La communication basée sur les tâches: qu'est-ce que c'est et comment le faire correctement

Nous avons créé l’application Nozbe Teams pour aider les équipes (basées au bureau et à distance) à réaliser les choses plus rapidement en mettant en œuvre ce que nous appelons “la communication basée sur les tâches”. Maintenant, vous vous demandez peut-être ce qu’est la communication basée sur les tâches et en quoi est-elle différente des méthodes de collaboration et de communication que vous connaissez? Continuez à lire la suite de l’article pour le découvrir.

Une Révolution dans la gestion des projets d’équipe et du flux d’informations

Les équipes de sociétés internationales, les ONG, les institutions publiques et les petites entreprises ou startups utilisent toutes les mêmes outils de collaboration. Pour échanger des informations, discuter des choses et gérer des projets elles utilisent les e-mails, les chats et les réunions ou les appels en face à face. Ces moyens se sont révélés assez perturbateurs et contre-productifs dans de nombreux cas.

La communication basée sur les tâches est notre alternative au travail d’équipe traditionnel et aux méthodes de gestion de projet. C’est un moyen simple de faire avancer les projets et de collaborer efficacement au sein d’une équipe.

Qu’est-ce que la communication basée sur les tâches exactement?

La communication basée sur les tâches introduit une structure simple: Projets->Tâches->Commentaires->TERMINÉ. Fondamentalement, vous regroupez tous les objectifs de votre équipe dans des projets. Ensuite, vous spécifiez des tâches pour chacun de ces projets et grâce à des commentaires riches, vous collectez toutes les données et les commentaires nécessaires pour faire avancer les choses. Vous échangez des informations, des commentaires et des opinions au sein des tâches. Vous posez des questions et obtenez des solutions dans les tâches. Vous gérez les responsabilités au sein des tâches et puis ces tâches se font. Tout est structuré, facile à suivre et très pratique.

Au lieu de:

  • rédiger des e-mails,
  • d’ajouter des personnes sur CC et BCC,
  • se perdre dans de longs échangent d’emails affichés différemment dans divers clients de messagerie
  • …ou d’être dérangé par des appels téléphoniques,

la communication basée sur les tâches garantit que tout est organisé en un seul endroit. Sécurisé, consultable et accessible de partout.

Au lieu de:

  • perdre du temps,
  • de faire des réunions,
  • et de discuter de choses “en direct”,

La communication basée sur les tâches vous permet de mener une discussion structurée, donnant à chacun une chance de réfléchir et d’écrire sa contribution.

Pourquoi la communication basée sur les tâches est si puissante

Chez Nozbe, nous travaillons et communiquons de cette façon depuis des années. Voyez pourquoi nous pensons que cette méthode est tellement meilleure que les méthodes traditionnelles utilisées dans la grande majorité des organisations.

  1. C’est structuré - En commentant chaque tâche, nous sommes plus efficaces - nous nous concentrons sur ce qui doit y être fait (contrairement aux chats dans Slack ou dans de longs e-mails).

  2. C’est clair - Grâce à des paramètres de tâche précis, nous savons qui est responsable de la tâche, à quel projet elle appartient et quand elle est due.

  3. C’est rapide - Les commentaires sont faciles à saisir, donc aplanir les détails est simple et nous pouvons vraiment nous assurer que nous savons ce qui doit être fait.

  4. C’est polyvalent - Nous utilisons le formatage, les listes de contrôle, les fichiers, etc. dans les commentaires, nous avons donc toutes les informations dont nous avons besoin pour effectuer une tâche.

  5. C’est ludique - Avec les réactions (et les gifs), le travail est plus amusant, mais nous ajoutons toujours de la valeur à la conversation sur la tâche.

  6. C’est productif - Les commentaires sur les tâches facilitent l’exécution afin que les membres de l’équipe vérifient les tâches plus rapidement que jamais et atteignent les objectifs ensemble.

  7. C’est organisé - Pas de chaos dans la gestion de différentes plateformes de messagerie ou de documentation, tout est là dans le fil de commentaires d’une tâche.

  8. C’est mobile - Grâce aux applications pour toutes les principales plates-formes, nous restons au fait des tâches et communiquons avec l’équipe pour ajouter de la valeur de n’importe où.

  9. C’est discret - Évitez les notifications indésirables si vous voulez rester concentré. Bien sûr, vous pouvez gérer tous les types de notifications dans les paramètres.

  10. Il est accessible - Toutes les personnes concernées ont accès aux informations appropriées. Pas besoin de CC pour personne.

  11. C’est asynchrone - Tout le monde peut travailler sur ses tâches à un moment opportun et ne pas être distrait entre-temps.

Souhaitez-vous essayer la communication basée sur les tâches? Rien de plus simple:

  • Enregistrez-vous sur Nozbe Teams et créez votre compte d’équipe.
  • Invitez les personnes avec lesquelles vous souhaitez travailler.
  • Mettez tout ce que votre équipe fait dans des projets dans Nozbe Equipes.
  • Énumérez tout ce qui doit être fait pour faire avancer les choses en tant que tâches dans les projets.
  • Déléguez des tâches et ajoutez des délais pour vous assurer que tout le monde sait ce qui doit être fait et quand livrer son travail.

Nozbe Equipes propose de nombreuses autres fonctionnalités qui rendent la communication sans biais et la collaboration - efficaces.

Nous voulons vous faire connaître la communication basée sur les tâches et enseigner aux chefs d’équipe à introduire ce concept au sein de leur groupe de personnes. Nous voulons que les petites équipes fassent de grandes choses en mettant en œuvre une communication efficace basée sur les tâches. Pas en vous envoyant des e-mails, en discutant ou en perdant du temps dans les réunions.

Magda
Membre de l'équipe de marketing chez Nozbe.