Nozbe

大家好,我是Michael,是Nozbe公司的创始人。 两年前我雇佣了Magda担任Productive! Magazine杂志的编辑一职。 因为这真的不是一个全职的工作,所以我也曾问过她是否能临时充当我的助理。 在此之前我从未找过助理,我想学习如何与助理工作。 她同意了,两年后的今天她仍然在帮着我完成工作。 在这篇文章中,我想要分享的是我们是如何一起工作的。 我希望这对于思考着想要与助理一起工作或是思考着寻找方法来改善人们间的协作的任何人都能有所帮助。 实际上我们在考虑录制一段关于它的短视频,相信很快就会有结果。 下面说的就是我们如何同Magda一起办公:

Magda负责管理我的电子邮件

尽管我们强调了在Nozbe内部很久以前就放弃了电子邮件的使用,但是我们不能阻止整个世界都使用它。:) 我每周都会接收数百封电子邮件,是Magda在帮忙处理它们。

那么是怎样一起工作的呢?

在我们合作之初,我就设置好了自己所有的Gmail邮箱账户,因此它们中的每一条新消息都会被转发至一个我们称之为”CEO”的电子邮件地址中。 我也已授权Magda使用该”CEO”账户 - 在我的Gmail邮箱中,它被称为”被委派账户”。 这就使得我们俩儿都可以访问我的电子邮件,也都可以接收和发送来自”CEO”地址的电子邮件。

这里有来自已分享Gmail邮件收件箱的各类电子邮件:

  • 个人的
  • 商务上的 - 个人性质
  • 通过公司发送给多个接收者的专属商务电子邮件
  • 自动发票,账单,账户报表以及其它财务相关的通知
  • 等等其它方面

Magda会归档那些不要求任何回复或仅是做广告的电子邮件;她会定期发送财务相关的消息到我Evernote中的专用笔记本上。 如果某封邮件不怎么涉及个人,而Magda又足以能准确回复它,那她就会自行处理。

现在,重中之重是: 消息需要我做出回应,回复,确认或是给出简单建议。 下面说的就是我们如何通过Nozbe处理它们:

我们在Nozbe中的项目被称为: “CEO”

CEO project in Nozbe

Magda会将它们转发至Nozbe中被称为CEO的专用项目中,方法是使用Nozbe的电子邮件转任务功能

  • 她在Gmail邮箱中仅需点击转发按钮。 之后,在地址栏中输入她的专属Nozbe电子邮件地址,格式为: magdas_username.magdasPIN@nozbe.me (注意不是.com!)。

  • 她会删除”转发: 电子邮件主题”中的”转发”字样,从而使它看起来更像是Nozbe中的一个任务名称。 有时候她也会为了Michael能对任务一目了然而完全更改它。

  • 她会通过在主题栏使用井号标签来添加参数。 她会使用井号标签#Michael来委派任务给我 (Michael是我在Nozbe中的用户名 :-))

  • 她会通过添加#CEO(等同于: #您的项目名称)将自己的消息指向适当的项目。 Nozbe会识别出#Michael所代表的任务委派对象,#CEO - 所代表的目的项目。

  • 如果消息中有一些多余的图片或是其它多余部分,她也会将它们移除。 她这样做仅仅是为了让我能专注必要内容。

  • 假如她想添加自己的一些内容,就会征求我的意见或是提出一些建议 - 无论她需要做什么,都会在消息正文最上方将其输入。

  • 她会点击”发送”按钮 :)

几分钟后,转发的电子邮件就出现在了”CEO”项目中,而我也就能在自己的优先级列表上看到它了,因为此任务是委派给我的。 我写下需执行事项并将该任务委派回Magda以便她能对其处理。

有时候,我也进入Gmail邮件收件箱来自己回复重要邮件,并将任务标记为完成。

Magda负责组织安排我的会议

当我有预定会议时,Magda就会写电子邮件列出会议详情,并将状态更新作为评论发表在任务上,就像这样:

  • Magda: 他们只能在欧洲时间周五下午1:30与你交谈。 我查看过了你在这个时间没有约定。 这个时间合适吗?
  • 我: 没问题,这太好了

当我在评论中表示同意时,Magda就会联系会议另一方来确认日期,她会将他们的Skype ID记下并作为评论发表在任务中。

  • Magda: 所有事项均已安排好: 他们的Skype ID是"MrXSkype"

meeting task

Magda将该任务委派给了我并添加了日期和所需时间:

  • 谁负责? Michael
  • 日期? 8月14日,周五
  • 时间? 下午1:30
  • 所需时间? 30分钟

现在我可以从自己今天的优先级列表中安全移除该任务了,因为我知道它会在周五再次出现,并且我会在会议开始前30分钟收到推送通知。

因为我的Nozbe账户也是与我的Google Calendar同步的,所以约定也会自动出现在这,因此不必担心,我不会错过任何事情。

一起忙于项目

很多时候我都是与自己的助理一起忙于市场营销以及其它方面工作的。 为此我设置了属于我们的全新项目,同时也邀请Magda参与其中。

比如说我要去商务旅行。 那我首先会给Magda添加一些任务,她能从这些方面入手:

  • 查找会场 - 研究
  • 费用
  • 客户名单
  • 新闻稿和联系人
  • 演讲
  • 飞行

她接收了该项目的邀请并开始了工作。 当她需要很多很多文档时,她会使用自己的Dropbox文件夹来保存它们。 得益于Nozbe和Dropbox的集成,之后她会在Nozbe中添加新评论,并直接附上来自Dropbox的这些文件。

我们会在每个任务的评论中就该文件以及与此项目相关的其它事情发表评论。

在时间压力下工作 :)

当我太长时间不回复Magda委派给我的任务时,她就会通过在该任务上添加评论来提醒我:

  • Magda: @Michael - 我正在此等待你做出回应!

因为我绝不会外出不带自己的iPhone以及Apple Watch,又由于我会接收到有关Magda在任务的评论中提及我的推送通知,所以我就能知道Magda在任务中提及了我。

为了标示这些紧急的任务,Magda在Nozbe中创建了一个”紧急”类别并以红色标出。 她将该类别添加进了她自己认为真的很重要的那些任务中。 这对我而言是非常方便的,因为我能借助这些任务接着过滤自己的优先级列表,并能将心思集中到完成它们上。

Urgent category

您是如何与自己的助理以及周围的人一起工作的?

通过任务沟通的方式不仅能完美适用管理者和助理,同样也适用合作伙伴,同事以及整个团队! 我希望通过这篇文章能给您足够多的启示,使您能开始通过Nozbe来与其他人一起工作;不要只顾着通过电子邮件来组织事项,电子邮件只适用初步沟通,而Nozbe才适用完成工作。

观看优酷上的视频

(Michael Sliwinski撰文,他是Nozbe创始人;文中提及的Magda Blaszczyk,是他的助理)