Nozbe

Salut, je suis Michael, fondateur Nozbe. J’ai embauché Magda il y a deux ans pour un poste de rédacteur pour Productive! Magazine. Comme ce n’était pas un emploi à temps plein, je lui ai également demandé si elle pouvait devenir temporairement mon assistante. Je n’avais jamais eu un assistante avant et je voulais apprendre à travailler aux côtés de l’une d’entre elle. Elle a dit oui, et deux ans plus tard, elle est toujours à mes côtés pour m’aider à m’organiser. Dans ce post, je souhaite donc expliquer la façon dont nous travaillons ensemble. J’espère que cela pourra être utile à tous ceux qui envisagent de travailler avec une assistante ou qui cherchent des moyens d’améliorer leur collaboration. Nous pensons d’ailleurs bientôt à enregistrer une courte vidéo à ce sujet. Voici comment nous travaillons ensemble avec Magda:

Magda gère mes mails

Bien que nous ayons dit adieu à l’envoi de mails sur Nozbe il y a longtemps, nous ne pouvons pas empêcher le monde entier de l’utiliser :) Je reçois donc des centaines de mails toutes les semaines et Magda s’en occupe.

Comment?

Au début de notre collaboration, j’ai paramètré tous mes comptes Gmail de sorte que chaque nouveau message soit transmis à une adresse e-mail que nous avons appelé «CEO». J’ai également donné à Magda un accès au compte «CEO» - sur Gmail, il est appelé «compte délégué». De cette façon, nous avons tous deux un accès à mes e-mails et nous pouvons tous les deux recevoir et envoyer des e-mails à partir de l’adresse «CEO».

Il parvient différent types d’emails sur cette boite Gmail partagée:

  • personnels

  • business - qui me sont destinés

  • emails business qui me sont adressés mais qui sont envoyés par des entreprises à plusieurs destinataires

  • des factures automatisées, de la comptabilité, des relevés de compte et d’autres mails liés à des questions financières etc.

Magda archive les mails qui ne nécessitent pas de réponse ou qui sont tout simplement de la publicité; elle envoie des messages liés au financement réguliers vers un dossier dédié sur mon compte Evernote. Si un email n’est pas trop personnel et que sa compétence est suffisante pour y répondre de façon précise, elle le fait.

Maintenant, le plus important: les messages qui nécessitent ma réaction, une réponse de ma part, une confirmation ou tout simplement des conseils Voici comment nous les traitons grâce à Nozbe.:

Notre projet sur Nozbe est appelé «CEO»

Magda les transfert vers un projet dédié sur Nozbe appelé CEO, en utilisant la fonction d’envoi de tâches via les mails de Nozbe.

  • Elle clique sur transférer dans Gmail. Ensuite, dans le champ d’adresse, elle tape son adresse e-mail Nozbe personnalisé qui est: pseudonyme_a_Magda.PIN@nozbe.me (pas .com!).

  • Elle supprime la partie «fwd» de l’objet du mail pour le faire apparaître comme un nom de tâche sur Nozbe. Parfois, elle change totalement le contenu de l’objet pour que Michael puisse voir de quoi parle la tâche en un bref coup d’œil.

  • Elle ajoute des paramètres en utilisant des hashtags dans le champ de l’objet. Elle me délègue la tâche avec le hashtag #Michael (Michael est mon nom d’utilisateur sur Nozbe :-))

  • Elle classe son message dans un projet approprié en ajoutant #CEO (ce qui correspond au nom de #votre projet). Nozbe devinera que #Michael signifie délégation et que #CEO - sera sa destination.

  • Si le message contient des images inutiles ou des parties du messages qui sont superflues, elle les retire, et cela afin de me confier seulement l’essentiel du message.

  • Dans le cas ou elle souhaite ajouter quelque chose de sa propre initiative, demander mon conseil ou me faire une suggestion - elle écrit ce qu’elle souhaite en première partie du corps du message.

  • Puis elle l’envoie :)

Après quelques minutes, le mail transmis apparaît dans le projet «CEO» et je peux voir sur ma liste de priorités que la tâche m’a été déléguée. J’écris ce qui est nécessaire et je re-délègue la tâche à Magda de sorte qu’elle s’en occupe.

Parfois, il m’arrive d’aller sur ma boite de réception Gmail, de répondre personnellement à un email puis de marquer la tâche comme achevée.

Magda organise mes rendez-vous

Quand j’ai une réunion prévue, Magda écrit des mails pour peaufiner les détails et poste des mises à jour sous forme de commentaires à la tâche, comme ceci:

  • Magda: Ils peuvent vous parler vendredi à 13h30, heure Européenne. Je vois que vous n'avez pas de rendez-vous à ce moment-là. Est ce possible?
  • Moi: OK, c'est parfait

Quand je valide le commentaire, Magda contacte les personnes qui ont fixé le rendez vous pour confirmer la date, puis elle note leur identifiant Skype en tant que commentaire sur la tâche.

  • Magda: Tout est prêt: leur identifiant Skype est “MrXSkype”

Magda me délègue la tâche et ajoute la date et le temps nécessaire:

  • Qui est responsable? Michael
  • Date? Vendredi 14 août
  • Heure? 13h30
  • Temps nécessaire? 30 min

Je peux dès maintenant enlever cette tâche de ma liste des priorités, comme je sais que cela va apparaître sur cette liste à nouveau vendredi et que je vais recevoir une notification push 30 minutes avant la réunion.

Parce que mon compte Nozbe est également synchronisé avec mon Google Agenda, le rendez vous apparaîtra automatiquement, si bien que je ne manquerai rien.

Travailler sur un projet ensemble

Très souvent, je travaille avec mon assistante sur ​​le marketing et sur d’autres choses. A cet effet, j’ai mis en place un projet complètement nouveau pour nous et j’ai invité Magda.

Prenons un exemple: je dois voyager pour des raisons business. J’ajoute les premières tâches pour Magda et elle commence à travailler à partir de là:

  • Trouver un lieu - recherche
  • Gérer les coûts
  • Déterminer la liste des invités
  • Gérer le communiquer de presse et ajouter les contacts
  • Présentation
  • Vol

Elle accepte l’invitation à ce projet et se met au travail. Quand elle travaille sur des documents plus longs, elle les enregistre dans son dossier Dropbox. Elle écrit alors un nouveau commentaire dans Nozbe et joint le fichier directement à partir de Dropbox grâce l’intégration à Nozbe de Dropbox.

Nous effectuons les commentaires sur ce dossier et les autres choses liées à ce projet dans les commentaires à chaque tâche.

Travailler sous la pression du temps :)

Quand je ne réponds pas à une tâche que Magda m’a délégué il y a trop longtemps, elle me le rappelle, en ajoutant un commentaire à elle:

  • Magda: @Michael - J'attends votre réaction ici!

Comme je ne sors jamais sans mon iPhone et mon Apple Watch je vais savoir que Magda s’est adressée à moi dans une tâche, quand je reçois une notification push de Magda me mentionnant dans un commentaire à une tâche.

Pour rendre ces tâches urgentes, Magda a créé une catégorie d’urgence grâce à une couleur rouge sur Nozbe. Elle ajoute cette catégorie aux tâches qui sont, selon elle vraiment importantes. Ceci est très pratique pour moi, parce que je peux ensuite filtrer ces tâches dans ma liste de priorités et me concentrer sur leur réalisation.

Et vous, comment travaillez-vous avec votre assistante et les gens autour de vous?

Communiquer à travers les tâches fonctionne très bien non seulement pour les gestionnaires et les adjoints, mais aussi pour les partenaires, les collègues et les équipes entières! J’espère qu’avec cet article, je vous ai donné suffisamment d’idées pour commencer à travailler avec les autres à travers Nozbe, et de refuser de vous organiser seulement grâce aux mails. Le mail sert à la communication de base, Nozbe est là pour s’organiser mieux.

(écrit par Michael Sliwinski, fondateur de Nozbe, et Magda Blaszczyk, son assistante)