会议被视为每个团队基本的生命元素。 所有人都喜欢会议，是吗？ 之所以喜欢是因为有所讨厌吗？会议唯一拥有的就是优点！
- 作为会议参与者，你能争取到时间来装作自己在忙工作，在奉承着你老板的同时还可以查看自己的电子邮件或微博主页。
- 作为会议组织者，你能得到逃避决策之责的便利途径。 不知道要做什么？ 那就召开会议！ 将工作职责甩给团体！
- 会议是解药，可解一切问题 - 想法，方向，战略等等的缺乏，当然了，会议还有助于构筑和加强"团队精神"。 因为造就了好的团队的正是频繁的会议，没错吧？
- 除此之外，会议的组织也很容易 – 你需要做的就是在日历翻找公司的日程安排，一旦发现留空的时间空当将其填补上即可！ 添加会议，邀请所有"重要"人员，要确保无人被遗漏…，否则漏下的人可能会生气！
有的时候会议确实是有必要的
重点在于"有的时候"和"有必要"。 所有的会议都应拥有明确的目的，并且只有在出席者有备而来时才举行。 会议在帮助理清和处理既定议题的细微差别时是最有成效的。
在Nozbe公司，大家从一开始就在进行着远程办公。 结果就是，相比于"传统型"公司我们举行会议的方式会有所不同。 为了帮助我们开发全球有将近700,000人在用的自家产品，我们会尽力让会议尽可能的有成效。 下面给出的是一部分我们在会议期间会遵守的规则:
- 我们会避免头脑风暴 – 我们不相信临场的头脑风暴。
- 我们会避免协商式会议。 我们在项目，任务还有任务评论内管理我们的工作。 一切都是书面形式的，每个人都知晓他们的工作职责。
- 我们不搞"全员会议"，也就是整个团队的会议。 每当有沟通需要时，我都会添加评论或是录制一段所有人都能在方便的时候观看的短视频。
由于人们被迫待在家里的缘故，疫情让会议的组织变得困难起来
今年很多公司和组织机构都面临着一个重大问题: 所有人都在家中办公的情况下如何举行会议？ 另一个挑战是选择一款能为大量参与者举行线上会议的合适的视频会议工具。 另外孩子们都离校了，我们中的许多人不得不肩负起额外的工作职责，比如帮助孩子们做作业。 所有这一切都令会议的组织变得非常困难。 也许一开始就评估会议有无必要正是好时机。
让我们做下详细介绍！ 下面给出一些制定会议计划的方法，它们是Nozbe公司的人员为了减少会议次数以及让会议变得更有意义而采用的。
首先，好的会议是定期且可选择的
重要的是降低加入门槛儿，为员工们的实际工作留出更多时间，但是也要让他们知晓会议将要举行的时间和地点。
💡技巧: 时间和地点始终固定不变。
Nozbe公司的大多数会议都是定期举行的，且地点始终不变，也就是Zoom中的"虚拟会议室"。 每场会议都有专用会议室，因此出席者们知晓要加入的是哪一个。
下面给出一些示例:
- 开发团队会议 - 每周一上午10:00，
- Nozbe设计会议 - 每周二下午2:00，
- 营销团队会议 - 每周三晚上12:00。
💡 技巧: 人员不变。
每场会议都有其固定的参与者。 这样一来我们就能避免有人未被邀请的情况。 另外，通过让大家参与熟人间的讨论还能够改善会议氛围。 我们参与的定性讨论越多，自身的洞察越有价值，这样我们也就能得出更为准确的结论。
💡 技巧: 出席是非强制性的。
会议的出席不是强制性的。 如果有人不能出席或是在忙其它的事情，那也没人会生气。 在Nozbe公司，会议的优先级相比于专注地处理具体问题要低。
💡 技巧: 会议是非强制性的！
重要的是哪怕在日历中已有预定，会议也不是强制性的！ 特别是考虑到我们的大多数会议都要求有议程这一事实，会议就更非强制性的了。 如果周二的设计会议议程截止周一晚上还未获批，那么此次会议就会被取消。 没有议程 = 没什么好说的 = 没什么好浪费时间的。
其次，好的会议拥有组织良好的议程
会议议程不算正式的东西，但必须落实在书面上。 在Nozbe公司大家都使用Nozbe Teams应用，所以会议议程往往是作为任务评论，或是任务列表保存在特定项目中的某一部分里的一份简单清单。 它存储在所有的会议参与者都能访问的地方。
💡 技巧: 议程必须包含文档材料。
但是光有计划还不行。 还要包含在议程中，议题也必须经过充分准备。 因此假如周二举行设计团队会议的话，那么提出议题的人就应当在周一晚上之前提交议题介绍。 为此我们会使用能对文本的特定部分加注评论的Dropbox Paper。
💡 技巧: 每一位出席者都必须要做准备工作！
这样一来我们就拥有了一份概述了所有问题的议程。 所有参与者都被要求在会议之前阅读议程。 再次回到我们设计团队会议的例子: 每个人都会阅览议题然后针对具体的段落发表评论，记录下他们的疑点和观察结果。
💡 技巧: 寻求专家的建议！
得益于Nozbe Teams和Dropbox Paper中开放的讨论格式，未出席特定会议的人员也有机会获悉我们当前的工作内容并发表意见。 哪怕其他的团队成员未参加会议，提出议题的人往往也会请他们添加评论来分享意见。
这样一来我们就能通过完全异步的方式在会议之前先开一场会议，因为首轮信息交流是在评论中进行的。 这就是我们的头脑风暴，只不过是书面形式的，而且先于实际会议的举行。 产生的效果非常好！
💡 技巧: 会议期间我们不做问题汇总，就是直接讨论问题！
在此阶段，我们清楚每个人都有备而来，所以大家能直奔主题，也就是问题和疑点。 我们不在议题的汇总上浪费时间。
如果会议偏离主题，转变成了头脑风暴，那我们就会确保所有的想法，决定和结论都落实在书面上。 另一方面，当会议时间太长时我们就会将其结束，然后选择一名愿意更详细地探究这一主题的人员为我们的下一次会议准备相关的文档。
再者，好的会议是以笔记和任务结束的！
每次会议之后，我们都会用结论和决定来更新涉及抛出问题的初步文档。
💡 技巧: 笔记，笔记…，还有任务！
为了推进项目，我们会更新与讨论的议题有关的任务，或是创建新的任务。
得益于这样一种方式，团队里的每个人都能了解到会议上做出了什么样的决定，并且他们能够随意添加自己的评论。 这样一来也就没人觉得自己被排除在外或被忽视了。
💡 技巧: 会议之后给所有人都分发会议纪要。
与会者中的一人还负责书写我们稍后会在公司动态这一项目中张贴的简短会议纪要 ，因为我们需要整个团队都知晓公司当前正在开发什么特性。
你同样可以让自己的会议变得更好更有成效！
对自己公司会议的数量或质量不满意？ 那就从今天开始尝试做出一些改变吧:
- 每场会议都要求有议程，
- 鼓励团队在会议之前就准备好议题，
- 尽量将出席者人数减少到最小。
Nozbe公司13年的远程办公经历在办事效率方面教会了我们许多事，我们学会了尊重他人的时间以及保留文档材料。 虽然在一家一切皆远程的公司中做笔记是件很自然的事情，但我认为这实际上是提升每个团队的办事效率的关键。
一些能够跨所有主流平台运行的非常棒的工具可以任由大家选用: Nozbe Teams用于项目和任务的执行，Zoom用于视频会议，或者Dropbox Paper用于起草文档材料和对文本加注评论。 另外这类工具中的大部分不是免费的就是十分廉价的。
没人喜欢浪费时间。 我希望这些技巧能促进激发你的团队尝试一些改变，令你们紧扣主题，让这些改变富有成效。 套用一句中国的谚语，尤为适用眼下发生的一切: “改变习惯的最佳时间是数年前，仅次于它的最好时间就是现在！”