Voici ce qu’a écrit l’un des utilisateurs de Nozbe:
Bonjour. Grâce à Nozbe, je suis devenu beaucoup plus productif. Tellement productif, que j’ai le sentiment que ce que je dois faire ne se termine jamais. Je fais également des choses que j’aurais sans doute laissé de côté pas le passé, mais une fois que c’est fait, il reste encore du travail. Cela ne s’arrête donc jamais. Seriez-vous assez gentil pour aborder ce thème dans l’un de vos articles de blog, j’aimerais avoir votre point de vue et des conseils pour continuer à avoir un équilibre travail-vie personnelle satisfaisant grâce à la puissance de Nozbe :-).
Voici donc 10 façons de venir à bout d’une to-do list sans fin. Suivez ces conseils et profitez d’un peu plus de temps libre.
1. Pratiquez l’essentialisme
Suivez les conseils de Greg McKeown et mettez l’accent sur les choses les plus importantes: «L’essentialisme, ce n’est pas une méthode qui permet de faire plus de choses, mais une méthode qui permet de ne faire que l’essentiel. Cela ne signifie pas seulement faire moins pour faire moins. Il s’agit de s’investir dans ce qui est de plus judicieux en fonction du temps et de l’énergie disponible afin de ne contribuer qu’à l’essentiel.» Ne perdez pas votre temps sur des tâches et des projets qui ne comptent pas vraiment.
Essayez de choisir les objectifs les plus importants que vous souhaitez atteindre dans votre vie professionnelle et privée. Si vous ne pouvez pas tout réussir dans ces deux domaines, choisissez en deux ou trois. Les connaître vous aidera certainement à démissionner de certains des projets auxquels vous participez. Essayez de vous débarasser de ceux qui ne vous rapprochent pas de vos objectifs ou de ceux qui ne sont liés à aucun d’eux.
2. Passez en revue votre liste de tâches
Passez en revue votre liste de tâches et pour chacune des tâches, demandez-vous: “Est-ce que je dois vraiment le faire?” “Que se passera-t-il si je ne le fais pas?” Il y a des chances que vous identifiiez certaines choses qui ne sont pas vraiment prioritaires et qui donc ne seront jamais réalisées.
3. Terminez toujours ce que vous commencez
Commencer, travailler, arrêter, ne plus être concentré, oublier les choses, redémarrer, rassembler des informations et réfléchir à des solutions, reprendre le dossier - tout cela vous semble familier? Déplacer vos ressources cognitives ou votre attention vers un sujet complètement différent, puis revenir à une tâche est totalement contre-productif.
Afin de ne pas perdre votre concentration, divisez vos tâches les plus importantes en plusieurs petites et essayez de faire de votre mieux pour finir ce que vous avez commencé. Réussir, ce n’est pas seulement être efficace, cela peut également devenir une grande source de satisfaction personnelle :-)
4. Communiquez intelligemment
N’oubliez pas de communiquer vos besoins et vos pensées brièvement mais de façon exhaustive lorsque vous parlez et que vous écrivez. Si vous fournissez toutes les informations nécessaires lors de votre premier mail, les destinataires répondront: “OK. Merci.” Si vous oubliez quelque chose ou que vous ne pouvez pas être dérangé pour expliquer un problème, ils se perdront et se poseront des questions. Votre échange de mail sera alors sans fin … Formulez vos mails de façon claire afin qu’il n’y ait pas de doute ou de questions.
5. Planifiez votre journée
Ouais, nous savons tous que planifier facilite tout… mais le faites vous vraiment de façon quotidienne ? Essayez de planifier votre journée le matin ou le soir la veille. Énumérez toutes les choses importantes que vous devez faire - choisissez plusieurs tâches qui permettront vraiment de remplir votre journée et de vous rapprocher de vos objectifs. Une fois que ça sera fait, vos projets progresseront et c’est bien là l’essentiel!
Lorsque vous planifiez, n’oubliez pas de programmer suffisamment de temps pour votre famille et vos amis, d’éventuelles mauvaises surprises, les affaires courantes, la gestion de projet et la routine, peu importe à quel point nous essayons de devenir essentialistes. Cela nous conduit à …
6. Planifiez de façon pessimiste
D’abord, planifiez tout ce qui peut être planifié - ajoutez des dates et priorisez vos tâches. N’essayez pas de trop planifier - vous vous stresserez et vous finirez par être déçu. Dédier du temps supplémentaire à chaque tâche est une excellente idée: 25% du temps que vous attribuerez à chaque tâche de votre programme sera assez. Ne vous inquiétez pas: vous n’êtes pas seul - la plupart des gens sous-estiment la durée de leur travail.
7. Utilisez des catégories pour grouper des tâches
Lors de la planification, faites également attention à la façon dont vous regroupez certaines de vos tâches. Votre travail sera plus fluide si vous consacrez des blocs de temps à des tâches nécessitant des ressources ou des outils similaires. De cette façon, vous réduirez les distractions et maximisez l’efficacité. Si vous travaillez avec Nozbe, utilisez des catégories pour regrouper des tâches similaires.
8. Définissez vos propres règles
Comme le dit David Allen: «Il est vraiment important de maintenir un équilibre travail-vie, quitte à demande l’aide d’autres personnes. L’important, c’est d’ignorer les “peut être” - ces “peut être” qui proviennent d’autres personnes ou de vous à force d’essayer d’adopter le même état d’esprit que les autres. Ne vous fiez qu’à votre propre intuition.
Etablir certaines règles vous permettra de vous sentir plus en sécurité et plus confiant. Tôt ou tard, la plupart des personnes avec qui vous travaillez comprendrons vos «normes» et les respecteront naturellement.
Exemples: “Elle fait toujours ses tâches les plus importantes vers 10 heures du matin - il vaut mieux ne pas la déranger”, “Il reprend ses enfants de l’école à 16h30 tous les jours alors il quitte le bureau à 16h. La délégation d’une tâche urgente à lui à 16h15 n’a aucun sens,“etc.
9. Définissez votre routine de fin de journée
Essayez de terminer vos journées à la même heure tous les jours et assurez-vous que vos collègues et clients le sachent. Faites tout pour laisser le travail au bureau. Avant de vous rendre au bureau, notez quelque part les tâches en suspens et ce qu’il vous reste à faire afin de ne pas y penser pendant votre temps libre. Vous pouvez également arroser les plantes de votre bureau, nettoyer votre bureau ou noter ce qui a été fait dans la journée/ vos commentaires/ vos idées sur votre journal si vous en avez un. Ensuite, éteignez votre ordinateur et quittez votre bureau.
Si vous devez travailler chez vous, vous devriez essayer d’y dédier une partie de votre maison - et être en mesure de fermer la porte.
10. Disez « non »
… diplomatiquement et poliment, mais toujours: “non”. Si un «oui» vous fait courir après les échéances, dites le à votre interlocuteur et refusez cordialement. Dans le cas où le demandeur est votre patron ou votre client, mesurez vos propos, changez simplement votre «non» en: «cela serait difficile, compte tenu de mes engagements actuels, ou alors cherchons une autre façon de le résoudre».
Voici un conseil de David Allen à ce sujet: “Si vous avez tendance à dire oui sans réfléchir quand on vous demande de faire quelque chose de plus, temporisez, ne répondez pas tout de suite. Dites que vous reviendrez vers la personne qui demande, puis utilisez ce moment pour réfléchir clairement si c’est possible ou pas. Si vous voulez dire oui, bien. Mais si vous voulez dire non, dites non et continuez à le dire. Ne justifiez pas vos actions ou ne vous excusez pas. Ce n’est pas forcément méchant ou grossier."
P.S. Ne vous comportez pas en martyr
Ne vous comportez pas comme si vous étiez le seul à tout faire. Je sais que certaines personnes aiment se sentir utiles et importantes, mais cela peut être vraiment irritant pour vos collègues et vos proches. La plupart des gens sont des «martyrs» parce qu’ils ont besoin de l’approbation des autres.
Auteur: Magda de l’équipe Marketing Nozbe
