做到更有办事效率是件好事。
我们的办事效率越高，工作中，家中，学校里以及生活中的所有其它方面所能办到的也就会越多。 而有各种各样的效率提升工具涌现则是这种情况的前提。 这些工具许诺会令个人和组织机构更有效率，而他们中有一些也确实做到了自身所承诺的(绝大多数时候)。
尽管如此，但效率提升工具并非在每种情形下都是积极的助力。
有趣的是，相比于过去绝大多数此类技术还没有的岁月，现如今可利用的效率提升工具其海量数量未必就转换为了相应的办事效率风险。 无数情形下效率提升工具和效率提升目标可能会产生无意为之的负面影响。 下面就让我们了解一下这其中的一部分。
1. 着手将收件箱清零
电子邮件是当今业务沟通的首选模式，每一天都有近5000亿封电子邮件发出 。 工作分配，客户问询，产品开发交流以及长期的商业策略都只是存在于电子邮件范围内的一部分讨论。 正是因为电子邮件的重要性 ，才会有很多效率提升工具力图帮助用户将他们那些未阅读，未回复或未付诸实施的电子邮件的数量降至零。
从表面来看，这一目的值得赞扬。 不过电子邮件是业务的赋能器，其本身并不是终点。 也许管理自己的电子邮箱会将你搞的焦头烂额，而且后续你投入的时间又没能达到真正将工作完成所需的时间。 这种情况下，将你的收件箱清零未必就意味着会为业务带来最大价值。
2. 购置多种效率提升工具
许多效率提升工具被设计用来只解决一种问题。 有些工具聚焦的方向有电话推销，潜在需求培养，会计，电子邮件管理，时间管理，网络管理，项目管理等等。 很多公司最终意识到纵使部分效率提升工具的功能有所重叠，但这些工具本身的数量还是很多。
按Siftery的说法，Salesforce，Facebook和Apple 利用的工具数量分别达到了令人难以置信的559种, 314种以及287种。 也许这看似没什么大不了，因为这三个例子全都是高利润的过千亿美元企业。 可是绝大多数企业却享受不到巨额专款，因此每一种额外的工具都是一笔公司也许会承受不起的开销。 例如，你可以选用单个追踪网络活动的记录工具 ，而不是使用多款会使应用程序出现问题的追踪工具。
在确保工具彼此间以及与业务应用程序相兼容方面也会有费用支出。 而且这笔费用的数额可能会相当可观。 总的来说，在某些时候与购置，维护和集成很多效率提升工具的费用相比，通过实施它们所实现的成本节约比之要少。
这也令你选择何种工具会有所不同。 通过选择一些能够涵盖你日常工作的多个方面并且能帮助你管理时间，项目，任务，待办事项以及能在团队氛围里轻松地沟通和协作的简单工具，比如Nozbe应用，你就可能会实现数额相当可观的成本节约。
3. 以正确方式进行多任务处理
当使用效率提升工具时，你往往会需要在一天中多次在工具和其它业务应用程序之间来回地切换。 在那些依赖着成百上千种工具的大的组织机构中，也许普通员工每天所使用的应用程序数量就有十几款抑或更多。 这种应用程序间的多任务处理也许会由于用户很可能正在多个方面实现着他们的目标而看似令人印象深刻。
不过情况正相反，有研究表明，多任务处理确实会降低办事效率，抑制有序操作以及让智能优先级处理受阻。 一旦有人切换到了不一样的应用程序，那么重拾关系，调节心理以及专注于眼前的任务就会占用他们若干时间。 糟糕的情况是这些效率提升工具拥有移动端应用版本，因为不断的提醒会变为分心。
4. 生效的完美主义
效率提升工具能够通过你的投入帮助你实现最高品质和最大产出。 这是值得赞扬的。 尽管如此，效率提升应用还是可能会将你卷入追求无法实现的完美主义的恶性循环。
以此为背景探讨一下我们手机上那些由部分世界上最大的云托管服务供应商技术赋能的效率提升应用。 廉价的虚拟主机和像谷歌，微软和亚马逊这样的云计算巨头都不能担保他们的客户有100%的正常运行时间。 最好的也不过99.99999%。
HostingCanada.org的CTO Gary Stevens新近发表了一份正常运行时间分析报告，其发现平均加载速度和平均正常运行时间这两者在顶级托管服务供应商之中的差异都很巨大，速度区间为336ms到7502ms，正常运行时间区间为高档的99.993%到低档的97.643% - 相差2.35%。 网络托管服务越廉价，可以预计停止运行时间也就会越长。 随着停止运行时间的增多，你也会承担访问人数变少的风险。
现在设想一下，如果这些企业决定了放弃其它一切，那么他们一定是为了将自身的精力集中在实现100%的正常运行时间 上。达成这一理想目标所需的时间和成本会远远大于任何通过将可靠性提高0.0002%所累积的收益。
同样地，那些强调尽善尽美的效率提升工具是适得其反的。 工作的目标首先应是完成任务，而不是尽善尽美地去执行它们。
5. 无所不包的待办事项列表
许多效率提升应用被设计用来确保凡事无遗漏。 这是有些任务可能会完不成 并非因为作业人员不想或无法将它们完成，而仅仅是因为他们将这些任务忘记了的认识基础。 为了对这种无心疏忽的风险加以防范，工具可能会生成一份庞大的，预计用户为了顾及将他们一天的工作完成而会全部执行的待办事项列表。
然而超长的任务列表 可能会起到完全相反的效果。 谁也没有无限的时间，精力和资源任其支配。 长的待办事项列表 会因为用户经受着应该从何开始的决定困扰而让人感到不知所措和造成拖延 。
总结
那么解决方案是什么呢？ 不为每一个办事效率问题都加持技术会让企业和个人都受益。 也许你经常会想，通过工具圆满解决的效率提升障碍事实上是你办公系统中的一处结构性缺陷。 这种情况下，灌输解决问题的思维方式和寻求效率低下的直接解决办法的人员管理新途径才是一种更为可持续(而且也更廉价)的策略。
例如，仅仅减少人们出席的会议的数量就能给员工留出更多的时间来真正将工作完成，于是就会提高办事效率。 许多公司会议事实上是完全没有必要的 。哪怕有需要时，它们也往往会被包括自动分配了毫无必要的漫长时间段在内的为数众多的低效率所折磨。 削减会议是一种有着相当大办事效率回报的非技术类解决方案。
技术是强大的盟友。 然而企业们能够认清技术过度使用及其开始成为负担的情形才是至关重要的。
