Bonjour et bienvenue dans notre série de FAQ dans laquelle nous traitons des questions populaires que nos utilisateurs nous envoient par e-mail. Ce mois-ci, nous discuterons priorisation: des tâches qui devraient vraiment être accomplies en premier et comment nous pouvons établir différents niveaux de priorités sur Nozbe.
Nous nous trouvons souvent dans une situation où nous avons un tas de tâches catégorisées comme prioritaires, mais nous ne sommes pas exactement certains des tâches qui devraient être faites en premier. Devrions-nous commencer par les plus urgentes? Ou devrions-nous nous attaquer à celles que nous remettons à plus tard depuis une semaine? Quelles sont les choses les plus importantes, et qu’est-ce qui devrait vraiment être notre priorité en ce moment?
Nos utilisateurs semblent également avoir du mal à faire le tri entre leurs priorités - et à cause de cela, nous recevons beaucoup d’e-mails comme ceux-ci:
Bonjour l’Équipe de Nozbe,
J’ai remarqué que beaucoup de mes tâches peuvent être considérées comme prioritaires. Cependant, cela me laisse avec une tonne de priorités depuis différents projets, et je ne suis pas sûr avec lesquelles je devrais commencer. Que peut-on faire pour rendre cela plus simple?
Cher Nozbe,
Je voudrais pouvoir définir différents niveaux de priorité, tels que le niveau supérieur, haut, moyen et bas. Peut-on le faire?
Premières choses d’abord: mettez vos priorités au clair
Chez Nozbe, nous croyons en ce que Robert J. McKain a dit une fois: «La raison pour laquelle la plupart des objectifs ne sont pas atteints est que nous passons notre temps à faire des choses secondaires en premier. Parfois, nous nous concentrons sur des choses qui semblent être urgentes, même si nous devons nous occuper de ce qui est important. Pour cette raison, vous devez décider quelles tâches sont plus importantes que d’autres.
Disons que votre conjoint vous appelle pour le dîner pour la troisième fois de suite, mais sur le chemin de la cuisine, vous remarquez une légère odeur de gaz près de votre chauffe-eau. Vous savez qu’une fuite de gaz potentielle est bien plus importante que le dîner, et c’est pourquoi vous choisissez d’en prendre soin immédiatement (même si vous commencez à avoir très faim).
Bien que les fuites de gaz ne tombent pas souvent dans nos listes de priorités (espérons-le!), Il y a certaines tâches prioritaires que nous devrions identifier comme plus importantes que d’autres. Vous devez vous poser quelques questions: quelle est l’importance de cette tâche par rapport aux autres? Quelles seront les conséquences si vous reportez une telle tâche? Cette tâche est-elle vraiment importante ou plutôt triviale? Arrêtez-vous le travail de quelqu’un d’autre en retardant l’achèvement de cette tâche?
Attribuer différents niveaux de priorité
Une solution qui peut vous aider dans cette situation est pondérer les tâches en fonction de leur importance. La plupart des gens choisissent entre trois, quatre et cinq niveaux de priorité différents, mais bien sûr, vous pouvez agrandir ce nombre ou simplement utiliser seulement deux niveaux.
Mais comment ces niveaux peuvent-ils être attribués dans des tâches? Eh bien, c’est assez simple: créez simplement les catégories appropriées et assignez-les à vos tâches (par exemple, lors de votre revue hebdomadaire). Vous pouvez nommer ces catégories de différentes manières: “1”, “2”, “3”, “4”; “Urgent”, “Moyen”, “Faible”; «Plus important», «Moins important», etc. Choisissez les noms qui vous aideront à connaître le niveau de priorité de la tâche en un coup d’œil.
Conseil de pro: rappelez-vous que vous pouvez personnaliser vos catégories en utilisant des couleurs et des icônes. Par exemple, la catégorie que vous attribuez à vos tâches les plus importantes peut être définie en rouge avec un point d’exclamation comme icône; définissez la couleur jaune et l’icône de la minuterie à une catégorie qui lie les tâches moins importantes; et choisissez le vert avec l’icône de tasse de café pour une catégorie utilisée pour regrouper les tâches les moins importantes, etc.
Voici un exemple de la liste de priorités avec des tâches ayant différents niveaux de priorité:
Comme vous pouvez le voir, nous avons trié manuellement notre liste de priorités de façon que les tâches urgentes s’affichent en haut, les priorités moyennes au milieu et celles de faible priorité en bas. Grâce à ce réglage, nous savons quelles tâches doivent être effectuées le plus rapidement possible.
Conseil de pro: si, à un moment donné, vous souhaitez vous concentrer uniquement sur les priorités les plus importantes, vous pouvez facilement filtrer votre liste de priorités par catégorie. Pour ce faire, cliquez simplement sur l’icône «i» encerclée dans le coin supérieur droit de l’application, choisissez «Filtrer» et sélectionnez la catégorie que vous avez assigné à vos tâches les plus importantes dans la liste.
Les délais sont « passés »
Et rappelez-vous, ne tombez pas dans le piège des échéances. Certaines personnes croient que la clé de la productivité est l’attribution d’une période de temps spécifique pour la réalisation de n’importe quelle tâche. Cette méthode devient rapidement inefficace - vous passez beaucoup de temps à assigner des dates d’échéance (souvent approximatives) à toutes vos tâches, puis vous en retrouvez des tonnes dans vos priorités. Ce n’est pas une façon de ci prendre.
Toutes les tâches ne sont pas vraiment importantes. La plupart d’entre elles n’ont pas besoin d’avoir un délai défini. Chad Garrett partage ses connaissances, ses conseils et astuces sur la priorisation de vos tâches pour la journée en utilisant des niveaux de priorité. Vous êtes curieux? Découvrez-les aujourd’hui et devenez un ninja de la priorisation!
Vous pouvez également consulter d’autres articles sur le blog Nozbe:
- Comment aborder une liste sans fin de choses à faire - 10 méthodes éprouvées
- 6 idées pour amincir et nettoyer votre liste de choses à faire
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Vous pouvez également consulter d’autres articles et descriptions intéressants, par exemple, comment décider de ce qui doit être fait ensuite ou pourquoi vous devriez relever les plus grands défis le plus tôt dans la journée. Pour les utilisateurs expérimentés, il existe un blog sur la matrice Eisenhower qui peut vous aider à traiter vos tâches. Jetez-y un coup d’œil - vous trouverez ici de nombreux articles utiles et inspirants sur la productivité.
Vous pouvez également consulter nos modèles Nozbe.how si vous voulez en savoir plus sur Nozbe.
Et si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à demander! Vous pouvez toujours nous contacter - le service clientèle de Nozbe - pour toute question ou suggestion que vous pourriez avoir. Nous sommes là pour vous aider. :-)
Écrit par Ola - Responsable du service client
