ik weer niet zeker of dat daadwerkelijk nog steeds iets is.
-
Als laatste heb je Marissa Meyer workaholic 130 uur, slaap op je kantoor en werk ook gedurende de nachten van je werkweek, wat erg chique is binnen bedrijven die net opgestart zijn maar het is niet vol te houden op de lange termijn
Tot nu toe ging ons ‘No Office’ bedrijf op een zeer traditionele wijze te werk. Gewoonlijk was iedereen online tussen 9-5, met een aantal mensen die eerder begonnen of mensen die pauzes namen gedurende de dag en pas klaar waren gedurende de nacht.
Mijn week was ook best wel standaard. Elke dag had een thema:
- Maandag - CEO-zaken
- Dinsdag - Marketing
- Woensdag - Product
- Donderdag - Schrijven
- Vrijdag - Vergaderingen
Wat ik niet leuk vond aan deze week was dat ik begon met saaie CEO-gerelateerde zaken. Begrijp me niet verkeerd, ik vind het leuk om de CEO van mijn bedrijf te zijn maar ik zou me liever met het product, de taken die met marketing te maken hebben of het schrijven van essays zoals deze bezighouden. Ik moest mijn week toch herstructureren.
Van alle werkweken die hierboven genoemd zijn, sprak de mix van Ryan Carson/Google me het meeste aan. Ik hou van het idee om minder te werken. Om meer tijd vrij te hebben. Om een langer weekend te hebben. Maar het CEO-deel van me hield er niet van dat ik mijn team meer vrije tijd zou geven zonder er iets voor terug te krijgen. Wat nu? Hoe kan ik mensen minder maar beter laten werken?
Vraag: Hoe kun je mensen meer laten leren?
Ons bedrijf valt binnen de technologiebranche door de suite aan apps die we hebben. Door de aard van onze software en onze missie, zijn we een productiviteitsbedrijf. Beide werelden zijn nu snel aan het veranderen. Het is moeilijk om bij te blijven!
We moeten avanceren. Je staat in onze wereld namelijk stil als je niet voorwaarts blijft bewegen. En als je stilstaat ga je juist achteruit.
Om voorwaarts te kunnen blijven bewegen moet de focus op persoonlijke ontwikkeling liggen. Het leren van nieuwe dingen. Het proberen van nieuwe dingen. De tijd nemen om artikelen te lezen, om te luisteren naar audioboeken en podcasts en om conferenties te bekijken of bij te wonen. Hoe kunnen we daar de tijd voor vinden wanneer we zoveel moeten doen?
Als we moeten kiezen tussen nieuwe dingen leren en ons dagelijkse werk voltooien, dan wint het laatste altijd. Zonder aarzelen. Het moet. Maar plukken we daar op de lange termijn de vruchten van? Moeten we gewoon blijven doen wat we doen en persoonlijke ontwikkeling voor ons uitschuiven?
Nee. Persoonlijke ontwikkeling zou een gewoonte moeten zijn. Zoals regelmatig bewegen. Ik zou het moeten weten, ik ben een triatleet. Ik moet tijd vrijmaken om te zwemmen, fietsen en rennen. Maar hoe maak ik tijd vrij voor persoonlijke ontwikkeling binnen mijn bedrijf? Hoe zorg ik ervoor dat mensen meer leren?
Vraag: Hoe kun je ervoor zorgen dat mensen zich regelmatig met hun wekelijks onderhoud bezighouden?
Toen ik Nozbe in 2007 bouwde liet ik me door het boek van David Allen: ‘Getting Things Done (GTD) - The Art of Stress Free Productivity’ inspireren en één van de sleuteleigenschappen die daarin naar voren kwam, naast projecten, volgende acties en contexten… was het ‘wekelijks onderhoud’ idee.
Het idee is simpel - je moet regelmatig je productiviteit systeem onderhouden: je taken, projecten, verplichtingen… om overal op de hoogte van te zijn! Je moet om de zoveel tijd een stap terug doen om er zeker van te zijn dat je weet waar je naartoe gaat. Je hebt namelijk geen controle als je dat niet doet. Andere mensen zullen jouw leven overnemen met hun doelen. Niet jouw doelen.
In één van de interviews zegt David Allen zoiets als:
“Ik denk daadwerkelijk één keer per week na… en genereer mijn widgets om door te trappen (b.v. dingen te doen) tot aan het fysieke niveau. (…) Ja, ik was aan het nadenken… en ik weet dat ik volgende week weer zal nadenken.”
Mijn worstelingen met mijn wekelijkse onderhoud
Ik weet hoe belangrijk het wekelijks onderhoud is. Er zijn echter weken waar ik bijna de tijd niet kan vinden om het grondig te doen. Ik vind het moeilijk om een 2-3 uur durende sessie met mezelf in te plannen om door al mijn zaken heen te gaan. Het lijkt een tijdsverspilling te zijn. Het lijkt alsof ik niets substantieels gedaan krijg wanneer ik mijn productiviteit systeem herzie.
Het probleem werd recentelijk nog groter. Ik was met mijn wekelijkse onderhoud bezig en ik ging door al mijn projecten binnen Nozbe heen. Iets sprong eruit. Ik bedoel, ik heb dit al eens eerder gezien maar deze keer was het gewoonweg te veel.
We gebruiken e-mail namelijk intern niet binnen Nozbe, we communiceren door middel van taken, dus we delen een heleboel projecten binnen Nozbe. Binnen deze projecten worden een heleboel taken aan verschillende mensen gedelegeerd en met een groot deel van die taken was er iets vreemds aan de hand…
’Geen land voor oude mannen’
Ik realiseerde me dat er een heleboel oude taken binnen onze gedeelde projecten waren. Taken die gecreëerd waren in april, maart, februari… en zelfs december vorig jaar. En dit was aan het begin van augustus! Deze taken bleven daar gewoon zitten, zonder updates of nieuwe opmerkingen, helemaal niets. Een heleboel oude taken bleven achter en de mensen die er verantwoordelijk voor waren gaven er niet meer om.
Toen drong het tot me door. Het wekelijks onderhoud werd door de mensen binnen mijn team niet op een fatsoenlijke wijze gedaan. We waren allemaal zo druk bezig met de dagelijkse dingen, dat we niet de tijd hadden om onze zaken te herzien. En wij horen een bedrijf te zijn waar het om productiviteit gaat!
Ik wist dat deze situatie niet in stand gehouden kon worden. Voor onze geestelijke gezondheid. Voor onze focus. Voor ons succes. We moeten ons bezighouden met een wekelijks onderhoud dat van goede kwaliteit is. IEDEREEN MOET DAT DOEN.
Maar hoe kun je ervoor zorgen dat mensen hun wekelijks onderhoud doen?
Drie vragen, één poging om een antwoord te vinden: TGIF
Deze drie vragen kwamen recentelijk in mijn hoofd terecht en ze zorgden ervoor dat ik niet kon slapen. Hoe kunnen we tijd vrijmaken om meer te leren, om op de juiste wijze ons wekelijks onderhoud te kunnen uitvoeren en om uiteindelijk minder maar beter te kunnen werken?
Stap 1. Laten we proberen om 4 dagen in de week daadwerkelijk te werken.
Het probleem met een 4-daagse werkweek is dat we niets terugkrijgen voor de dag die we verwijderen. We krijgen er wel een vrije dag voor terug maar ik bedoel er eigenlijk mee te zeggen dat de andere 4 dagen er niet beter door worden. Het kan ze nog stressvoller maken. En er zou geen tijd zijn voor onderhoud en geen ruimte om nieuwe dingen te leren.
Stap 2. Laten we een aantal vergaderingen, het onderhoud en het leren naar vrijdag verschuiven.
Eureka! Laten we 4 dagen beter werken door op vrijdagen verplicht ons wekelijks onderhoud te doen. Laten we van vrijdagen ‘onderhoudsdagen’ maken waar we geen werk meer verrichten. Laten we in de ochtend vergaderen (als dat echt noodzakelijk is), laten we ons onderhoud doen en zodra dat gedaan is en we klaar zijn voor de volgende week, laten we dan doen wat we willen doen!
Stel je eens voor hoe vele malen effectiever de eerste 4 dagen van de week zouden kunnen zijn als we er echt op voorbereid waren. Als we ons onderhoud hadden gedaan, als we wisten wat we wilden doen en als we daar maandag gelijk mee aan de gang gingen, om dingen gedaan te krijgen?
Nu hebben we iets. Een nieuw bedrijfsbeleid genaamd:
TGIF - Thank God It’s Friday (in het Pools: Piąteczek)
- Van maandag tot donderdag storten we ons volledig op onze dagelijkse taken, we proberen status vergaderingen en dergelijke te vermijden
- Op vrijdagochtend van 9-12 hebben we alle noodzakelijke vergaderingen of gesprekken… en beginnen we met ons wekelijks onderhoud
- Iedereen rapporteert via Slack wanneer ze hun wekelijks onderhoud gedaan hebben
- Na het wekelijks onderhoud kan de persoon zelf beslissen wat hij of zij met de rest van de dag wil doen. Ze kunnen iets nieuws leren, ze kunnen aan een nevenproject werken, ze kunnen aan een nieuwe hobby beginnen… of ze kunnen het einde van de werkweek inroepen en een langer weekend met hun familie hebben
Hoe kun je op de juiste wijze je wekelijks onderhoud uitvoeren?
Hier is mijn simpele checklijst:
- Maak je inboxen schoon (degene op je bureau, e-mail, Nozbe… en de overige die je misschien hebt)
- Herinner jezelf aan je doelen voor dit jaar
- Herzie je agenda voor deze week en volgende week
- Herzie je doelen voor dit kwartaal en deze maand
- Ga door elk project en elke taak binnen je productiviteit systeem heen
- Herzie je doelen voor deze week en zet doelen vast voor de komende week
- Word enthousiast. Wees gereed voor volgende week!
Optionele stappen:
- Maak de harde schijf van je computer een beetje schoon
- Maak je bureau schoon, misschien kun je zelfs je kantoorruimte opnieuw inrichten
- Herzie de dingen die je wilde leren
- Ga door je leeslijst heen
- Creëer een afspeellijst van dingen die je wilt bekijken of online conferenties die je wilt bijwonen
- Doe iets wat je altijd al hebt willen doen maar waar je nooit de tijd voor had. De tijd is nu en het bedrijf betaalt je om het te doen!
Gebruik een Nozbe.how template: mijn eigen template of die van onze gebruikers: Chad Garett of Eric Stetler.
Afgelopen vrijdag was geweldig, we kunnen niet wachten tot volgende week vrijdag!
Officieel begonnen we in augustus met dit beleid. Mensen waren echt enthousiast. Op vrijdag hadden sommige mensen hun wekelijks onderhoud al om 9 uur in de ochtend gedaan! Iedereen rapporteerde over hun vooruitgang via Slack. Mensen deelden ook hun ideeën voor de dagindeling.
Toen we ons ‘Nozbe rapport’ binnenkregen had ons team een Nozbe Ratio van 160%. Dit betekent dat we veel meer taken voltooiden dan dat we creëerden. Plotseling verdwenen eeuwenoude taken, ze werden voltooid, geüpdatet of opnieuw ingepland. Nee, niet al onze projecten zijn zo schoon en gefocust als ze zouden moeten zijn, maar de situatie is drastisch beter geworden. Tot nu toe heeft mijn team geweldig gereageerd op het TGIF-idee. Over een aantal weken, nadat we het nog beter onder de knie hebben, zal ik weer een update sturen.
TGIF gaat in zijn geheel over minder maar beter werken.
Ja, ik ben de CEO en ik vraag aan mijn mensen om minder te werken. Het lijkt contraproductief of gek, maar ik geloof dat we iets ontdekt hebben. Ik geloof echt dat we productiever kunnen zijn als we vier dagen zeer gefocust werken in plaats van 5 dagen gedeeltelijk gefocust. Ik geloof dat we met deze TGIF-regeling werkelijk minder maar beter kunnen werken.
Nu weet ik het. Mijn geloof is bewezen door de ervaring van het team. Tijdens de Nozbe Reünie in oktober hadden we het erover of we TGIF zouden aanhouden, aanpassen of dat we terug zouden gaan naar de status quo. Het was unaniem: het nieuwe beleid hielp ons om beter te werken, nieuwe dingen te leren en om experts te worden binnen ons eigen vakgebied.
Aflevering #70 van The Podcast, opgenomen tijdens de Reünie, bevat onze conclusies.
Probeer het zelf!
Ik moedig je aan om het zelf uit te proberen. Binnen je team of je bedrijf. Praat er met je baas over. Laat me weten wat je ervan vindt en hoe het jou vergaat.
Als dit idee je bevalt zou ik het waarderen als je het op sociale media (Twitter, Facebook?) ‘deelt’. Hierdoor wordt de kennis verspreid en kunnen andere bedrijven en teams misschien geholpen worden om minder en beter te werken. Dank je wel!
