大家好，我是Michael，是Nozbe公司的創始人。 兩年前我雇佣了Magda擔任Productive! Magazine雜志的編輯一職。 因為這真的不是一個全職的工作，所以我也曾問過她是否能臨時充當我的助理。 在此之前我從未找過助理，我想學習如何與助理工作。 她同意了，兩年後的今天她仍然在幫著我完成工作。 在這篇文章中，我想要分享的是我們是如何一起工作的。
我希望這對於思考著想要與助理一起工作或是思考著尋找方法來改善人們間的協作的任何人都能有所幫助。 實際上我們在考慮錄制一段關於它的短短片，相信很快就會有結果。 下面說的就是我們如何同Magda一起辦公:
Magda負責管理我的電子郵件
盡管我們強調了在Nozbe內部很久以前就放棄了電子郵件的使用，但是我們不能阻止整個世界都使用它。:) 我每周都會接收數百封電子郵件，是Magda在幫忙處理它們。
那麼是怎樣一起工作的呢？
在我們合作之初，我就設置好了自己所有的Gmail郵箱賬戶，因此它們中的每一條新消息都會被轉發至一個我們稱之為"CEO"的電子郵件地址中。 我也已授權Magda使用該"CEO"賬戶 - 在我的Gmail郵箱中，它被稱為"被委派賬戶"。 這就使得我們倆兒都可以訪問我的電子郵件，也都可以接收和發送來自"CEO"地址的電子郵件。
這裡有來自已分享Gmail郵件收件箱的各類電子郵件:
- 個人的
- 商務上的 - 個人性質
- 通過公司發送給多個接收者的專屬商務電子郵件
- 自動發票，賬單，賬戶報表以及其它財務相關的通知
- 等等其它方面
Magda會歸檔那些不要求任何回復或僅是做廣告的電子郵件；她會定期發送財務相關的消息到我Evernote中的專用筆記本上。 如果某封郵件不怎麼涉及個人，而Magda又足以能準確回復它，那她就會自行處理。
現在，重中之重是: 消息需要我做出回應，回復，確認或是給出簡單建議。 下面說的就是我們如何通過Nozbe處理它們:
我們在Nozbe中的項目被稱為: “CEO”
Magda會將它們轉發至Nozbe中被稱為CEO的專用項目中，方法是使用Nozbe的電子郵件轉任務功能。
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她在Gmail郵箱中僅需點擊轉發按鈕。 之後，在地址欄中輸入她的專屬Nozbe電子郵件地址，格式為:
magdas_username.magdasPIN@nozbe.me(注意不是.com!)。 -
她會刪除"轉發: 電子郵件主題"中的"轉發"字樣，從而使它看起來更像是Nozbe中的一個任務名稱。 有時候她也會為了Michael能對任務一目了然而完全更改它。
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她會通過在主題欄使用井號標簽來添加參數。 她會使用井號標簽
#Michael來委派任務給我 (Michael是我在Nozbe中的用戶名 :-)) -
她會通過添加
#CEO(等同於: #您的項目名稱)將自己的消息指向適當的項目。 Nozbe會識別出#Michael所代表的任務委派對象，#CEO - 所代表的目的項目。 -
如果消息中有一些多余的圖片或是其它多余部分，她也會將它們移除。 她這樣做僅僅是為了讓我能專注必要內容。
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假如她想添加自己的一些內容，就會征求我的意見或是提出一些建議 - 無論她需要做什麼，都會在消息正文最上方將其輸入。
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她會點擊"發送"按鈕 :)
幾分鐘後，轉發的電子郵件就出現在了"CEO"項目中，而我也就能在自己的優先級列表上看到它了，因為此任務是委派給我的。 我寫下需執行事項並將該任務委派回Magda以便她能對其處理。
有時候，我也進入Gmail郵件收件箱來自己回復重要郵件，並將任務標記為完成。
Magda負責組織安排我的會議
當我有預定會議時，Magda就會寫電子郵件列出會議詳情，並將狀態更新作為評論發表在任務上，就像這樣:
- Magda:
他們只能在歐洲時間周五下午1:30與你交談。 我查看過了你在這個時間沒有約定。 這個時間合適嗎？ - 我:
沒問題，這太好了
當我在評論中表示同意時，Magda就會聯系會議另一方來確認日期，她會將他們的Skype ID記下並作為評論發表在任務中。
- Magda:
所有事項均已安排好: 他們的Skype ID是"MrXSkype"
Magda將該任務委派給了我並添加了日期和所需時間:
- 誰負責？ Michael
- 日期？ 8月14日，周五
- 時間？ 下午1:30
- 所需時間？ 30分鐘
現在我可以從自己今天的優先級列表中安全移除該任務了，因為我知道它會在周五再次出現，並且我會在會議開始前30分鐘收到推送通知。
因為我的Nozbe賬戶也是與我的Google Calendar同步的，所以約定也會自動出現在這，因此不必擔心，我不會錯過任何事情。
一起忙於項目
很多時候我都是與自己的助理一起忙於市場營銷以及其它方面工作的。 為此我設置了屬於我們的全新項目，同時也邀請Magda參與其中。
比如說我要去商務旅行。 那我首先會給Magda添加一些任務，她能從這些方面入手:
- 查找會場 - 研究
- 費用
- 客戶名單
- 新聞稿和聯系人
- 演講
- 飛行
她接收了該項目的邀請並開始了工作。 當她需要很多很多文檔時，她會使用自己的Dropbox文件夾來保存它們。 得益於Nozbe和Dropbox的集成，之後她會在Nozbe中添加新評論，並直接附上來自Dropbox的這些文件。
我們會在每個任務的評論中就該文件以及與此項目相關的其它事情發表評論。
在時間壓力下工作 :)
當我太長時間不回復Magda委派給我的任務時，她就會通過在該任務上添加評論來提醒我:
- Magda:
@Michael - 我正在此等待你做出回應！
因為我絕不會外出不帶自己的iPhone以及Apple Watch，又由於我會接收到有關Magda在任務的評論中提及我的推送通知，所以我就能知道Magda在任務中提及了我。
為了標示這些緊急的任務，Magda在Nozbe中創建了一個"緊急"類別並以紅色標出。 她將該類別添加進了她自己認為真的很重要的那些任務中。 這對我而言是非常方便的，因為我能借助這些任務接著過濾自己的優先級列表，並能將心思集中到完成它們上。
您是如何與自己的助理以及周圍的人一起工作的？
通過任務溝通的方式不僅能完美適用管理者和助理，同樣也適用合作伙伴，同事以及整個團隊！ 我希望通過這篇文章能給您足夠多的啟示，使您能開始通過Nozbe來與其他人一起工作；不要只顧著通過電子郵件來組織事項，電子郵件只適用初步溝通，而Nozbe才適用完成工作。
(Michael Sliwinski撰文，他是Nozbe創始人；文中提及的Magda Blaszczyk，是他的助理)
