Nozbe

收件箱看似簡單明了。 不過，由於它是打造好的"Getting Things Done"系統的幾個起點之一，許多人也會因此而產生困惑。 同時，又因它是GTD方法論的核心，所以掌握它就變得至關重要。 有關這方面的知識不僅會涉及Nozbe，還需要您以更寬的視角來思考才行。

使用收件箱最常遇到的問題以及我們給出的處理方法！

我之所以決定寫一寫有關收件箱的內容，是因為我們收到了大量有關它的問題，其中尤以新Nozbe用戶問的最多。 不過，我認為老用戶看看這篇文章也會有所收獲的。

最近，我收到了某位用戶發來的一封電子郵件，他抱怨我們的電子郵件系統簡直就是擺設。 為什麼呢？ 原來他不得不在數個郵件地址間切換登錄，用以過濾出那些能放入Nozbe的可執行電子郵件。

對於問這個問題的朋友，我只是不能理解， 為什麼要一個人分別照看所有那些不同的電子郵件呢？ 舉例來說，Google郵箱就擁有非常好用的鏈接其它郵箱的功能，它可以對電子郵件的原始地址進行自動標注，同時也擁有好似您真的是從原始的電子郵件地址給出回復這樣的答復功能 (需要作一點調整，不過一旦設置完，工作就會一勞永逸)。 我自己就是這麼做的，我的生活方式也因此變得更便捷。 而據我所知，其它的電子郵件系統同樣具有類似功能。 您為什麼要對自己的生活抱怨這麼多呢？

多虧了有像標簽這樣的選項，我才能差不多每一天都可以將自己的一個或多個收件箱清空。 如果我不得不在自己的所有電子郵箱賬戶(3個工作相關的，3個職業相關的擔不是工作方面的，還有4個私人的)間切換登錄，那我肯定會靜不下心來集中心思處理郵件，還會浪費大量時間，當然人就喪失了將電子郵件任務放入Nozbe的能力，也正如這位用戶抱怨的，它成了擺設。

收件箱太多？ 那您只需將它們合並就OK了！

我們中的大多數人，就像Michael都擁有不止一個收件箱。 對於電子郵箱，Evernote，閱讀工具等等這些，許多人即便不是全都有，也會有那麼幾個。 所有這些工具都會因我們不斷收集東西而派上用場，那就是存放它們。

它們與Nozbe收集箱間的一個最重要區別就是後者應該被用於放置可執行事項。 而其它"收件箱"更應充當"放置材料的場所"。

當您沒有太多事情要完成且不介意仔細查看數百個無用條目時，那將每一封電子郵件，每一份文檔，每一篇文章，或者無意中發現的任何其它東西轉發進Nozbe這都沒問題，不過您真正需要的只是那些自己應該去執行的事項。 這種情況下您為什麼不自己簡單做些優化呢？ 為什麼不共計削減掉3-4個收件箱呢？ 為什麼不只用一個Nozbe收件箱來存放可執行事項呢？

處理電子郵件和實體收件箱的步驟:

  • 將所有來自您優先級電子郵件收件箱的可執行電子郵件 - 轉發到Nozbe - 它們將被自動轉換為任務
  • 將所有無用郵件 - 刪除。
  • 將那些需要轉發給別人的電子郵件 - 簡單轉發
  • 將其它的電子郵件 - 歸檔 - 您將在之後可以找到它們。
  • 最後，對於您實體收件箱中的紙質文檔 - 處理它們 - 決定處理方式 (掃描，銷毀，附加到任務上…)

一旦進入Nozbe收件箱 - 那就逐一處理每個任務 - 將它們移進適當的項目中，或使用2分鐘規則當場完成最容易的任務。

站在Nozbe服務的提供方，我們認為您擁有的收件箱數量越多，在處理事務時出現混亂無條理的可能性就會越大。 您花在徒勞且容易造成混亂的事情上的時間越多，像切換登錄不同的賬戶以及搜索條目，那您留給自己真正需要去做的事情上的時間就會越少。

與別人分享您的收件箱並不明智

我有時會收到另一個問題，那就是: “你們曾經是允許Nozbe的收件箱被分享的。 那為什麼我現在不能與別人分享它了呢？”

答案很簡單。 這項功能是我們曾經作出的一種嘗試，不過在我們實施它一段時間之後就收到了大量反饋，被告知這會給用戶帶來諸多問題。 我個人真的不認為您在不願分享自己的電子郵件的同時卻還應該分享自己的Nozbe收件箱。 您的收件箱就夠讓您自己混亂了 - 還是先擺平它吧 :-)

如果您需要與別人分享自己Nozbe收件箱中一些任務，只需將它們移進適當的"已分享"項目中即可。

即便您擁有的是一系列只需執行一次的事項，它們仍然會帶給您更大的問題，例如，給您的房屋做裝修。 為什麼您當時不在Nozbe中創建一個"家裝差事"或類似的項目呢？ 通過分享自己的收件箱您會將其它事項也都存入其中，特別是當它們開始將各自接收到的東西也都轉儲到這的時候，會使情況變得更糟糕。 不久您就會被超多的，無處可放的信息搞的不知所措，在沒有其他人的幫助下您甚至自己都不能清理它們。 這種局面就讓辦事效率適得其反了，您不覺得是這樣嗎？

好了，那接下我們要做什麼？

概括地講，就是讓您自己的生活更便捷。 在條件允許的情況下盡量不要在賬戶間切換登錄。 不要分享隱私的東西 - Nozbe可以保証做到這點。 相信您最終會更明確地去完成那些您自己真正須執行的待辦事項，而不是因為一些無關緊要的事情讓自己分心。 以上這些注意事項都可以使您辦事更高效，讓您的目標實現起來更容易。

看看我們的教程！

Michael在我們的"提高工作效率終極10部曲"教程的課程1裡談到了收件箱的內容 - 請務必看一看 (還有我們的其它課程):

作者: Delfina (Nozbe客服部 - CHO - 首席幸福官)