在最近的一次Nozbe大团聚中，我们还像往常一样，用了几个小时的时间分享了一些我们个人的办事效率技巧，以及一些自上次会议以来我们所汇集的效率提升方面的领悟。 我们给出了很多奇思妙想的点子还有节省时间的工具！ 其中的一些特别值得与更广泛的受众群体分享！ 我相信它们对生活的改变是你可以体会到的。
最初任务第一人 - Radek
Radek是Nozbe公司的iOS和MacOS系统开发工程师，他是公司里的其中一位效率提升专家。 得益于良好的周计划策略，他每周都能够进行平均50%，最多60%的深度工作！
那么他的工作日安排是怎样的呢？
最初任务
先从浅显的事情入手会适得其反。 而用要求非常苛刻的任务来开启新的一天则可能会以失败告终，因为我们还没有醒来，还没有准备好迎接智力挑战。
这也是为什么Radek为一周的每一天都安排了会令他继续工作下去的最初任务的原因！ 就是一场热身。 这通常是一个他对前几个步骤有所了解的任务 - 他确切地知道要做什么，也明白自己只管去做就好。
它不可能是浅显的事情 - 它需要你保持专注，但又不会令你不堪重负喘不过气来。 Radek是程序员，因此对他而言，最初任务可以是重构某些他发现可以用一种简单的方式加以改进的代码。
最初任务是30-45分钟的工作。
Radek会在Nozbe中搜集他一周之内的最初任务并为这些任务冠以"FIRST"类别。 接着，在每周回顾期间，他就会为一周的具体日子都安排一个"第一任务"。 这样一来，星期一早晨他只需在Nozbe中通过"FIRST"类别过滤自己的[优先级]列表，然后找出等着自己去完成的一个具体任务就可以了。
主要任务
热身过后，他就要继续进行一天中的主要任务了。 它可能是真的很困难的事情，是真正需要深度工作的。 对Radek而言，主要任务可以是研究，或是弄清楚如何去完成或去优化一些东西。
主要任务基本上是一些对推进项目非常重要，以及相比于其他的团队成员，只有Radek才能完成的特别好的事情。
和最初任务一样，Radek也会在自己的星期五每周回顾期间为一整周安排好主要任务，并为它们分配特殊类别。 这样一来，他就能过滤自己的[优先级]列表，然后只需专注于这一件事情就可以了。
通常在最初任务和主要任务之间，Radek会参加安排在每天上午10点的Nozbe公司开发团队的SCRUM会议。
待主要任务完成之后，他会处理一些琐事和遗留的浅显工作。
想要了解更多有关Radek的方法的内容，请你收听The Podcast第139集。
Nurek在Mac上走的捷径
Marcin(我们称呼他为Nurek，原因是我们团队中有三个人都叫Marcin:p)是Nozbe公司的音视频魔术师。 他最近开始使用一款应用来管理自己经常使用的所有其它应用。 不管听起来会有多疯狂，但这么做却为他节省了时间，也减少了分心。
他选择的Station应用会自动按应用分组他的标签页和页面。 如此一来，Nurek的工作空间就更为整洁了，分心也被减少了，所以他可以轻松地在自己Mac上打开的众多应用和页面之中进行搜索了。
他还将Keyboard Maestro应用用在了一些键盘快捷方式的诀窍上。 他向我们展示了如何通过一键单击就能直接移步他使用最多的Google Documents的列表。 他使用的另一个快捷方式是用来立即跳转到他始终打开的文件夹列表(或他在使用Path Finder应用同时对两个文件夹树进行查看时给出的一组文件夹)。
Rafał的强效打盹儿
Nozbe公司产品经理 向我们讲述了一些真的很有意思的事情: 当他在下午1-2点左右感到困倦的时候，他就会喝浓缩咖啡，然后…，去睡觉！
尽管这听起来可能很怪异，但完全讲的通。 年幼的孩子和老年人，还有世界上其他所有的哺乳动物都会打盹儿。 我们其余人通常只在晚上睡觉，也有一些科学家质疑这样的夜晚-日昼模式是否是正常的。
强效打盹儿对补充能量大有好处！ 不过规定是你睡觉的时间不应长于20-25分钟 - 否则在你醒来之后你会比打盹儿之前更困倦。 这是因为20分钟过后你的大脑可能会进入最深的睡眠阶段，这一阶段是不应被打断的。
Rafał建议喝杯咖啡，然后舒舒服服地躺下，闭上眼。 他承认自己并不是每次都能成功入睡，但不管怎样，闭上眼睛休息总是会令人放松的。
为什么要在睡前喝浓缩咖啡呢？ 这也是颇有道理的。 咖啡因需要时间来发挥功效，这个时间刚好是用来短暂打盹儿的15-20分钟。 咖啡因的"碰撞"将有助于你醒来，也会(有希望)令你在自己工作日的剩余时间里继续工作下去。 (你可以点击此处了解更多有关咖啡和办事效率的内容)
Rafał的咖啡-打盹儿方法也推荐司机师傅们采用。 当你感觉要在方向盘后面睡着的时候就靠边停车，喝上一些咖啡，然后打盹儿20分钟。
Radek和Magda对Slack所做的努力
我们公司的设计师Radek还有我自己都觉得Slack真的会令人分心。
Slack的通知功能会对Radek所使用的频道中的任何新消息都发出通知，该应用图标上的红色标记不断将他的注意力从自己的工作上转移开。 为了能够更专注地进行工作，Radek首先离开了那些与工作没有直接关联的频道(比如音乐，电影，网上找到的有趣内容等等)。 很不幸的是，这令情况变得更糟糕: “我只待在与工作相关的频道，所以肯定是有什么重要的事情” - 这是每当Slack图标上出现红点时Radek所想的。
他的最终做法是在自己的所有设备上关闭所有Slack通知功能，而只留下了涉及直接消息和@提及人员的图标标记和推送通知。
当然了，避免在如我们一样勤奋的团队内部进行Slack交流是不可能的，但是Radek的决定却将使用群组聊天的负面作用降到了最低。
我的情况则稍有不同。 出于某种原因，我在Nozbe公司扮演的角色是多方位的 - 我不专门分管某一特定主题，除了市场营销任务，我还负责一些组织上的，与公司相关的事宜，招聘等等。 很不幸的是，我对诸事也倍感压力，总觉得对那些不一定由我决定的事情同样应负有责任。;) 总之，为了能够对任何不便之处或者我能帮助解决(或我估计自己应该提供帮助)的问题作出回应，每当我看到有事情发生时，往往就会查看新的Slack讨论(还有Nozbe未读评论)。 这大大阻碍了我的办事效率。
我没为Slack做任何推送通知设置，同时也没打算关闭涉及我所在的与工作相关的频道中的新记录的图标标记。 不过对我而言，迈出的一大步就是，尽量不在中午之前使用Slack(除非出于工作原因，我需要直接联系什么人)。 中午之前我不会在自己的Mac上开启Slack。 我只在自己的iPhone上开着这款应用，而且只在其中设置了涉及@提及人员和直接消息的推送通知。 这样做有助于我在一天中最最重要的阶段做到持续专注。
Hubert的小辅助工具
另一位Nozbe公司的设计师 - Hubert介绍了两款帮助他节省时间的应用。
第一款应用是Quadro - 这是一款允许你对自己定期重复的执行事项的功能和表现形式进行个性化定制的工具。 通过颜色，图标和图片的使用，你就能使自己的工作流顺畅。 Hubert最喜欢的特性是可以通过该应用将他的Mac和iPhone连接到单台机子上，然后使用手机来控制他的计算机。
有趣的是，Hubert最近已经不再像公司大团聚之前那样经常使用Quadro了。 他意识到，从长远看不管再怎么酷炫的特性都会令人分心。
另一款他推荐的应用是Paste - 这是一款适用Apple设备的云剪贴板管理器。 Hubert通常使用Paste扩充系统剪贴板的能力，以此来获得他先前复制的内容。
Ola的宝贵意见
Ola是Nozbe公司客服团队的一员，大团聚期间，还兼顾着我们社区的她在社交媒体上分享了一些真正实用的技巧。
第一个技巧是关于减轻压力和察觉压力成因的。 她强调，为了做到感受和表现良好，哪怕再小的诱发因素都值得去消除。 先前Ola会劳逸结合，不过仍会查看Slack消息或阅读Nozbe中的评论。 这么做是欺骗自己，根本没得到放松。 实际上在经过这样的休息之后，她的工作效率比休息之前还要低。 不过现在，当她需要暂停工作时就真的是在休息 - 她头脑中或眼前没有与工作相关的事情。
另一件带来压力的事情是她手腕上戴着表。 当有重要活动临近时，Ola就会一分钟一看她的表，而不是专注于一些她在等待期间仍然能做的事情。 摆脱手表，拥有时间尚有且可以被有效利用的意识是关键。
她还改变了自己过去消磨晚上时光的方式。 她现在每天晚上不会在入睡之前翻看Facebook，新闻和与工作相关的事情，而是8点一过就关掉家中的Wi-Fi网络。 这样会令她真正地放松下来，她会阅读一些东西，或是与伴侣聊聊天，总之就是以有别于屏幕前的方式利用好一天中的最后几小时。
Ola也分享了她汇集自己所有忠诚卡和积分卡的方法。 她每次去购物时都无需携带许多塑料卡片。 Stocard应用就能胜任这项工作。
最后，她还向我们讲述了她的"拎起来就走的袋子"，这是她以防自己想要即兴外出散步或短途旅行所使用的。 她准备了一个背包，其中装有瓶装水，零食，给她的狗用的喂水器，雨衣以及一些别的能在外出时派上用场的东西。 这样一来，她只管出发就好，也能避免担心忘记什么重要的东西。
Michael的"拒绝借口"袋子以及另外的…
我们的CEO也准备有一个袋子。 不过他装的却是一套游泳训练必备装备。 Michael是三项全能运动员。 除了跑步和骑行外，他还应该练习游泳。 游泳池就位于去他女儿们的学校的途中。 先前他虽然几乎每天都驾车经过此地，但却很少能办到真正地顺便去游游泳。 每次都有不错的借口可找。 用的最频繁的有: “没毛巾”，“没游泳裤”，诸如此类。
自从他开始带着装了全套游泳装备的袋子驱车上路以来，他游的越来越频繁了。:)
Michael还向我们讲述了Alfred，这是一款他用来管理自己的剪贴板，能够轻松复制多项内容并将它们粘贴到不同的文件/标签页中的应用。 大家真的对多存储条剪贴板不是MacOS或Windows上的系统特性感到很惊讶… 顺便说一下 - Windows个人电脑上好用又免费的剪贴板管理应用是Ditto Clipboard应用，我们的社交媒体主管Kuba就在用，不过很遗憾他没能在我们的大团聚上介绍这款应用。
最后，Nozbe公司的创始人又一次地夸赞了Scanbot应用 - 主要原因就是因为这款工具对图形文件中的文本提供了快如闪电的识别(OCR)，这意味着他能很容易地通过名称搜索，还有文档内容/文本搜索来查找文档。
Iwona，Natalia，还有Tom的记日记方式
Iwona是Nozbe公司的CSO，她过去常常要付出很大努力才能完成每月回顾和季度回顾。 对她而言，找寻自己需要的所有信息和总结自己的工作成果是很困难的。 为了将所有东西汇集在一起，她开始在Nozbe中为每周都创建单独的项目。 在项目中，她会列出自己的每周目标，重要任务以及别的有关自己所从事事宜的有用信息。 她会在每周末完成项目，不过在进行非现场季度回顾时，还是会用到这些项目。
Natalia是我们的电子邮件营销专家和客服主管，她使用了不同但却同样有效的方法。 她的项目是她在每个季度一开始从模版创建来的。 该项目由每周都会再现的任务组成，因此项目周期总计有12-13个星期左右(依季度而定)。 一旦她在季度回顾之后计划好了自己的所有主要目标，那她就会将大目标划分成较小的任务，并将它们作为清单元素添加到这些任务中。 这样做有助于她为自己的整个季度做规划，也有助于将任务平均分配。 当然了，这一系列的任务和每周目标多少会有所改变，因为在这些星期里，除了她的目标之外，还会有许多别的被添加的任务。 不过，她每周都会更新这些目标，也会做出一些必要改变。 以这种方式安排工作有助于她的工作压力大幅减少，也会使她更有效率。
Tomek是Nozbe公司的CTO，他也一直有记日记的习惯。 他以前无法迫使自己以结构化的方式定期对自己做了的事宜和他想要存储的信息做注释。 最近，他取得了巨大进步，他每天会将与工作相关的目标和任务罗列在…，你绝想不到…，基本的系统应用: Notes中！ Notes简单易用，还能够在Apple设备间进行同步，这样一来他就能在自己的iPhone，iPad或Mac上做事情记录了。
对于家庭活动的日志书写和记录，他会使用DayOne，该应用能够粘贴照片，也能追溯逝去的岁月。:)
Bartek的番茄法技巧
Bartek是Nozbe公司的后端开发工程师，他对时间跟踪推崇备至。 他也会在自己的日常工作中应用[番茄工作法]。 我们不曾了解的，也是Bartek曾解释过的一个事实是，他所使用的流行应用Toggl内置有会给我们的IT从业人员带来极大帮助的"番茄"计时器。
