Hier bij Nozbe werken we allemaal regelmatig vanuit huis. We hebben geen fysiek kantoor. Tijdens deze #nooffice jaren hebben we heel wat geleerd.
Het thuiskantoor is de ultieme oplossing voor bedrijven
Wereldwijd sturen bedrijven hun werknemers naar huis. Het hoeft niet net zoals bij Lufthansa om onbetaald verlof te gaan. Steeds meer mensen zullen vanuit huis gaan werken. De dagelijkse routines van bedrijven en werknemers hoeven door deze omwisseling niet gehinderd te worden. Het kan juist effectiever zijn om vanuit huis te werken, omdat je niet steeds gestoord wordt door de geluiden die in een open kantoorruimte gemaakt worden.
Onze beste tips om vanuit huis te kunnen werken
Dit zijn de voornaamste richtlijnen om van het thuiswerken een succes te kunnen maken:
1. Creëer een werkruimte
Wanneer je vanuit huis werkt is het van essentieel belang dat je kantoorruimte goed georganiseerd is. Het kan om een tafel of een bureau gaan. Netjes en schoon. Een plaats waar je je naslagwerk en je materialen bij de hand hebt. Sluit jezelf niet op in je slaapkamer. Je slaapkamer is namelijk een ruimte die je met vrije tijd associeert. Ik raad je om die reden aan om een ruimte of een oppervlak te kiezen die je alleen voor je werk gebruikt.
Sommige mensen kunnen van een lege kamer een thuiskantoor maken. Er zijn echter ook mensen die een keukentafel, een bureau in de woonkamer of het bureau van hun kind gebruiken. Ik gebruik zelf het bureau van mijn kind. Dit geeft me de motivatie om me aan mijn schema te houden, omdat ik weet dat mijn ‘thuiskantoor’ elke dag slechts tot 15:45 beschikbaar is.
2. Stel regels vast voor in huis
Vaak wordt het thuiswerken door andere mensen niet serieus genomen. Buren kunnen dus even langskomen voor een kopje koffie of mensen kunnen je bellen om te vragen of je iets voor hun kunt doen, terwijl je net met iets belangrijks bezig bent.
Voorkom dit alles door met je huisgenoten en je familieleden een gesprek aan te gaan. Leg uit dat je ondanks het feit dat je niet naar het kantoor gaat toch werkt. Laat ze weten wanneer je het druk hebt, wanneer je een pauze hebt en wanneer je vrij bent. Iedereen weet dan precies hoe de stok in de steel zit.
3. Verwijder afleidingen
Naast de afleidingen die door andere mensen veroorzaakt worden zijn er genoeg andere struikelblokken waar je voor op moet passen. Je hoeft je social media gebruik bijvoorbeeld niet te verbergen wanneer je vanuit huis werkt… Daarnaast kun je ook te veel tijd in de keuken doorbrengen wanneer je snacks en drankjes voorbereidt of wanneer je huishoudelijke taken doet.
Bespaar tijd door je snacks en drankjes van tevoren voor te bereiden. Je kunt ook tijdens je geplande pauzes een snack pakken of de was doen.
Jij en je wilskracht kunnen er samen voor zorgen dat je niet afgeleid raakt door de levens en problemen van andere mensen op social media. We weten allebei dat dit een verspilling van tijd en energie is, toch? Als dat niet werkt kun je social media altijd nog van je browser shortcuts verwijderen. Daarnaast kun je ook gewoon overal uitloggen of apps uitproberen die social media op je laptop blokkeren.
4. Kleed je aan en doe net alsof je naar het kantoor gaat
Probeer niet af te wijken van je normale ochtendroutine. Dit zal je namelijk motiveren om aan de slag te gaan en het zal je ook de focus geven die je nodig hebt. Sta elke dag op dezelfde tijd op en laat de gedachte gaan dat je in je pyjama je werk gaat verrichten. Kleed jezelf aan en voorzie jezelf van parfum. Eet je ontbijt en drink je koffie als je dat normaal gesproken ook doet voordat je naar je werk gaat. Een ochtendroutine bereid je voor op een drukke werkdag.
5. Stel vast wat je prioriteiten en je minder belangrijke taken zijn
Je kunt zelf beslissen waar je gedurende de avond, de dag van tevoren of gedurende de ochtend aan zult gaan werken. Zorg ervoor dat je weet wat je meest belangrijke taak voor de dag is. Op deze wijze kun je je acties plannen en de vooruitgang zien.
In het boek ‘The One Thing’ adviseren Gary Keller en Jay Papasan je om jezelf tot het minimum te beperken. Je moet dagelijks een belangrijk doel vaststellen. Alle andere zaken moet je als secundair bezien. Je kunt natuurlijk ook kijken wat de belangrijkste taak voor die dag is. Nadat je die taak afgerond hebt kun je de overstap naar drie andere grote taken maken en tot slot kun je vijf ‘lekker dat ik die gedaan heb’ taken afronden.
Begin met de belangrijkste taken. Wanneer je minder belangrijke taken voorrang geeft kan het weleens zo zijn dat je aan het einde van de dag geen tijd meer hebt om datgene te doen wat er daadwerkelijk toe doet.
Overweldigt je to-do-lijst je? Lees dan onze gids en krijg weer overzicht.
6. Plan op tijd je dag in
Greg McKeown, de auteur van ‘Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less’ schreef het volgende: “if you don’t prioritize your life someone else will.” Om die reden is het belangrijk dat je door je projecten en taken heen gaat, dat je datgene wat vandaag gedaan moet worden segmenteert en dat je daarna bepaalt wanneer je wat gaat doen gedurende de dag.
Je kunt je overweldigd voelen wanneer je geen plan hebt en het gevaar bestaat dat je je op de voltooiing van grotere en belangrijkere taken gaat richten, zodat je andere zaken voor je uit kunt schuiven.
Probeer geen strak schema aan te houden. Je zult zien dat je daar alleen maar gestrest door raakt en dat je je teleurgesteld voelt. Marges zijn hier een goede oplossing voor. Een tijdsmarge van 20% voor elke taak in je planning zou voldoende moeten zijn.
Je hoeft ook niet voor alles een vervaldatum in te stellen. Voordat je het weet heb je anders 35 zaken die gedaan moeten worden op één dag! Gebruik alleen een vervaldatum wanneer het ook daadwerkelijk ‘gedaan’ moet worden of wanneer je eraan herinnerd moet worden.
7. Probeer in tijdsblokken te werken
In een traditionele werkomgeving storen mensen elkaar vaak. Voor feedback gaan ze gewoon naar de persoon toe aan wie ze een vraag willen stellen. Het storen van mensen kost tijd, omdat ze na het gesprek niet gelijk weer terug aan de slag kunnen. Je kunt thuis echter ongestoord en gefocust werken.
Je doel is om zo lang mogelijk zonder afleidingen te werken. Hoe bereik je dit? Door je tijd op de juiste wijze te beheren: neem korte pauzes en stel taken die er niet toe doen uit.
De Pomodoro Techniek kan een zeer behulpzaam hulpmiddel zijn. Dit is een simpele techniek waarbij je in tijdsblokken van 25 minuten werkt (Pomodoros) en een 5 minuten durende pauze neemt. Je kunt de timing natuurlijk altijd aanpassen aan jouw behoeften. Zorg er echter wel voor dat je gefocust te werk gaat en dat je ook pauzes neemt.
8. Beloon jezelf
Laat je niet door je schuldgevoel tegenhouden om pauzes te nemen (sommige mensen voelen zich schuldig wanneer ze vanuit huis werken!). Tijdens je pauze kun je een video bekijken, maar het is beter om even van je werk weg te stappen. Ga lekker naar buiten om te wandelen, eet een gezonde snack of spendeer gezellig wat tijd met de mensen die thuis zijn.
Pauzes helpen je om je batterij weer op te laden, zodat je beter werk kunt verrichten. Denk nou niet dat je pas productief bent wanneer je 100% van de tijd werkt.
9. Maak gebruik van technologie om productief te blijven
Mensen die vanuit huis werken hebben vaak geen toegang tot het intranet van het bedrijf of de fysieke documenten. Om die reden kan het zo zijn dat er een technologische back-up vereist is.
Hier bij Nozbe gebruiken we verschillende apps om ons werk gedaan te krijgen. Ontwerpers gebruiken de Adobe suite apps, programmeurs gebruiken GitHub (een collaboratieve omgeving voor codering). Voor mind mapping gebruiken we mind mapping apps en voor documentatie en brainstormen gebruiken we Dropbox paper als een collaboratief platform voor schrijfwerk. We slaan onze bestanden meestal op in gedeelde folders binnen Dropbox. In ons team heeft iedereen een Dropbox account en we kunnen dankzij de gedeelde folders alles gelijk op onze computers zien. We posten ons werk en onze feedback voor de rest van het team.
We gebruiken daarnaast ook ons eigen product – Nozbe Teams – om projecten te delen en om door middel van taken te kunnen communiceren. Net zoals bij Dropbox hebben we binnen Nozbe gedeelde projecten staan waarbinnen we taken toevoegen en delegeren. Zodra we een taak afgerond hebben zetten we de resultaten in een opmerking en delegeren we het aan iemand anders, zodat ze kunnen zien wat we voor ze gedaan hebben. Het is ook een handige manier om feedback te kunnen krijgen.
Dankzij de nieuwste technologieën zijn onze bestanden, taken en projecten gesynchroniseerd. We proberen echter op een asynchrone wijze ons werk gedaan te krijgen in onverstoorde tijdsblokken.
10. Blijf met je team communiceren
Communicatie is de sleutel voor teamproductiviteit. Hoe communiceer je op een effectieve wijze met je team wanneer je vanuit huis werkt? Je kunt in deze digitale wereld niet op face to face communicatie bouwen. Chats zijn overweldigend omdat er te veel berichten binnenkomen. En e-mail met CC en BCC behoort tot de steentijd. Probeer daar maar eens informatie te vinden die bruikbaar en up to date is.
Na verloop van tijd realiseerden we ons dat we voor teams een andere vorm van communicatie nodig hadden… Taakgebaseerde communicatie. Een vorm van communicatie waarbij alle discussies rondom taken en projecten draaien waarop iedereen feedback kan geven. Teams boeken resultaten wanneer de context en de relevante informatie zich op één locatie bevinden.
Wij gebruiken de Nozbe Teams app. voor samenwerking en communicatie. Op deze wijze ervaren we:
- minder storingen,
- minder vergaderingen,
- het vermogen om zelfs onderweg overal bovenop te zitten,
- het genot dat teamleden op dezelfde pagina zitten,
- een snellere afronding van teamprojecten.
De Nozbe Teams app is ontworpen voor teams die uit 5-100 mensen bestaan die hun productiviteit en communicatie naar een heel nieuw niveau willen brengen. We moedigen je aan om het zelf gratis uit te proberen via nozbe.com/teams
Samenvatting
Vanuit huis werken kan voor zowel de werkgever als de werknemer belonend zijn. Dit is een geweldige kans om beter te leren werken, om focustijd te waarderen en om op een asynchrone wijze met het team te communiceren.
Je leert om mensen niet te storen. Jij en je team kunnen meer gedaan krijgen omdat je veel meer tijd hebt om te werken. Je kunt ervoor kiezen om jezelf af te schermen en om niet op chats of telefoontjes te reageren. Je hebt ook niet de neiging om deze tools te gebruiken om met anderen samen te werken.