Tijdens de Nozbe Reünie in oktober hadden we de mogelijkheid om een nieuw beleid binnen ons bedrijf te bespreken, genaamd “Thank God It’s Friday” (we hebben dit in onze vorige post besproken). Het is niet makkelijk om dit toe te geven, maar voordat we van start gingen met dit nieuwe beleid deed bijna niemand regelmatig zijn of haar onderhoud. Michael wilde hier graag verandering in aanbrengen. Dankzij deze stap kunnen we nu onze resultaten en tips onthullen en met de mensen delen die ook graag het “TGIF” beleid willen volgen.
Ontwerp jouw vrijdag
De belangrijkste les voor mensen die van vrijdagen houden is om je te focussen op je eigen schema. Bezie TGIF als een dag die je zelf ontworpen hebt, niet een dag die wordt opgelegd door je dagelijkse taken, een takenlijst of je baas. Je bent de enige die beslist wat je gaat doen na je onderhoud.
Dat moet natuurlijk door het hele team gerespecteerd worden; anders kan het al snel misgaan, omdat een leidinggevende je een lijst met dingen kan geven die ‘gisteren’ eigenlijk al af moesten zijn en daarnaast kunnen collega’s je met hun vragen blijven storen - omdat, nou je weet wel, “je hebt vandaag zoveel tijd tot je beschikking”. Alleen wanneer de regels worden geaccepteerd en door het team eigen worden gemaakt, ben je pas werkelijk in staat om jouw vrijdag te ontwerpen.
Vrijdag - geen doordeweekse dag, geen weekend
Na het wekelijks onderhoud leren we, lezen we, bekijken we iets of doen we datgene wat ervoor zorgt dat we beter in ons werk worden. We doen datgene waar we normaal gesproken niet genoeg tijd voor hebben. Of, als het nodig is, kan iedereen het einde van de dag inluiden en de tijd alleen doorbrengen. Het is niet verrassend dat we van onze baan houden en om die reden is er nog geen misbruik gemaakt van dit privilege.
Integendeel, we zijn nog steeds aan het leren om vrijdagen niet te gebruiken voor de taken die we niet af konden krijgen in de voorgaande dagen. Dat is best wel een uitdaging. Het wordt echter wat makkelijker wanneer je je vrijdagen van andere weekdagen scheidt en andere gewoontes creëert voor deze dag van de week.
Weet wat je beperkingen zijn
Er zijn taken die niet ingepland of strak georganiseerd kunnen worden, waardoor het TGIF-idee ontspoord. De afdeling Ondersteuning is hier een voorbeeld van. We geven 365 dagen in het jaar klantenondersteuning. Onze ondersteunende medewerkers kunnen het schrijven van antwoorden op vragen en problemen van gebruikers niet uitstellen. Maar zelfs ons ondersteuningsteam voelt het verschil tussen vrijdagen en andere dagen: ze doen hun wekelijks onderhoud, ze proberen hun vaardigheden te verbeteren en ze doen nieuwe kennis op.
Focus je op je wekelijkse onderhoud als je geen tijd kunt vrijmaken om jezelf te verbeteren. Dit kun je bereiken en het is zeker de moeite waard.
Hoe verder, hoe beter
Je wekelijks onderhoud kan in het begin veel tijd in beslag nemen. Zelfs een hele dag. En dat is oké. De wekelijkse onderhouden die daarop volgen zullen steeds korter zijnElke onderhoud die daarop volgt zal korter, beter en leuker zijn. Je wekelijks onderhoud kan zelfs ingekort worden tot minder dan een uur wanneer je regelmatig met veel focus en vastberadenheid te werk gaat. Stel het niet uit, doe het gewoon elke vrijdag!
Tips & Trucs van het Nozbe Team
- Soms zorgt regulier werk ervoor dat een vrijdag spannend en waardevol is. Marcin, onze ontwikkelaar, leert en boekt vooruitgang wanneer hij op vrijdagen codeert (programmeert). Zit jij ook zo in elkaar? Dan heb je geluk :)
- Leer je tools kennen. Bekijk tutorials, probeer nieuwe of niet vaak gebruikte eigenschappen uit. Hubert, onze ontwerper, gebruikt zijn TGIF om up-to-date te blijven met de dynamisch veranderende tools van Adobe.
- Het wekelijks onderhoud heeft niet als doel om die kleine “het neemt maar 15 minuten in beslag” taken te voltooien. Ga die verleiding dus te lijf! Zelfs wanneer je zulke taken op je lijst tegenkomt is het belangrijk dat je je onderhoud blijft doen. Je kunt ze markeren met de “benodigde tijd” parameter om ze later gemakkelijk terug te kunnen vinden.
- Radek (één van de in totaal 3 Radeks die voor Nozbe werken) vond een geweldige methode om vrijdagen van andere dagen te onderscheiden: hij spendeert ze op een andere plaats of binnen een andere context. Je hoeft niet achter een bureau te zitten, je kunt ook op een bank of in een andere kamer gaan zitten. Daarnaast kun je ook, zoals Michael, naar een koffietentje gaan.
- Het onderhoud is verplicht voor ons en we moeten daarom via Slack rapporteren dat we dit gedaan hebben. Motiveer jezelf (en anderen) door erover te praten op de chat van je bedrijf of het kantoor.
Vrijdag? Waarom niet zaterdag of zondag?
Terwijl vrijdag een redelijke keuze lijkt te zijn, kun je er natuurlijk voor kiezen om op een andere dag je onderhoud te doen. Voel je vrij om te experimenteren en om je ervaring met ons te delen door een opmerking achter te laten! :)
P.S. Luister naar aflevering #70 van The Podcast om meer over de nieuwe en frisse gedachten te weten te komen die Radek en Michael tijdens de Nozbe Reünie hadden.
