J’ai écrit ce post pour vous montrer comment j’ai piraté ma revue hebdomadaire dans le style de GTD. Cela m’a permis d’économiser deux heures par mois que je peux maintenant consacrer à des choses que j’aime au lieu de travailler. Continuez à lire et essayez vous-même.
La revue hebdomadaire standard
J’ai actuellement 134 projets sur Nozbe. Certains peuvent penser que ce n’est pas beaucoup, d’autres - le contraire. Une chose reste au fait: une liste aussi longue doit être tenue dans l’ordre - rien ne peut mal se passer. Cependant, avec un nombre croissant de projets sur ma liste, un problème a commencé à se poser. Et ce problème était… ma revue hebdomadaire! Pour bien comprendre pourquoi cela est devenu un problème dans mon système de gestion de projet, je dois vous dire comment je l’ai fait. J’ai simplement parcouru tous mes projets (bien sûr, à l’exception des tâches standard, telles que: la boîte de réception vide (=à zéro), etc.). Dans chacun d’eux, j’ai examiné:
- la date du début du projet,
- la date d’achèvement du projet, et
- si toutes les dates sont correctes (je suis très désorganisé - en créant un projet, j’ai tendance à confondre le mois ou à oublier d’ajouter une date d’échéance de la tâche).
Tout à coup, il s’est avéré que ma revue hebdomadaire n’est pas en fait une évaluation hebdomadaire de tous mes projets, ni un moment de quiétude et de concentration, mais plutôt une course vers la réalisation d’un autre projet en allant dans les moindres détails. Je me suis retrouvé dans une situation où j’étais prêt à aller voir un médecin et demander un congé maladie à la simple pensée d’une autre revue hebdomadaire. Ce n’est que plus tard que je me suis rendu compte que cela ne servirait à rien puisque je dirige ma propre entreprise … J’avais absolument besoin de trouver une solution!
Mon conseil: vérifiez, comment vous effectuez votre revue hebdomadaire. Est-elle semblable à la mienne? Souhaitez-vous gagner du temps chaque mois pour d’autres activités?
A quoi ressemble la liste de projets?
Pour vous aider à comprendre comment j’ai mis au point ma routine hebdomadaire, laissez-moi vous montrer à quoi ressemble ma liste de projets. Je suis un YouTuber, coach en business et étudiant (en ligne), et sur ma liste, j’ai les projets suivants:
- 1er groupe - projets liés au travail et projets privés. Des projets ouverts contenant des petites tâches, qui ne nécessitent pas la création de projets séparés;
- 2ème groupe - projets d’affaires en cours;
- 3ème groupe - voyages d’affaires et privés;
- 4ème groupe - tâches récurrentes: privées et professionnelles (p. ex. des efforts d’acquisition de nouveaux clients jusqu’aux projets privés contenant des tâches telles que changer les pneus /récurrence: tous les 6 mois/ ou apprentissage du français /récurrence: tous les jours/);
- 5ème groupe - épisodes sur YouTube - chaque épisode est un projet différent;
- 6ème groupe - études - chaque sujet est un projet distinct. En raison du fait que j’étudie en ligne, j’ai besoin de trouver le temps d’écouter des conférences et de remplir des devoirs;
- 7ème groupe - idées - projets ouverts, dans lesquels je garde des idées pour: les nouveaux épisodes sur YouTube, les posts sur Facebook et LinkedIn, les blogposts, etc.;
- 8ème groupe - clients (actuels et potentiels);
- 9ème groupe - un jour/peut-être - ce sont tous les projets qui ne sont pas importants pour moi actuellement, mais que je pourrais reprendrent dans le futur.
Mon conseil: assurez-vous que vos projets sont divisés en groupes et que la liste n’est pas chaotique.
Quels projets sont importants pour moi?
Ensuite, j’ai dû me poser la question suivante: quels projets sont importants pour moi? J’ai inclus dans ce groupe tous mes projets générateurs de revenus, et ce sont les projets prioritaires dans ma revue hebdomadaire. Ils comprennent tous mes projets sauf:
- les épisodes sur YouTube (bien que YouTube constitue une source considérable de mes revenus, j’ai trouvé inutile de revoir chaque épisode semaine après semaine),
- les projets du groupe “études”,
- les projets du groupe “idées”,
- les projets du groupe “peut-être/un jour”.
J’ai réalisé que le monde ne s’effondrera pas, si je ne revois pas ces projets chaque semaine.
Mon conseil: demandez-vous: quels projets sont vraiment importants pour vous.
Qu’est-ce que j’ai fait pour améliorer mon processus de révision?
J’ai divisé ma revue hebdomadaire en deux parties:
- 1ère partie - Revue Standard
- 2ème partie - Revue Approfondie
Pour la Revue Standard, je passe en revue tous les projets qui sont importants pour moi, c’est-à-dire ceux qui génèrent des revenus. Je l’exécute chaque semaine. En outre, la revue inclut des tâches telles que: la boîte de réception vide (=à zéro)(e-mail, messages privés, le dossier de téléchargements, la boîte de réception), un aperçu de la semaine à venir et un examen du budget.
Une Revue Approfondie est un examen hebdomadaire approfondi, que j’effectue toutes les deux semaines. En faisant ceci, je passe en revue tous mes projets - pas seulement ceux que je perçois comme importants.
Mon conseil: créez deux tâches distinctes sur votre compte Nozbe: Révision Standard et Révision Approfondie. Ensuite, assignez les projets des groupes appropriés à ces tâches.
Combien de temps ai-je économisé?
Pour moi, le temps est sacré. Je suis le principe que plus je consacre du temps aux plaisirs, mieux ça se passe! La question est donc: combien de temps ai-je réussi à économiser en un mois? Dans mon cas, une révision standard prend environ une heure. Une révision approfondie me prend aussi une heure. Dans le schéma standard, j’ai passé 2 heures par semaine sur une révision hebdomadaire GTD, soit 8 heures dans un mois.
Actuellement, j’effectue ma révision hebdomadaire selon ce schéma: quatre semaines avec une révision hebdomadaire standard (1 heure/semaine) + une révision hebdomadaire approfondie (1 heure toutes les deux semaines). Au total, cela donne 6 heures par mois.
Non seulement j’ai réussi à économiser 2 heures par mois, mais je ressens aussi beaucoup moins de stress, de frustration et je n’ai pas à courir en panique chez un médecin pour prendre un congé maladie.
Auteur: Matt Olech - YouTuber, et coach en affaires. Il coopère avec différentes marques - non seulement en tant que coach, mais aussi sur YouTube. Son objectif? Aider les clients à réaliser ce qu’ils veulent. Il y a sept ans, il a lancé sa propre chaîne de divertissement sur YouTube appelée Matt Olech. Au total, ses vidéos ont été vues plus de 15 millions de fois. Il a collaboré sur YouTube avec des marques telles que Tic Tac, Hoop Cola, Provident, Lajt Mobile. En tant que coach en affaires, il est présent sur le marché depuis deux ans. Ses ateliers et formations ont été suivis par plus de 2 mille personnes. Il a collaboré avec, entre autres, l’Ecole Supérieure des Banques à Poznań et les Conseils de Jeunesse locaux.
