Regardez comment l’équipe de Nozbe utilise les technologies modernes pour mieux communiquer et en faire plus.
La pyramide de communication en un mot
Au lieu de suivre le style de communication à bande passante élevée et faible qui est si populaire dans les bureaux traditionnels, chez Nozbe, nous avons réalisé qu’il y avait en réalité cinq niveaux de communication. Ils varient tous entre “la bande passante la plus élevée” et “la bande passante la plus faible”. C’est encore plus fort maintenant au 21ème siècle car il y a des applications et des technologies qui nous aident à mieux communiquer qu’auparavant. Expliquons ces niveaux maintenant.
Niveau 1 - Achever et extraire
Le niveau du “Travail approfondi”
C’est le cœur de ce que nous faisons. Dans un monde parfait, nous passerions la plupart de notre temps de travail à ce niveau. Ici, nous ne sommes pas interrompus du tout. Nous nous concentrons simplement sur notre travail et une fois que c’est fait, nous l’envoyons aux autres membres de l’équipe. À ce niveau, nous communiquons à travers le travail que nous faisons.
Niveau 2 – Les boucles des commentaires
Le niveau des “Commentaires, s’il vous plaît”
C’est là que nous recevons nos commentaires. Dans un bureau traditionnel, les gens utilisent le courrier électronique pour cela - vous faites votre travail et vous l’envoyez par e-mail à quelqu’un pour demander des commentaires. À ce niveau, vous ne vous attendez pas à une réponse immédiate à votre travail. Vous voulez simplement recevoir des commentaires et vous voulez que l’autre personne vous les envoie à sa convenance dans un délai raisonnable. Vous n’interrompez toujours pas mais vous avez besoin de l’aide de l’autre personne. À ce niveau, nous communiquons par le biais de commentaires.
Niveau 3 – L’aller-retour
Le niveau de “Messagerie directe”
C’est là que nous voulons recevoir nos commentaires presque immédiatement. Dans les bureaux traditionnels, les gens se dirigeaient vers quelqu’un, mais grâce à la technologie, nous pouvons utiliser des applications de messagerie directe. De cette façon, nous n’interrompons pas beaucoup l’autre personne, mais nous leur faisons savoir que nous avons besoin de leur attention le plus tôt possible. À ce niveau, nous communiquons par de courts messages pour accomplir nos tâches.
Niveau 4 – Le commentaire immédiat
Le niveau “Parle-moi”
C’est là que nous devons discuter de quelque chose, mais nous n’avons pas besoin de 100% de l’attention de l’autre personne. À ce niveau, nous utilisons la messagerie vocale. Dans les bureaux traditionnels, les gens utilisent des appels téléphoniques pour cela. De cette façon, la personne à l’autre extrémité peut être impliquée dans une activité insignifiante (comme la marche ou la conduite) et nous donner encore leurs commentaires très rapidement. À ce niveau, nous communiquons plus vite mais essayons toujours de respecter l’espace de l’autre personne.
Niveau 5 – Les réunions
Le niveau “Face à face”
C’est ici que nous nous rencontrons face à face. Comme vous pouvez le voir, cela devrait être notre dernier recours et non notre niveau par défaut. C’est là que nous nous rencontrons face à face et sommes impliqués à 100% dans la conversation et la boucle de commentaires. C’est là que nous donnons et demandons toute notre attention à la question discutée. A ce niveau, nous communiquons très vite mais nous payons le prix pour cela. C’est pourquoi nous utilisons très peu cette méthode chez Nozbe, et seulement pour les réunions dont nous avons vraiment besoin.
Il y a une raison pour laquelle nous appelons cela une pyramide
Nous appelons cela notre “pyramide de la communication” pour refléter la façon dont nous voulons vraiment communiquer au sein de notre équipe:
- nous voulons passer le plus de temps possible au niveau 1,
- avant de passer au niveau 2 et de demander des commentaires,
- puis passer au niveau 3 pour régler les choses,
- et parler de certaines choses au niveau 4,
- puis passer au niveau 5 pour vraiment impliquer tout le monde.
Dans un monde idéal, nous passerions la majeure partie de notre temps au niveau 1, un peu moins au niveau 2, beaucoup moins au niveau 3 et le moins possible aux niveaux 4 et 5.
De cette façon, nous permettons à tous les membres de notre équipe d’en faire plus en les interrompant moins et en obtenant des retours lorsque cela est vraiment nécessaire.
Oui, c’est plus facile à dire qu’à faire. Heureusement, il existe d’excellentes applications et technologies qui nous aident à établir ces niveaux de communication et je vais creuser plus profondément dans chaque niveau dans mon Livre “No Office Apps” (publié en anglais)
