Chez Nozbe, nous travaillons tous de la maison régulièrement. Nous n’avons pas de bureau physique du tout. Au cours de toutes ces années #sansbureau, nous avons tout appris à ce sujet.
Le bureau à domicile comme solution ultime pour les entreprises
Les entreprises du monde entier envoient déjà leurs travailleurs chez eux. Cela ne signifie pas forcer les gens à prendre un congé non payée, comme l’a fait Lufthansa. De plus en plus de personnes travailleront à domicile. Les routines quotidiennes des entreprises et des employés ne doivent pas être entravées au passage au système bureau-maison. Le travail à domicile dans de nombreux cas peut être encore plus efficace que les efforts constamment interrompus dans des espaces ouverts bruyants.
Nos meilleurs conseils pour travailler à domicile
Voici les meilleures directives pour travailler à domicile et en tirer le meilleur parti.
1. Configurez votre espace de travail
Lorsque vous travaillez à domicile, il est essentiel de d’arranger votre espace de bureau. Cela peut être simplement une table ou un bureau propre et bien rangé avec tous les matériaux et équipements de référence dont vous pourriez avoir besoin à portée de main. Je suggère que plutôt que de vous enfermer dans votre chambre - un endroit que vous associez aux loisirs - vous choisissez une autre pièce ou surface de votre maison qui sera dédiée spécifiquement au travail.
Certaines personnes peuvent se permettre un vrai bureau à domicile - comme une pièce séparée, mais certaines personnes travaillent simplement derrière une table de cuisine bien agencée, ont leur bureau dans une salle de départ ou prennent en charge le bureau de leur enfant lorsque le petit est à l’école, comme je le fais. Cela me motive à respecter mes horaires du jour - je sais que mon “bureau-maison” est disponible uniquement jusqu’à 15h45 tous les jours ;)
2. Définissez quelques règles de base
L’un des problèmes auxquels les personnes travaillant à domicile doivent faire face est la façon dont les autres ne prennent pas leur travail au sérieux uniquement parce qu’ils le font à chez eux. Cela peut amener des voisins à prendre un café à midi ou des gens qui vous appellent et vous demandent des faveurs lorsque vous êtes en plein milieu de quelque chose d’important.
Pour éviter tout cela, vous voudrez peut-être parler à vos colocataires et à votre famille et leur expliquer que même si vous n’allez pas au travail, vous travaillez réellement. Il est bon de leur dire à quelles heures vous êtes occupé, à quelle heure vous avez des pauses et quand exactement vous êtes libre. De cette façon, vous serez sur la même longueur d’ondes.
3. Supprimez les autres distractions
Outre les distractions causées par d’autres personnes, vous devez vous méfier de nombreux autres pièges. Par exemple, lorsque vous travaillez à domicile, vous n’avez pas à vous cacher de vos collègues ou de votre patron lorsque vous utilisez les médias sociaux au lieu de faire vos tâches… Vous pouvez également passer trop de temps dans la cuisine, vous préparer des collations et des boissons ou simplement faire des travaux ménagers.
Pour vous tenir à l’écart de ces petits péchés et ne pas perdre de temps, vous pouvez préparer des collations et des boissons avant de commencer à travailler. Vous pouvez également déterminer quand vous prendrez des pauses et mangerez quelque chose ou ferez votre lessive.
C’est principalement vous-même et votre forte volonté qui peuvent vous empêcher de faire défiler les médias sociaux et de vous laisser distraire par la vie et les problèmes des autres. Nous savons tous bien que c’est une perte totale de temps et d’énergie, n’est-ce pas? Si cela ne vous arrête pas, vous voudrez peut-être supprimer les raccourcis de votre navigateur, vous déconnecter de chaque compte et, en plus, essayer des applications de blocage des médias sociaux pour votre ordinateur.
4. Habillez-vous et faites comme si vous alliez au bureau
Pour vous concentrer et vous motiver à travailler, ayez une routine quotidienne similaire à celle que vous auriez si vous travailliez dans l’un de ces espaces de bureau sympas du centre-ville. Faites régler votre alarme à la même heure chaque matin. Levez-vous, oubliez de travailler dans votre pyjama. Habillez-vous, utilisez des parfums. Prenez le petit déjeuner, buvez votre café si c’est ce que vous feriez avant d’aller travailler. Ayez un rituel du matin qui vous prépare pour une journée bien remplie au travail.
5. Définissez vos priorités et tâches moins importantes
Vous pouvez décider sur quoi vous allez travailler la veille ou comme première chose le matin. Quel que soit le moment choisi, assurez-vous de savoir quelles sont vos tâches les plus importantes pour la journée. De cette façon, vous pourrez planifier vos actions et voir les progrès.
Dans le livre “The One Thing”, Gary Keller et Jay Papasan affirment qu’il vaut mieux se limiter au strict minimum. Ils suggèrent de décider d’un objectif clé pour la journée et de traiter toutes les autres questions comme secondaires. Une autre façon consiste à trouver votre tâche principale pour la journée, puis à effectuer trois autres tâches importantes et de terminer en essayant de réaliser cinq tâches plus petites et «agréables à faire».
Essayez d’abord de travailler sur les choses les plus importantes, car si au lieu de vous concentrer sur les tâches clés, vous décidez de commencer par les plus triviales, vous vous rendrez peut-être compte que la journée est terminée et que vous n’avez plus le temps de faire cette chose crucial.
Si votre liste de tâches est vraiment écrasante, lisez notre guide pour rester au courant des choses.
6. Planifiez votre journée à temps
Greg Mckeown, l’auteur de “Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less” a écrit que “si vous ne priorisais pas les choses dans votre vie, quelqu’un d’autre le fera”. C’est pourquoi il est vraiment important de passer par vos projets et tâches, d’identifier ce qui doit être fait aujourd’hui comme nous l’avons mentionné dans le paragraphe précédent, et de segmenter ce que vous ferez et quand au cours de la journée.
Sans plan, vous pourriez vous retrouver débordé et essayer de tergiverser lorsque vous accomplirez des tâches plus grandes et plus importantes.
N’essayez pas de faire un plan trop serré cependant - vous vous stresserez seulement et serez déçu. Ajouter une marge de temps à chaque tâche est une excellente idée - une marge de 20% de temps que vous allouez à chaque tâche de votre calendrier sera suffisant.
De plus, vous n’avez pas besoin de dates d’échéance pour tout. Le problème avec les délais, c’est qu’avant de vous en rendre compte, vous vous êtes assigné 35 choses dues en une seule journée! La meilleure façon de gérer cela est d’utiliser des dates d’échéance que pour les choses qui sont vraiment «dues» ou dont vous devez vous souvenir.
7. Essayez de travailler par blocs de temps de concentration
Dans un environnement de bureau traditionnel, les gens ont tendance à s’interrompre beaucoup. S’ils ont besoin d’un retour d’information rapide de quelqu’un, ils peuvent simplement se diriger vers eux et leur poser une question. Interrompre quelqu’un coûte du temps, car après le bavardage, il faut passer encore quelques minutes pour revenir sur ce quoi on travaillait. Lorsque vous travaillez à domicile, vous pouvez profiter du luxe d’un travail concentré et ininterrompu.
Votre objectif est de travailler aussi longtemps que possible sans distractions. Comment y parvenir? En gérant votre temps correctement: en prenant de courtes pauses et en retardant toutes les tâches non liées.
La technique Pomodoro peut s’avérer utile ici. Il s’agit d’une technique simple où vous travaillez en blocs de 25 minutes (Pomodoros) et prenez ensuite une pause de 5 minutes. Quatre Pomodoros sont une session complète après laquelle vous avez droit à une pause plus longue (15-30 minutes). Bien sûr, vous pouvez modifier le calendrier en fonction de vos besoins, mais assurez-vous de travailler avec concentration et de faire des pauses claires.
8. Récompensez-vous
Ne laissez pas la culpabilité du travail à domicile (oui, certaines personnes le ressentent!) prendre le temps de se détendre. Pendant une pause, vous pouvez regarder une vidéo ou encore mieux - vous éloigner de votre bureau. Allez-vous promener dehors, prenez une collation saine ou passez du temps avec d’autres personnes qui pourraient aussi être dans la maison.
N’oubliez pas que les pauses pour préparer et manger le déjeuner ou faire de l’exercice peuvent vous recharger pour mieux travailler. Ne présumez pas que vous devez travailler 100% du temps pendant que vous êtes à la maison pour être productif.
9. Utilisez la technologie pour rester productif
Le travail à domicile peut parfois nécessiter une sauvegarde technologique car les télétravailleurs n’ont pas accès à l’intranet ou aux documents physiques de l’entreprise.
Chez Nozbe, nous utilisons différentes applications pour faire notre travail. Les concepteurs utilisent les applications d’Adobe suite, les programmeurs utilisent GitHub (environnement de codage collaboratif.) Pour la cartographie mentale, nous utilisons des applications de cartographie mentale, et pour le remue-méninge et la documentation - Dropbox Paper comme plateforme d’écriture plus collaborative. Nous enregistrons généralement nos fichiers dans des dossiers partagés dans Dropbox. Tous les membres de notre équipe ont un compte Dropbox et nous avons configuré des dossiers partagés afin que tous les fichiers dont nous avons besoin soient synchronisés immédiatement avec nos ordinateurs. Il s’agit de publier notre travail et nos commentaires pour le reste de l’équipe.
Enfin, nous utilisons tous notre propre produit - Nozbe Teams - pour partager des projets et communiquer à travers les tâches. Tout comme dans Dropbox, dans Nozbe, nous avons mis en place des projets partagés où nous nous ajoutons et nous déléguons des tâches. Une fois que nous avons terminé une tâche, nous communiquons les résultats dans le commentaire de cette tâche et la terminons ou la déléguons simplement à quelqu’un pour leur faire savoir que nous avons fait quelque chose pour eux ou que nous avons besoin de commentaires.
Alors que nos fichiers, tâches et projets sont tous synchronisés grâce aux dernières technologies Internet, nous essayons de travailler de manière asynchrone pendant que nous faisons notre propre travail dans nos morceaux de temps ininterrompus.
10. Restez en contact avec votre équipe
La clé de la productivité de l’équipe est la communication. Mais comment communiquer efficacement avec votre équipe, surtout lorsque vous travaillez à domicile? Vous ne pouvez pas compter sur la communication en face-à-face dans le monde entièrement numérique pour le moment. Essayer de communiquer en ligne par le «chat» augmente l’anxiété car il y a tout simplement trop de messages qui arrivent. Revenir à un bon vieux courrier électronique avec CC et BCC donne l’impression de remonter à l’âge de pierre - bonne chance pour trouver des informations utiles et à jour là-bas!
Au cours des années de gestion de Nozbe, nous avons réalisé que pour que les équipes fonctionnent mieux, un type de communication différent est nécessaire - la communication basée sur les tâches, où toutes les discussions sont centrées sur les tâches et les projets, chacun donnant son avis. Avoir tout le contexte et les informations pertinentes sous un même toit aide les équipes à produire des résultats.
Notre outil de collaboration et de communication d’équipe est notre application Nozbe Teams. De cette façon, nous expérimentons:
- moins d’interruptions,
- moins de réunions,
- la capacité d’être au courant des choses même en déplacement,
- chaque membre de l’équipe est sur la même longueur d’ondes,
- notre équipe réalise plus vite les projets.
L’application Nozbe Teams est conçue pour toute équipe de 5 à 100 personnes qui souhaite porter sa productivité et sa communication à un tout autre niveau. Vous êtes invités à essayer Nozbe gratuitement sur nozbe.com/teams
Sommaire
Le travail à domicile peut être gratifiant pour l’employeur et l’employé. Il s’agit d’une excellente occasion d’apprendre à mieux travailler ainsi qu’à apprécier le «temps concentré» et à communiquer de manière asynchrone avec l’équipe.
En tant que télétravailleur, vous apprenez à ne pas interrompre les gens simplement parce que vous le pouvez. Vous et votre équipe faites plus de choses parce que vous avez beaucoup plus de temps pour votre travail. Vous pouvez choisir de désactiver et de ne pas répondre aux discussions en ligne ou aux appels téléphoniques, et vous n’êtes pas non plus tenté d’utiliser ces outils pour travailler avec d’autres.