Nozbe

Sommige mensen vertrouwen volledig op hun kalenders: ze willen de lege ruimtes in hun schema reduceren, de tijd die gespendeerd wordt aan vergaderingen en taken minimaliseren en de processen optimaliseren. Maar wat als dit niet voldoende is om onze werkdagen volledig te verbeteren?

In hun fundamentele artikel van 2007, wijzen Tony Schwartz en Catherine McCarthy op de nadelen van planningen die op tijd zijn gebaseerd. Tijd is een beperkte bron. Energie is echter anders, zeggen ze. Door langer te werken beïnvloed je je productiviteit, en niet op de manier die jij verwacht.

De auteurs benadrukken 4 essentiële energiebronnen: het menselijk lichaam, emoties, verstand en geest. Dit betekent dat we voor vele verschillende aspecten van ons leven moeten zorgen, ook onze persoonlijke levens, als we ons uithoudingsvermogen willen verbeteren. Het lijkt vanzelfsprekend dat onze gezondheid, relaties en zelfs de condities waaronder we leven van invloed zijn op hoe we ons voelen, gedragen en werken.

Het is niet genoeg om alleen maar bewust te zijn van wat belangrijk is en wat niet belangrijk is. Je moet nu handelen. Gebruik Nozbe nu als hulpmiddel om al deze aspecten te beheren en om het beste uit jezelf te halen! Hier zijn een aantal tips.

Reduceer afleidingen

  • Plan tijd in voor het bekijken van e-mails. Hoe vaak heb je deze tip al gehoord? Ik durf te wedden heel vaak. Hoe vaak heb je geprobeerd om deze tip na te volgen, in plaats van elke keer elk nieuw bericht te bekijken? Niet vaak genoeg. Pak je kalender erbij en bekijk welk moment van de dag het beste is voor jou om je inbox te checken. Volg het plan. Vergeet niet dat je e-mails kan doorsturen naar Nozbe en dat er een aantal tips en trucs zijn die je kunnen helpen met een overvolle inbox. Bekijk de video onderaan - e-mails en Nozbe in een notendop:

Nog één extra e-mail gerelateerde tip: denk erover na om het volledig uit te bannen binnen jouw team, zoals we dat zelf een aantal jaren geleden ook gedaan hebben.

  • Zet notificaties uit. Tegenwoordig notificeren alle apps je met inhoud, activiteiten of evenementen. In werkelijkheid hoeft maar een klein aantal daarvan daadwerkelijk bekeken te worden. De meesten zouden uitgezet moeten worden, voor je eigen welzijn. Wij leveren ook notificaties. We nemen aan dat je geïnformeerd wilt worden wanneer er iets gebeurt met jouw team en projecten. Maar je kunt ze altijd uitzetten. Voor altijd of voor een bepaalde tijdsperiode. Als je je overweldigd voelt, ga dan naar “Instellingen” en ga daarna naar “Notificaties” om notificaties aan- of uit te zetten.

Turning off notifications

Meer kracht met categoriën

  • Categoriseer je energieniveau. Sommige taken hebben je volledige aandacht nodig (b.v. schrijven, strategisch denken, ontwerpen), anderen, in vergelijking, zijn meer herhaalbaar en gemakkelijk te doen, zelfs zonder een extra kop koffie. Waarom categoriseer je ze niet volgens de mentale moeite die je ervoor moet doen? Ik vind het systeem van Chad Garrett echt geweldig, maar je kan ook je eigen mate creëren.

  • Gebruik de “Sport” categorie voor fysieke activiteiten. Het icoon van de “rennende man” binnen Nozbe is geen toeval. De meesten van ons sporten regelmatig. En dat zou jij ook moeten doen. Plan trainingssessies in en stel doelen vast met specifieke categorieën. Als je van hardlopen houdt, kun je beginnen met onze template gids voor beginners.

  • Gebruik de “Kikker” of “Belangrijk” categorie voor de meest belangrijke taken. Wanneer je een toegewijde Nozbe gebruiker bent, hebben je projecten misschien wel honderden taken. Een simpele manier om alles in de gaten te kunnen houden is door elke avond naar de lijst te kijken en “kikkers” te kiezen. Om een lang verhaal kort te maken - “kikkers” zijn de meest belangrijke taken die gedaan moeten worden aan het begin van de dag. Wijs ze daarna een speciale categorie toe - je kunt het gewoonweg “kikker” noemen of iets anders. Ik houd persoonlijk van het rode uitroepteken, met de naam “MBT” (Meest Belangrijke Taak).

Nu weet je wat je als eerste moet doen.

categories

Houd je projecten onder controle

  • Deel projecten en delegeer. Gebruik de kracht van jouw team en delegeer werk. Binnen Nozbe is dit makkelijk te doen: kies een persoon en beschrijf de taak. Het zal daarna in hun Prioriteitenlijst verschijnen. Wees voorbereid op vragen, geef de benodigde ondersteuning maar laat je teamlid het op zijn/haar manier doen. Bekijk de uitstekende gedachten van Michael Hyatt betreffende de kunst van delegeren.

  • Wekelijkse Herziening. Zonder enige twijfel is een Wekelijkse Herziening een sleutelelement voor elk productiviteit systeem. We zijn nu een nieuwe aanpak aan het testen: elke vrijdag herziet het team privé- en werkprojecten, organiseren ze hun werkplaats, documenten en andere zaken, en plannen ze de komende week in. We zijn een week geleden begonnen en we hebben al de eerste positieve effecten gezien. Probeer het daarom zelf ook uit! Om te beginnen kies je één van de templates die beschikbaar zijn op de Nozbe.how site voor Wekelijkse Herzieningen.

  • Dagelijks inplannen. Als je jouw “kikkers” gekozen hebt, dan ben je al halverwege! Nu moet de juiste tijd gevonden worden om ze gedaan te krijgen. Op ons Blog beschrijft Michael zijn manier van inplannen - of om preciezer te zijn, niet ingepland, in combinatie met de Pomodoro techniek. Voel je vrij om dit aan te passen aan wat jij nodig hebt.

Verhoog je motivatie

  • Waarom wil ik dit bereiken? Dat is de vraag die je jezelf moet stellen, voordat je een taak voor de tweede of derde keer voor je uitschuift. Stel jezelf de vraag en schrijf je motivatie op. Als je ten minste één sterke reden kan vinden, voeg dan een opmerking toe aan de taak - je hebt dan iets meer zekerheid dat het uiteindelijk gedaan zal worden, omdat je weet waarom het belangrijk is. Maar als je jezelf niet kan overtuigen, overweeg dan om het voor altijd te schrappen.

  • Stel deadlines vast, zelfs fictieve deadlines. De tegenstander die me de meeste moeite kost om te verslaan, ben ik zelf. Daarom moeten taken uitdagend zijn. Je kunt je concentreren op het “voltooien” van je plannen, door de beschikbare tijd die je hebt te limiteren. Op deze wijze verschijnt de taak op je Prioriteitenlijst zodat je het niet kunt negeren. Pro tip: om deadlines onder controle te hebben gebruik je het Kalender venster.

Als laatste, maar niet als minste: wees consistent

Zoals Stephen Covey al opmerkte, kan geen techniek of truc efficiënt zijn zonder eerst aan het karakter te werken. Alleen door herhaling, falen en nogmaals herhalen kan goed advies in een gewoonte veranderen. Probeer voor ten minste één maand, één of meerdere tips van de lijst hierboven en kijk of je het verschil ziet. Er is altijd ruimte voor verbetering :) Heel veel succes!

geschreven door Kuba, sociale media manager