Chez Nozbe, nous pensons que la méthode NoOffice et la communication asynchrone sont les clés de la productivité des équipes. Alors que nous avons expliqué son premier aspect quelques fois déjà, ce dernier peut encore avoir besoin de quelques clarifications :) Quelle est la meilleure méthode pour améliorer la communication dans une équipe.
“Salut, quoi de neuf?! Pourriez-vous…”
Commençons par la communication synchrone – qui est tout le contraire. Eh bien, premièrement, ça fait partie du siècle dernier! Et d’autre part, nous considérons que c’est l’un des principaux freins de l’efficacité au travail.
Example:
Vous êtes entièrement concentré sur votre tâche. Il vous a fallu du temps pour vous préparer et vous concentrer. Vous allez bien, vous progressez bien et vous vous sentez presque comme si vous voliez… quand soudainement votre collègue arrive dans votre bureau, vous tape sur l’épaule et vous demande quelque chose qui, honnêtement, pourrait attendre!
Il ou elle ne l’a pas fait exprès; ruiner votre flux n’était pas leur but. Ils l’ont fait parce que c’est ce que vous faites généralement dans les bureaux.
Il en va de même pour les appels téléphoniques lorsque vous avez besoin d’informations ou d’opinions.
Asynchrone vs. synchrone
Un message en communication asynchrone peut être envoyé à tout moment, que le receveur soit prêt ou non. Un e-mail ou une tâche déléguée sur Nozbe, par exemple, est asynchrone. Le receveur peut réagir quand il le veut ou quand il le peut.
La communication synchrone est totalement dépendante du temps - toutes les parties doivent être disponibles en même temps. Elles doivent être synchronisées.
Respect de la concentration
La principale raison de la communication asynchrone est le respect du temps des autres et de leur concentration.
Je suis sûr que vous savez combien il en faut de temps parfois pour se concentrer complètement. Et la plupart de vos tâches importantes exigent un tel état d’esprit afin de bien les réaliser, n’est-ce pas?
Maintenant, estimez combien de fois vous êtes distrait pendant votre journée de travail… et multipliez ce nombre par 23.
Pourquoi 23? Selon Gloria Mark de l’Université de Californie, il faut environ ce temps en minutes pour revenir à la tâche d’origine après une interruption, surtout si le sujet de l’interruption n’était pas lié à votre tâche actuelle. En cas de perturbation, vous devez déplacer votre réflexion dans un domaine complètement différent, et il faut du temps et de l’effort pour se remettre sur les rails.
Ensuite, après avoir été interrompu, vous voulez vous rattraper - vous travaillez plus vite, mais vous vous sentez plus stressé et frustré.
Les avantages de la communication asynchrone
La communication asynchrone, comme l’échange des tâches et de commentaires sur Nozbe ou les e-mails (qui présentent néanmoins des inconvénients de nature différente), est idéale pour les discussions où tout le monde a besoin de digérer l’information et obtenir leurs commentaires prêts, si nécessaire. De cette façon, tout le monde est sur la même page mais chacun a son propre rythme.
Ce modèle de communication est génial car:
- Il permet à votre équipe de travailler en séries de concentration ininterrompue de temps.
- Vous avez un enregistrement de ce qui a été dit et partagé, alors que la communication synchrone n’est souvent pas enregistrée. Si c’est le cas, les notes peuvent être subjectives ou incomplètes.
- Cela donne aux gens une chance de réfléchir avant de répondre (les réponses immédiates ne sont pas toujours les meilleures).
- De cette façon, vous pouvez communiquer avec les membres dans différents fuseaux horaires.
L’idée ici est d’indiquer aux autres membres de l’équipe que vous comptez sur leur réaction afin de faire quelque chose, mais vous respectez leur temps et êtes en mesure d’attendre la réponse patiemment. S’ils sont libres ou font quelque chose nécessitant moins de concentration, ils peuvent répondre et contribuer immédiatement. S’ils sont occupés, travaillant sur une tâche importante, ils auront la chance de lire votre message et de répondre quand cela leur convient. Tout est écrit et les documents de référence comme des fichiers, des liens et des vidéos sont disponibles à tout moment.
Les outils de communication asynchrones que nous utilisons chez Nozbe
Pour gagner du temps et se respecter les uns les autres, nous utilisons des applications qui nous aident à communiquer de manière asynchrone:
- Nozbe - pour gérer nos projets et nos tâches.
- Github - pour gérer le code - nous sommes une entreprise de logiciels après tout.
- Dropbox Paper - pour la documentation (nous commentons également les choses ici, mais n’oubliez pas de déplacer tous les sujets/discussions/commentaires importants vers Nozbe).
- Dropbox - pour les fichiers et dossiers partagés.
- Google Docs - pour partager les feuilles de calcul et les textes.
- Evernote - un outil qui nous aide parfois à créer des notes riches et à les ajouter comme commentaires aux tâches de Nozbe.
- Slack - notre application de chatt principale dans laquelle vous pouvez également appliquer certaines des normes de communication asynchrones, à condition que votre équipe dispose de règles pour réduire le bruit dans les canaux de discussion.
Veuillez noter que même de bons outils peuvent échouer s’ils ne sont pas utilisés correctement. Par exemple, si vous activez tous les types de notifications et d’alertes, vous ne pourrez pas vous concentrer même si vos collègues ne vous interrompent pas en vous tapotant sur l’épaule et votre patron a accepté que vous ne veniez plus aux réunions du mardi.
Se préparer pour que les choses changent
La communication asynchrone est la clé du travail d’équipe productif et de l’avenir de la collaboration. Afin de populariser cette méthode dans les entreprises de toutes tailles, certains changements doivent se produire. Ceux-ci peuvent être des changements dans nos façons de penser et d’agir.
Il s’agit de penser à ce que je dois faire et de le faire efficacement, tout en respectant le temps, l’attention et la concentration des autres.
Il s’agit de réduire les réunions contreproductives.
Il s’agit d’introduire l’étiquette de communication dans votre organisation et de savoir quel problème nécessite une réaction immédiate et celui qui peut attendre 10, 20, 40 minutes environ.
Il s’agit d’utiliser des outils conçus pour faciliter la communication asynchrone, comme Nozbe :)
Il s’agit de planifier rationnellement votre travail et de respecter les plans des autres.
Et pour couronner le tout…
Bien sûr, ce n’est pas bon d’exagérer - nous sommes tous humains! Parfois, nous avons juste besoin de lâcher prise, d’enfreindre toutes les règles et d’obtenir une réaction immédiate de la part d’un collègue. La vie continuera :)
