Dans une entreprise “No-Office” (pas de bureau) comme Nozbe, nous ne nous voyons pas beaucoup en personne les uns et les autres. C’est pourquoi il y a quelques années nous avons commencé des réunions d’entreprise. Nous voulions passer du bon temps ensemble, recharger les batteries, apprendre à connaître les gens cachés derrière leurs avatars… et fondamentalement se connecter à un niveau différent. Maintenant, que nous avons fait quelques-unes d’entre elles, je voudrais partager quelques conseils sur la façon de préparer et de mener une «réunion d’entreprise» réussie.
A quelle fréquence organisons-nous cela?
Deux fois par an - nous avons toujours une réunion le printemps et l’automne. Nous pensons qu’un modèle semi-annuel est juste le bon équilibre entre le bureau à domicile et le temps passé avec notre équipe.
Le choix du printemps et de l’automne est délibéré. En été, les gens veulent prendre des vacances avec leurs familles et en hiver il fait froid… et généralement l’automne et le printemps sont une période faible pour le tourisme, les hôtels sont donc vides et tranquilles et peuvent nous offrir non seulement de bons tarifs mais aussi un séjour confortable…
Combien de temps dure une Réunion Nozbe?
Nous arrivons généralement un lundi pour un déjeuner tardif et partons un samedi après le petit déjeuner. De cette façon, nous consacrons toute la semaine de travail pour une réunion et quittons le week-end pour se détendre après une semaine intensive. Je vais plonger plus profondément dans notre emploi du temps pour la réunion un peu plus tard, alors lisez la suite.
Qui va à la réunion?
Nous avons essayé plusieurs modèles. Lorsque notre équipe comptait une dizaine de personnes, nous invitions également d’autres personnes importantes, mais maintenant que nous sommes plus que le double, nous avons réalisé que ce modèle ne marchait plus - et pas seulement en raison des coûts supplémentaires et de la logistique, mais pour d’autres raisons.
Tout d’abord, nous avons une équipe assez jeune, donc tout le monde n’a pas de partenaire… et quand ils ont en un ou une, certains ont de petits enfants, donc c’est vraiment difficile de les prendre ou de les laisser… pendant une semaine entière.
Le deuxième argument est que lorsque vous êtes seul, vous devez interagir avec le reste de l’équipe… et vous n’avez pas besoin de vous inquiéter de votre partenaire. Vous pouvez vous concentrer sur la connexion avec le reste du groupe.
Mon ami Michael Hyatt n’est pas d’accord et souligne l’importance d’amener l’autre moitié, mais notre expérience est différente. Nous sentons que nous «cliquons» mieux en tant qu’équipe lorsque nous pouvons quitter notre quotidien et nous concentrer sur la dynamique de notre équipe pendant une semaine.*
En dehors de l’équipe de base, nous avons également des entrepreneurs réguliers. Nous ne les invitons pas aux réunions. Peut-être devrions-nous revoir la politique à un moment donné…
Où organisons-nous nos réunions?
Chaque fois que nous organisons une réunion, nous votons pour un lieu… et maintenant, lesquels sont pris en considération?
Quelque part pas trop loin…
Partir sur une île tropicale serait vraiment cool pour une réunion et peut-être que nous le ferions quelque fois… mais comme notre équipe de base est principalement basée en Pologne, nous choisissons habituellement un lieu dans notre pays d’origine comme destination. Nous choisissons une ville différente pour chaque réunion.
Limiter notre choix à notre pays rend toute la logistique plus facile. Nous avons des trains à grande vitesse qui desservent de nombreuses régions en Pologne, de sorte que la plupart des membres de l’équipe peuvent se déplacer rapidement et arriver à la réunion sans un long périple.
Quel est le calendrier d’une “réunion Nozbe”?
Lundi…
Nous dédions le lundi matin à voyager vers notre destination de réunion et nous nous rencontrons vers 15 heures pour un déjeuner tardif à l’hôtel.
Après le déjeuner, il y a ma présentation. En tant que PDG de l’entreprise, je fais une présentation sur « l’état de l’union » où je résume ce qui s’est passé au cours de la dernière moitié de l’année, parle de notre avenir, de la direction de l’entreprise et de ce que nous attendons et parler de cette réunion particulière.
Dans la soirée, nous sortons généralement prendre un apéritif et un dîner léger.
Du mardi au vendredi
- 8-9 heures du matin, nous prenons le petit-déjeuner
- De 9 heures à 13 heures, il y a des présentations, des discussions et alternativement des activités d’integration de notre équipe.
- A 13 heures, nous prenons généralement un bon déjeuner à l’hôtel.
- 14-15 heures, c’est “le temps pour être seul” - une semaine avec toute l’équipe peut être exigeante alors il est temps pour chacun de nous de se détendre, peut-être faire une sieste… ou quoi que ce soit pour nous-même.
- De 15 à 19 heures, une autre période de «présentations» - nous nous réunissons pour la conférence et continuons de parler des choses, nous faisons un brainstorming et partageons les idées…
- 19h, c’est l’heure du dîner et après cela, nous sortons en général pour boire un verre et participer à des jeux d’intégration de l’équipe ou à d’autres activités de groupe - quelque chose qui nous rassemble.
Samedi matin
Il est temps de se dire au revoir. Après le petit déjeuner, tout le monde repart à la maison.
Notes importantes sur le planning:
- Planifiez du temps pour être seul - assurez-vous que les gens peuvent se retirer un peu et ne pas interagir les uns avec les autres tout le temps.
- Planifiez les présentations avant la réunion - il est important que toutes les présentations soient alignées et que les gens les préparent avant - de cette façon nous pourrons les répartir uniformément tout au long de la semaine pour un engagement maximum de l’équipe.
- Prévoyez non seulement des présentations liées à l’entreprise, mais aussi à nos passions - Notre équipe se compose de 26 personnes de 26 endroits différents avec 26 histoires différentes - nous avons réalisé que nous avons aussi besoin de présentations sur différentes passions - de cette façon nous pouvons apprendre beaucoup des membres de l’équipe!
- Planifiez les discussions un jour à l’avance - en dehors de la planification des présentations, nous devrions également planifier des discussions afin que les gens puissent se préparer mentalement pour chaque jour. C’est toujours une bonne pratique de productivité de se préparer chaque jour la veille… et nous devrions aussi le faire pour une réunion.
- Ajoutez de la marge - un peu de temps pour des causeries et du travail en groupe - nous avons appris cela à la dure - n’essayez pas comprimer chaque minute de la réunion - donnez aux gens la place pour respirer et une heure ou 30 minutes ici et là pour des discussions 1-1 ou des discussions spontanées dans de plus petits groupes.
- Mettez en place et modifiez le calendrier en tant que projet partagé sur Nozbe - encore une bonne pratique - mettre le calendrier et le mettre à jour dans un projet partagé avec toute l’équipe. De cette façon, vous évitez toutes les questions comme: « Que faisons-nous maintenant? », « Quand faisons-nous ceci ou cela? »
- Prévoyez du temps pour nous soutenir - nous annonçons toujours sur notre blog que nous allons avoir une réunion et nous expliquons à nos clients Nozbe que durant cette semaine, ils devront attendre un peu plus longtemps pour nos réponses… mais de toute façon il devrait y avoir du temps pour l’équipe de soutien de rattraper les retards sur les courriels.
- Organisez le sport/l’intégration avant - comme nous sommes un groupe de 26, nous devons tout organiser plus tôt pour nous assurer que les sites qui offrent des activités sont prêts pour nous recevoir. Une astuce supplémentaire - assurez-vous de ne pas planifier des choses physiquement exigeantes pour le vendredi - nous sommes tous très fatigués d’ici là! Lors de notre dernière réunion, nous faisions du kart le vendredi et c’était vraiment dur…
Nourriture - que mangeons-nous? Où?
Comme avec tout, la nourriture doit être organisée bien à l’avance et à nouveau, après de nombreux essais et erreurs, je pense que nous avons mis au point un excellent système:
Petit déjeuner et déjeuner à l’hôtel
- Le petit-déjeuner et le déjeuner ont toujours lieu à l’hôtel. De cette façon, notre journée est très prévisible et nous ne perdons pas de temps à chercher où se rassasier.
- Nous avons préparé le menu du déjeuner pour toute la semaine et convenu à l’avance avant la réunion.
Dîner à l’extérieur si possible
Le dîner est une histoire différente - nous préférons sortir pour le dîner et explorer quelques restaurants locaux frais. Encore une fois, en tant que grand groupe, nous réservons tout à l’avance. Nous demandons conseil à des gens du coin et vérifions sur Yelp pour nous assurer que nous choisissons de bons endroits.
L’hôtel - qu’est-ce qui rend notre séjour agréable?
Voici comment nous allons choisir un hôtel pour notre réunion. Tout d’abord, nous:
Négocions un tarif avec quelques hôtels dans le même quartier
Oui, nous demandons à quelques hôtels de la région leurs tarifs, nous leur expliquons ce dont nous avons besoin et nous obtenons des devis détaillés. De cette façon, nous pouvons comparer les prix et, en fonction des notes d’hôtel et des opinions sur Internet, trouvons le meilleur rapport qualité-prix. L’emplacement est également important.
Salle de conférence aussi grande que possible
Nous passons la majeure partie de notre temps dans la salle de conférence et nous les avons eu grandes et petites au cours des années … et il est évident que plus elle est grande plus elle est meilleur. Dans une salle de conférence spacieuse, les discussions sont plus faciles et nous pouvons parler 1-1 ou en groupes plus petits.
Le standard de la chambre n’a pas vraiment d’importance
Tant que nous obtenons des chambres décentes et propres, leur norme n’a pas beaucoup d’importance. Nous avons eu des chambres d’hôtel chic et d’autres plus standard… et nous avons pensé que nous n’avons pas besoin de beaucoup de luxe car nous n’allons dans nos chambres d’hôtel que lorsque nous allons dormir - nous passons la plupart de notre temps en dehors d’elles! Nous prenons habituellement des chambres à deux lits, car les gens s’intégrent plus (bien sûr, nous gardons les spécificités des genres).
Autoriser la marge - si quelqu’un n’aime pas la chambre, changez-la
Nous devons nous assurer que l’hôtel dispose de quelques chambres libres et qu’il n’est pas réservé lorsque nous arrivons. De cette façon, si l’une des chambres assignées à notre équipe est trop petite ou a quelques problèmes, l’hôtel est assez flexible pour la changer pour quelque chose de mieux.
Prévoyez une réunion à l’avance
Pour conclure, discutons de quelques trucs et astuces supplémentaires:
Annoncez les dates rapidement
Juste après la dernière réunion, nous planifions déjà les dates de la prochaine et les rendons non négociables. De cette façon, personne de notre équipe ne peut dire qu’ils ont quelque chose d’autre à venir. Cela évite également les collisions potentielles avec les vacances.
Horaire tic-toc
Après des réunions récentes, nous essayons d’adapter un horaire tic-toc, ce qui signifie de passer une réunion au centre d’une ville intéressante… et une autre dans la nature, dans un hôtel loin de tout le reste.
Finances - l’entreprise paie pour tout
C’est le secret. Nous mettons à part un budget séparé pour chaque réunion afin que l’entreprise puisse tout payer - l’hébergement, la nourriture, les boissons, les voyages, tout. Les employés peuvent essentiellement arriver à la réunion sans argent puisque tout sera payé.
Les gadgets - cadeaux supplémentaires pour l’équipe
C’est devenu notre tradition d’avoir un t-shirt spécialement conçu comme souvenir de chaque réunion. En dehors du t-shirt, nous essayons d’obtenir quelque chose de spécial pour l’équipe:
- un chargeur power bank,
- une bouteille de voyage avec filtre à eau,
- une tasse de café de voyage,
- une tasse de thé traditionnelle,
- et beaucoup d’autres choses différentes…
Beaucoup d’entreprises proposent des gadgets avec des logos d’entreprise, mais récemment nous avons décidé d’aborder la question autrement - de trouver un produit que nous aimons et d’essayer de l’acheter en vrac et d’ajouter le logo de l’entreprise plus tard.
Voici comment nous organisons nos réunions!
Comme vous pouvez le voir, chaque réunion est un défi logistique, mais ça en vaut la peine. Et il y a de l’art et de la science pour en faire un succès. J’espère que vous avez apprécié nos suggestions d’organiser des réunions et d’envisager certaines de ces choses lors de la préparation de votre équipe pour une réunion.
Pour résumer, voici quelques extraits de nos réunions passées:
Wrocław, automne 2017
Toruń, printemps 2017
Sopot, printemps 2016
Łódź, automne 2015:
