De nombreuses personnes m’ont demandé comment j’utilisais l’application. Voilà la réponse.
Tout d’abord, nous n’utilisons pas de mails dans notre société. Notre équipe est composée de 24 personnes et nous travaillons tous à distance. Nous utilisons uniquement des mails pour communiquer avec les clients et d’autres personnes qui nous envoient des e-mails avec des questions ou des offres. A l’intérieur de l’entreprise - nous partageons simplement des projets et nous nous déléguons des tâches.
Nous communiquons simplement à travers les tâches et les commentaires chez Nozbe.
Priorités
Commençons avec ma liste de priorités. Elle est assez longue - au début d’une journée, cette liste est d’environ 40 à 50 tâches. Pour tout faire, je me rends sur le panneau d’informations (je sélectionne l’icône «i» en haut de la section priorité) et je filtre mes tâches. Pour accélérer les choses, je les filtre par catégories et je les examine unes par unes. Par exemple, je choisis celles qui sont appelées «Finance». Habituellement, je ne dispose que de plusieurs choses à faire: des transferts d’argent et des paiements. Le reste des tâches sont déléguées à notre directeur financier. Après j’exécute les tâches, je coche celles que j’ai pu faire et je désactive le filtre.
Ensuite, je vérifie toutes les tâches déléguées par mon assistante avec qui je partage un projet appelé «CEO». J’utilise à nouveau le filtre - cette fois pour afficher seulement les tâches à venir de ce projet. Je tente d’en venir à bout de la plupart d’entre elles… Ce que je fais habituellement, c’est cliquer sur une tâche et la lire. Si c’est une question en attente de ma réponse ou d’une confirmation, je réponds en commentaire et je re-délègue à mon assistante.
Bien sûr, il y a des tâches qui nécessitent plus de mon temps et de la participation - si je n’ai pas de réunions ou d’autres engagements prévus, je travaille dessus. De cette façon, à la fin de la journée, je réussi à réduire le nombre de mes priorités à 10 ou 15. Je descends malheureusement rarement à zéro. Je laisse toujours quelque chose d’autre pour le lendemain.
Boite de réception
Maintenant, passons à ma boite de réception. Je laisse toutes mes idées en suspend dans cette section. J’ai tout le temps plein de choses à traiter dans cette section, j’essaie de la vider dès que possible. Après tout, la règle reste de vider au maximum sa boite de réception.
Tout en travaillant dans ma boîte de réception, je tente de suivre la règle des 2 minutes. Certaines des idées et des tâches que je dois faire sont étroitement liées à des projets déjà existants. Dans ce cas, bien sûr, je les déplace directement de la boîte de réception vers ce projet. Pour ce faire, je rentre dans la section des détails d’une tâche au-dessus du projet concerné, je clique sur le bouton «Boîte de réception» pour voir la liste de tous mes projets, ensuite, je choisis la tâche sur laquelle je veux me rendre.
Cela peut aussi se faire dans le «mode modification» de la nouvelle version Nozbe 2.0, que j’utilise quotidiennement. Je tape sur le bouton «Modifier» dans le coin inférieur gauche de la section Boîte de réception et je choisis plusieurs tâches à déplacer vers un même projet à la fois. Après que cela soit fait, je sélectionne le bouton «valider» en haut de la section pour quitter le «mode modification».
Commentaire
Après avoir achevé les tâches les plus importantes et les tâches les plus faciles à faire (les plus rapides), je me rends au plus vite dans la section «commentaires» afin de voir ce que mon équipe est en train de faire. C’est une section très importante où nous communiquons tous entre nous. Je lis tous les commentaires qui ont été postés depuis ma dernière consultation. Par exemple cette après-midi, je dois consulter 32 commentaires non lus.
Ici, la priorité reste la conversation à travers des tâches qui n’ont pas encore été achevées. Je les lis attentivement une par une. Parfois, j’y apporte ma touche personnelle. De cette façon, je participe aux travaux d’équipe, et je fais en sorte que mes collègues sachent que je suis là pour eux.
Si il me reste un peu de temps, je lis rapidement les commentaires des tâches marquées comme terminées. Une fois que c’est fait, je marque tous les commentaires comme lus en cliquant sur l’îcone en forme de coche qui se trouve en haut à droite de l’écran.
Permettez-moi de souligner une fois encore que pour moi c’est l’une des sections les plus importantes de Nozbe. Mon équipe communique ici - nous échangeons nos points de vue, des questions et des réponses. Je peux donner mon opinion sur de nombreuses tâches; celles qui ne me sont pas déléguées, mais qui peuvent aussi exiger ma contribution et mon attention.
Quand j’ai un peu de temps libre, ce qui ne se produit pas trop souvent, je sélectionne le «i» et je me rends sur «l’infobar». Ensuite, je choisis la section «activité» où je peux voir ce qui s’est passé sur Nozbe, ce que les gens ont fait jusqu’à aujourd’hui.
Généralement, la section des commentaires est l’endroit où je «vis» sur Nozbe toute la journée.
Projets …
…J’en ai quelques uns :) La liste est vraiment très longue. Afin de les organiser et de pas me perdre, j’utilise des thématiques abondamment. Prenons un exemple de la thématique «OneNozbe». Le nom vient du nom donné à la mission sur l’appli Nozbe 2.0. Et donc, quand je dois trouver une tâche spécifique ou commentaire, ou tout simplement me mettre dans l’ambiance pour travailler sur Nozbe 2.0, je filtre tous mes projets grâce à cette thématique. Je vais à la section des projets puis je clique sur l’icône des thématiques au-dessus. Je choisis la thématique de mon choix et Nozbe me montre le projet portant cette «marque» particulière.
J’ai aussi une thématique «Privé» pour mes projets privés et une thématique «Marketing» pour le marketing et autres contenus promotionnels. De cette façon, je peux me concentrer sur certains domaines d’intérêt.
Pour rendre la visualisation et le travail plus facile en général, je me sers beaucoup des couleurs. Je marque différents projets avec des couleurs différentes pour les distinguer dans la liste et être en mesure de les trouver plus rapidement. Par exemple, mon projet de PDG que je partage avec mon assistante est pourpre et mon projet de marketing principal est bleu, les paiements Nozbe sont verts et le projet de comptabilité est rouge, etc.
Revenons au projet «Privé» je l’ai mentionné plus tôt. En fait, c’est un endroit pour les tâches liées à ma vie privée qui ne correspondent pas à un autre projet. Je les traite comme une liste de tâches privées. J’ai un projet similaire pour les tâches liées à l’entreprise qui ne correspondent pas d’autres projets.
Calendrier
Je ne l’utilise pas beaucoup mais il est très pratique pour afficher les tâches en retard et les prochaines échéances. Dans la section semaine, je peux voir exactement ce qui va se passer dans les prochains jours.
Modèles
Personnellement, je n’ai pas beaucoup de modèles comme la plupart d’entre ceux qui sont créés par les membres de mon équipe. Un de mes modèles est un modèle de «triathlon». Chaque fois que je fais un triathlon, je crée un projet qui lui est dédié pour avoir une liste des choses que je dois faire pour être prêt à 100%.
Section équipe
Ensuite, il y a la section équipe où je peux voir toutes les tâches qui me sont déléguées, tout comme à d’autres personnes de mon équipe. Ce sont les tâches des projets que nous partageons, et pas de leurs projets privés!
C’est également la section où j’ajoute d’autres personnes à mon équipe et ou j’invite de nouveaux mecs aux projets sur lesquels nous travaillons ensemble. Nous venons d’engager trois nouvelles personnes, j’ai donc créé trois nouveaux comptes pour eux et j’ai partagé quelques projets avec eux.
Pour envelopper les choses
Nozbe est mon «centre de contrôle». Ici, je gère mes affaires et je gère quotidiennement mes tâches. J’utilise aussi Nozbe pour communiquer avec mon équipe. Pour optimiser tous les processus, j’utilise Evernote et Dropbox lorsque je travaille sur Nozbe - tous les contenus et les documents sont joints à des tâches et des projets synchronisés à ces deux applications.
Je passe beaucoup de mon temps dans la liste des priorités. Là, j’utilise beaucoup de filtres pour rendre ma vie plus facile et être en mesure de me concentrer sur les questions que je veux régler.
Je mets toutes les idées et les projets en cours de construction dans la boîte de réception.
Je lis tous les commentaires et je communique avec mon équipe dans la section «Commentaires» ( ce qui explique pourquoi nous n’utilisons pas de mails chez Nozbe :))
Bonus: laissez moi vous expliquer l’ensemble du processus en vidéo:
