Travaillez-vous dans le secteur de l’assurance ou l’industrie connexe et vous vous demandez comment utiliser Nozbe pour collaborer avec vos clients? Dans cet article, nous présentons des méthodes et des solutions qui peuvent aider les agents d’assurance, ainsi que d’autres professionnels de cette industrie, à accroître leur efficacité et à agir de manière plus structurée.
L’article a été écrit sur la base des conseils et d’expériences partagés par les membres de notre communauté polonaise sur Facebook.
Les adversités de Christophe
Christophe, spécialiste de l’assurance et de l’investissement et conseiller certifié d’European Financial Guide (Guide Financier Européen) travaillant principalement dans le domaine de l’assurance vie et collective, cherchait un moyen de travailler sur Nozbe avec son entreprise. Il voulait principalement un outil qui l’aiderait à maintenir de bonnes relations avec ses clients: garder le souvenir de leurs anniversaires, le bon moment pour déjeuner avec un client, ou les suivre et avoir contact avec eux.
Il a déplacé la plupart de ses projets sur Nozbe, mais n’avait aucune idée de la façon de les gérer et de les accomplir sur notre application. La partie la plus difficile à ce sujet était, selon Christophe:
“A un moment donné je peux travailler avec 30-40 clients à différents stades (réunion, offre, négociation, finalisation, etc.). Dois-je ajouter ces 40 clients aux 50 projets que j’ai déjà ouverts sachant qu’ils vont changer de façon dynamique (parfois, je vais à une réunion et ferme une affaire en une journée, alors que d’autres fois cela peut prendre un mois entier)?"
Création de votre propre système - la première étape est toujours la plus difficile
La conclusion principale et que le premier pas vers le succès est de développer l’habitude de garder la trace de toutes vos tâches et, quand elles sont terminées, de les cocher sur Nozbe. Et, avant cela: prendre un jour pour préparer les bases de votre système - c’est-à-dire transférer toutes vos données dans l’application et ajouter une structure à vos projets et tâches en utilisant des thématiques, des catégories et des dates.
Pour créer un système optimisé en fonction de vos besoins, vous devez envisager plusieurs scénarios ou, mieux encore, les écrire tous, et anticiper certains échecs initiaux:
“J’ai de nouvelles tâches qui surgissent tout le temps: rappeler X, envoyer des GTC à Y, vérifier les paiements d’assurance pour Z. Pour faciliter ces choses (car cela ne nécessite qu’une action), j’ai commencé à les mettre dans un projet “En cours”, mais ça m’a fait passer d’un désordre à un autre :)"
Pour éviter cela, considérez les suggestions suivantes:
Un conseil de Radek: 1 client = 1 projet + thématiques
La première idée, que Radek a eue, était de créer un projet distinct pour chaque client. En plus de cela, il a suggéré de créer des thématiques comme «réunion», «offre», «négociations», «finalisation», etc., et de les assigner à des projets aux étapes correspondantes.
En organisant vos projets de telle manière, en deux étapes seulement, vous pouvez filtrer les clients qui sont, par exemple, à l’étape de «l’offre» et commencer à préparer des offres, ou les filtrer selon la thématique de «réunion» et procéder ensuite aux appels téléphoniques. Lorsqu’une réunion est planifiée, vous pouvez ajouter une tâche avec tous ses détails (y compris la date et l’heure) au projet appartenant à ce client particulier et lui définir un pense-bête.
Cette solution a été soutenue par Monique, qui s’appuie également sur le tri des projets dans son travail:
“J’applique aussi l’approche d’1 projet pour 1 client, ce qui me donne parfois un total de 100-150 projets, je les nomme habituellement en utilisant des dates et les classifie par ordre alphabétique, mais vous pouvez aussi les nommer avec les noms des clients et une fois de plus les trier par ordre alphabétique. Certains jours, j’ai de 20 à 30 tâches mineures provenant de plusieurs projets sur ma liste de choses à faire (comme faire des appels téléphoniques, envoyer des courriels, transférer de l’argent, etc.). Sans un système structuré en place, je ne sais pas comment je serais capable de les gérer."
Regroupement de tâches à l’aide des catégories au lieu des thématiques
Si vous optez pour la méthode un-client-un-projet, il est clair que le projet «vivra». Chaque nouvelle étape d’une coopération avec le client doit être représentée par une tâche spécifique. Ici, au lieu des thématiques, vous pouvez également utiliser des catégories.
Vous pouvez conserver toutes les tâches correspondantes aux étapes suivantes dans un projet distinct - par exemple, «étapes de coopération avec le client X - assurance-vie». Avec des tâches soigneusement préparées à l’avance, vous n’aurez besoin que d’aller au projet, de cloner la tâche que vous voulez (avec une catégorie, comme “réunion”, “appel téléphonique”, “VIP”, “[zone urbaine]” déjà assignée - rappelez-vous que vous pouvez assigner plus d’une catégorie à une tâche), affectez la tâche clonée au projet pour un client spécifique et, si vous le souhaitez, définissez une date d’échéance pour celle-ci.
Quand vous en avez besoin, vous pouvez simplement aller à la vue “Vous + Equipe” pour voir vos tâches et les filtrer soit par la catégorie “[zone urbaine]” ou “appel téléphonique”, et vous pouvez aller à une réunion ou saisir le téléphone pour passer un appel téléphonique à un client.
Un conseil de Lucas : 1 client = 1 projet + modèles
Lucas a écrit:
“Certainement, 1 client = 1 projet ou, en dernier recours, 1 cas = 1 projet. Avec des modèles, c’est super facile - surtout, que vous pouvez définir chaque étape successive pour commencer, par exemple, «dans 2 semaines»."
J’ai un modèle de projet pour avoir de nouveaux clients (signature de contrat, saisie de données, affectation d’un gestionnaire de compte, etc.). Chaque modèle contient une “tâche de contrôle” qui est enregistrée en tant que ma priorité (action suivante). Cela me permet de voir les cas qui sont «formellement inachevés» et qui nécessitent encore l’achèvement de certaines étapes. Ce n’est pas très précis, parce que j’ai encore besoin d’aller voir ce projet et de vérifier ce qu’il reste à faire, mais je n’ai pas besoin d’appuyer ou d’enlever l’étoile à chaque fois."
Même si vous n’aimez pas l’idée d’utiliser une tâche de contrôle, nous vous encourageons à utiliser des modèles! Si chaque client comporte un ensemble d’étapes similaires, vous pouvez créer un modèle détaillé (rappelez-vous: les dates d’achèvement des tâches ajoutées au modèle sont relatives et spécifient simplement la période d’aujourd’hui jusqu’à la date limite) et créez un nouveau projet à chaque fois que vous avez un nouveau client.
La suggestion de Marius: un seul projet
L’utilisation de cette approche réduit quelque peu vos options: il est plus difficile de trier les clients et vous ne pouvez pas utiliser de thématiques. Cependant, pour certains, cela pourrait être une solution optimale.
Comme Marius écrit:
“Une autre option consisterait à créer un seul projet pour tous les clients avec des noms de tâches correspondant aux noms des clients, ce qui vous permettrait d’ajouter des check-lists en commentaires, de cocher des éléments et de modifier dynamiquement les commentaires quand une nouvelle tâche arrive pour un client particulier.”
À ce stade, il peut être utile de rappeler que Nozbe vous permet de convertir instantanément n’importe quelle tâche en projet, ce qui signifie que si un client ou un cas s’avère particulièrement compliqué, vous pouvez facilement transformer cette tâche en projet, tout en gardant tous ses détails. Souvenez-vous cependant qu’une fois que vous avez transformé une tâche en projet, elle disparaîtra de votre liste de tâches. Ainsi, si vous souhaitez la conserver dans votre liste (par exemple, à des fins statistiques), vous devez d’abord cloner la tâche et créer le projet à partir de sa copie.
Maintenez votre système soigneusement et régulièrement
Quelle que soit la solution qui vous convient, souvenez-vous: il est facile de se perdre si vous ne mettez pas toutes vos tâches dans vos projets respectifs sur Nozbe et effectuez des revues quotidiennes et hebdomadaires.
Si vous êtes curieux de savoir comment Nozbe peut être appliqué dans d’autres industries, vous pouvez le vérifier ici.
