A priori la boite de réception doit être un outil simple d’utilisation. Bien que cela soit l’un des premiers points abordés par la méthodologie Getting Things Done, nombreux sont les utilisateurs à être perdus à ce sujet. Cet outil est au coeur de la méthodologie de GTD, il est donc essentiel de comprendre comment l’utiliser. Cet aspect n’est pas seulement lié à Nozbe, il peut être traité bien au delà de ce contexte.
Les problèmes les plus courants lors de l’utilisation d’une boite de réception et comment les résoudre!
J’ai décidé d’écrire quelque chose au sujet des boites de réception, parce que cela pose de nombreuses questions, et particulièrement chez les utilisateurs de Nozbe. Je pense également que nos utilisateurs les plus fidèles pourront tirer des enseignements de cet article.
Dernièrement, j’ai reçu un mail de quelqu’un qui se plaignant du fait que notre méthode de gestion des mails était obsolète. Pour quelle raison? Parce que cette personne devait se connecter à plusieurs de ses adresses mails pour filtrer ce qu’il devait envoyer vers Nozbe afin de tout transformer en tâche.
Il m’était impossible de comprendre pourquoi cette personne souhaitait séparer le traitement de l’ensemble de ses mails. Google mail dispose d’une fonctionnalité qui permet d’ajouter en son sein des liens vers d’autres clients de messagerie et de les avoir sous la main tout en ayant la possibilité de répondre depuis Gmail comme si ils étaient connectés sur leur boite de réception d’origine (cela prend un peu de temps à configurer, mais après ça marche comme sur des roulettes). J’utilise cette méthode et cela facilite considérablement ma vie. Pourquoi se compliquer autant la vie?
Grâce à des paramètres comme les thématiques, je réduis à zéro tous les jours le nombre de mails sur mes boites de réception. Si il me fallait me reconnecter à chacunes de mes boites de réception (3 pour mon travail, 3 liées à ma profession mais pas à mon emploi, et 4 privées), je finirais par devenir folle, par perdre ma concentration, ainsi que beaucoup de temps à tout consulter. De même, la méthode de transfert de tâches vers Nozbe deviendrait fastidieuse.
Trop de boites de réception? Il suffit de tout réunir en une seule!
La plupart d’entre nous, tout comme Michael disposent de plus d’une boite de réception. Beaucoup, si ce n’est pas tous ont plusieurs adresses mails, Evernote, et des outils pour lire, etc… Tout cela afin de pouvoir tout consulter lors de nos déplacements.
Une distinction importante entre ces boites de réception et la boite de réception sur Nozbe c’est que cette dernière doit être utilisées afin de transformer les mails en tâches. Les autres boites de réception ont plutôt vocation à être “des fourres tout”.
Renvoyer vers Nozbe chaque mail, chaque document, chaque article ou ce sur quoi vous tomberez est un excellent réflexe lorsque vous n’avez pas grand chose à faire et que cela ne vous dérange pas de parcourir des centaines d’articles pour finalement lire l’article qui vous intéressera le plus. Mais pourquoi ne pas tout optimiser vous-même? Pourquoi ne pas tout réduire à 3-4 boîtes de réception au total? Et n’utiliser qu’une boîte de réception pour transférer vos tâches vers Nozbe?
Les différentes étapes pour gérer les mails et les boites de réception physiques:
- Tous les mails transformables en tâches qui seront transférés vers votre boite de réception de mails - à transférer vers Nozbe - seront automatiquement transformées en tâches
- Tous les mails inutiles. - supprimer les.
- Les mails que l’on doit transférer à quelqu’un d’autre - faites circuler
- Le reste des mails - archive - Vous pourrez les trouver plus tard.
- Enfin, les documents papiers issus de votre boite de réception physique - triez les - décidez ce que vous devez en faire (les scanner, les détruire, les attacher à des tâches…)
Une fois dans la boite de réception de Nozbe - dispatchez les tâches unes par unes vers les projets appropriés ou agissez selon la règle des 2 minutes afin d’aller au plus rapide.
Chez Nozbe nous croyons au fait que plus le nombre de boites de réception est élevé, plus les chances sont grandes de perdre pied et de tout mélanger. Plus vous vous laissez aller à des tâches improductives et fastidieuses telles que se connecter un nombre élevé de fois à différentes boites mails, plus vous perdrez du temps.
Partager votre boite de réception n’est pas une super idée
Une autre question m’a été posée, il y a quelque temps: “Il y a quelque temps, vous autorisiez le partage de boites de réception sur Nozbe. Pourquoi n’est ce plus possible?”
La réponse est simple. Il s’agissait d’une expérimentation, et après l’avoir intégré, nous avons eu de nombreux retours nous indiquant que les utilisateurs faisaient face à de nombreux problèmes. En ce qui me concerne, je ne pense que partager sa boite de réception Nozbe soit une bonne idée si vous ne faites pas de même avec votre adresse mail. Votre boite de réception, c’est votre problème, débrouillez-vous! ;-)
Si vous avez besoin de partager des tâches depuis votre boite de réception Nozbe, déplacez les vers un projet “partagé”.
Même si il s’agit d’action qui n’auront lieu qu’une fois, cela mènera souvent vers des projets plus ambitieux comme par exemple agrandir sa maison. Admettons: je crée un projet appelé “courses à faire pour la maison” ou un nom similaire sur Nozbe. Laisser un accès à d’autres personnes vers votre boite de réception peut créer de la confusion, surtout si ils doivent gérer également tout ce qui leur est destiné. Par la suite, cela risque de devenir très vite difficile à contrôler, faisant de cette boite de réception un capharnaüm géant qu’il sera impossible de gérer sans leur aide. Tout cela deviendra alors contre-productif, vous n’êtes pas d’accord?
Ok, c’est quoi la suite?
Pour résumer, rendez juste votre vie plus facile. Ne passez pas d’un compte à l’autre, lorsque c’est évitable. Ne partagez pas ce qui est privé - Nozbe vous garantit ça. Croyez moi, tout sera plus clair lorsque vous saurez ce qu’il faut faire et ce qu’il ne faut pas faire, comme par exemple perdre du temps avec des recherches futiles. Tout cela vous permettra d’être plus productif et vous permettra de mieux vous concentrer.
Consultez nos cours!
Michael parle de boîte de réception dans la leçon 1 des “10 étapes pour une productivité optimale”
Rédigé par Delfina (Directrice du Service Client Nozbe)