Dans une entreprise « No Office » (sans bureau physique) comme Nozbe, nous ne nous voyons pas si souvent en personne. C’est pourquoi, nous avons instauré nos rencontres d’entreprise : les Nozbe Reunions. Notre objectif est de passer du temps de qualité ensemble, de recharger les batteries, de découvrir les personnes derrière leurs avatars… et, tout simplement, de créer des liens à un tout autre niveau. Maintenant que nous en avons organisé un bon nombre, j’aimerais partager quelques conseils éprouvés pour préparer et réussir une telle retraite d’équipe.
À quelle fréquence organisons-nous ces rencontres ?
Une fois par an — nous nous réunissons toujours à l’automne. Nous pensons qu’un rythme annuel offre le juste équilibre entre le travail depuis chez soi et le temps partagé avec l’équipe.
Le choix de l’automne est délibéré. En été, chacun souhaite prendre des vacances en famille ; le printemps apporte généralement son lot de déménagements, de rénovations, de petits voyages et les vacances de Pâques ; et en hiver, il fait particulièrement froid en Pologne… De plus, l’automne correspond à la basse saison touristique : les hôtels sont calmes, peu fréquentés et peuvent nous proposer non seulement d’excellents tarifs, mais aussi des conditions de séjour idéales.
Combien de temps dure une Réunion Nozbe ?
Nous arrivons généralement le lundi pour un déjeuner tardif et repartons le vendredi après le petit déjeuner. De cette manière, nous consacrons toute la semaine de travail à notre rencontre tout en préservant le week-end pour se reposer après des journées intenses. Je détaillerai notre emploi du temps un peu plus bas, alors poursuivez votre lecture !
Qui participe à la réunion ?
Nous avons testé plusieurs formules au fil des ans. Quand notre équipe comptait une dizaine de personnes, nous invitions également les conjoints. Aujourd’hui, alors que nous sommes plus du double, nous avons constaté que ce modèle ne passait plus à l’échelle — non seulement pour des raisons de coût et de logistique, mais aussi pour d’autres motifs importants.
Tout d’abord, notre équipe est relativement jeune : tout le monde n’est pas en couple, et parmi ceux qui le sont, plusieurs ont de jeunes enfants. Il devenait donc difficile de les emmener ou, à l’inverse, de les confier à quelqu’un pendant toute une semaine.
Ensuite, lorsque l’on vient seul, on s’intègre naturellement beaucoup plus au groupe : on n’a pas à se préoccuper de son conjoint et l’on peut se concentrer pleinement sur les interactions avec ses collègues.
Mon ami Michael Hyatt n’est pas d’accord et insiste sur l’importance de venir accompagné, mais notre expérience prouve le contraire. Nous constatons que notre cohésion d’équipe est bien plus forte quand nous laissons derrière nous le quotidien pour nous consacrer entièrement, pendant une semaine, à la dynamique de groupe.
Où nous retrouvons-nous ?
Pour chaque édition, nous votons pour choisir notre destination. Quels critères prenons-nous en compte ?
Un endroit pas trop éloigné…
Partir sur une île tropicale semble très séduisant, et qui sait, nous le ferons peut-être un jour… Mais comme le noyau dur de l’équipe réside en Pologne, nous choisissons le plus souvent une ville de notre pays d’origine. Nous optons pour une commune ou une région différente à chaque fois.
Limiter notre choix à notre pays simplifie considérablement l’organisation. Nous disposons de trains rapides qui relient facilement de nombreuses régions polonaises, permettant ainsi à la majorité de l’équipe de voyager rapidement et d’arriver sans périple interminable.
Le programme de la semaine – jour après jour
Lundi…
Le lundi matin est consacré au voyage. Nous nous retrouvons vers 15 heures à l’hôtel pour un déjeuner tardif.
Après le déjeuner, place à ma présentation. En tant que PDG, j’anime une session « sur l’état de l’entreprise » : j’y résume les temps forts des six derniers mois, présente notre avenir, la trajectoire de l’entreprise, nos objectifs et les sujets dont nous allons débattre au cours de la semaine.
Le soir, nous sortons pour un dîner léger accompagné de quelques encas. Parfois, nous allons faire un bowling.
Mardi
- De 8h à 9h : petit déjeuner.
- De 10h jusqu’au déjeuner : visite guidée à pied de la ville. Nous tenons à découvrir l’endroit, son histoire, ses lieux emblématiques, ses anecdotes et ses coins incontournables.
Mercredi et jeudi
- De 8h à 9h : petit déjeuner.
- De 10h à 13h : visite d’un musée, d’une galerie d’art ou d’une attraction touristique locale.
- À 13h : déjeuner convivial à l’hôtel.
- De 14h à 15h : quartier libre (« temps pour soi »). Une semaine entière avec toute l’équipe peut être éprouvante ; chacun dispose donc d’une heure pour se détendre, faire une sieste ou vaquer à ses occupations.
- De 15h à 19h : soit nous nous réunissons en salle de conférence pour échanger, faire du brainstorming et partager des idées… soit nous participons à des ateliers créatifs, culinaires ou de bricolage (DIY) animés par un artisan ou un artiste local.
- À 19h : dîner (nous changeons systématiquement de restaurant pour apprécier la gastronomie locale).
- Après le dîner : théâtre, pub quiz, karaoké, jeux de société ou activités de groupe — tout ce qui permet de resserrer les liens et de souder l’équipe.
Vendredi matin
L’heure des départs. Après le petit déjeuner, chacun reprend la route pour rentrer chez soi.
Conseils clés pour un planning réussi :
- Planifiez des moments de pause – Veillez à ce que chacun puisse s’isoler un instant et respirer sans obligation d’interaction permanente.
- Préparez présentations, ateliers et débats en amont – Tout doit être calé et prêt avant le départ afin de répartir harmonieusement les sessions tout au long de la semaine et de maintenir l’engagement au plus haut.
- Annoncez les sujets de discussion la veille pour le lendemain – Planifier les discussions avec un jour d’avance permet à chacun de s’y préparer mentalement. C’est un principe de productivité fondamental qui s’applique parfaitement ici.
- Laissez des marges pour les tête-à-tête et le travail en sous-groupes – Nous l’avons appris à nos dépens : ne cherchez pas à rentabiliser chaque minute. Laissez 30 à 60 minutes de battement par jour pour des apartés spontanés ou des échanges informels en petit comité.
- Intégrez le planning dans un projet partagé Nozbe et sur un calendrier commun – Centraliser et ajuster le programme au sein d’un projet et d’un calendrier partagés évite les questions répétitives du type « qu’est-ce qu’on fait maintenant ? » ou « à quelle heure a lieu cette activité ? ».
- Prévoyez des plages pour le support client – Nous annonçons toujours nos retraites sur notre blog afin de prévenir nos clients d’un léger délai de réponse supplémentaire. Néanmoins, il est indispensable de ménager du temps dans la journée pour que notre équipe d’assistance puisse traiter les e-mails urgents.
- Réservez les loisirs et animations à l’avance – Pour un groupe de 15 personnes, tout doit être anticipé afin de garantir que les prestataires et restaurants soient prêts à nous accueillir. Petite recommandation : évitez les activités physiques intenses (laser tag, grand jeu de piste) le jeudi, car la fatigue accumulée commence à se faire sentir. Une fois, nous avions fait du karting le jeudi et c’était particulièrement éprouvant !
Les repas : que mangeons-nous et où ?
Comme pour le reste, la restauration s’organise bien à l’avance. Après plusieurs essais et ajustements, nous avons trouvé la formule idéale :
Petit déjeuner et déjeuner à l’hôtel
- Ces deux repas sont systématiquement pris à l’hôtel. Cela rend le déroulement de la journée très prévisible et évite de perdre du temps à chercher un restaurant pour tout le groupe.
- Le menu des déjeuners de la semaine entière est validé bien avant le départ.
Dîner à l’extérieur autant que possible
Pour le dîner, c’est l’inverse : nous aimons sortir explorer les bonnes tables de la ville. Étant un groupe conséquent, nous réservons l’ensemble des établissements bien à l’avance. Nous sollicitons des recommandations auprès des habitants et vérifions les avis en ligne pour sélectionner des adresses soignées. Manger des sushis est d’ailleurs devenu un rituel : lors de chaque retraite, nous dînons dans un restaurant japonais.
Le choix de l’hôtel : qu’est-ce qui garantit un séjour parfait ?
Voici nos règles pour sélectionner notre hébergement :
Négocier les tarifs avec plusieurs hôtels d’un même secteur
Nous interrogeons plusieurs établissements de la région, détaillons nos critères et demandons des devis précis. Nous pouvons ainsi comparer les prix et, en croisant ces données avec les avis en ligne, retenir la proposition au meilleur rapport qualité-prix. L’emplacement reste également un critère déterminant.
Une salle de réunion aussi vaste que possible
Nous y passons une grande partie de nos journées. Avec le temps, nous avons expérimenté toutes sortes de configurations : il ne fait aucun doute qu’une grande salle est bien plus confortable. L’espace facilite les échanges, les apartés individuels et les travaux en sous-groupes. La présence de grandes fenêtres apportant de la lumière naturelle est un atout indispensable !
Le standing des chambres passe au second plan
Tant que les chambres sont propres et bien tenues, leur degré de luxe importe peu. Nous avons séjourné dans des hôtels haut de gamme comme dans des établissements plus modestes : au final, nous n’y passons que nos nuits et vivons l’essentiel de notre séjour à l’extérieur. Nous réservons généralement des chambres doubles avec lits jumeaux pour favoriser la convivialité (en respectant bien sûr la parité par chambre).
Prévoir une marge de manœuvre en cas de problème de chambre
Nous nous assurons toujours que l’hôtel dispose de quelques chambres libres et n’affiche pas complet à nos dates. Si une chambre attribuée à notre équipe s’avère trop exigüe ou présente un souci, l’hôtel peut ainsi en changer sans difficulté.
Anticiper l’organisation
Quelques recommandations complémentaires pour boucler l’organisation :
Fixer les dates très tôt
Dès le retour d’une réunion, nous arrêtons et verrouillons immédiatement les dates de la suivante. Elles sont non négociables, ce qui évite que des engagements de dernière minute ou des congés personnels ne viennent chevaucher l’événement.
Adopter un rythme d’alternance (« tic-tac »)
Ces dernières années, nous appliquons un principe d’alternance : une édition se déroule au cœur d’une ville dynamique, et la suivante en pleine nature, dans un lieu isolé au vert.
Le budget : l’entreprise prend tout en charge
C’est là tout le secret. Nous définissons un budget dédié pour chaque retraite afin que l’entreprise assume l’intégralité des dépenses : hébergement, repas, boissons, trajets, activités… Les collaborateurs peuvent littéralement arriver sans portefeuille : tout est couvert.
Goodies et cadeaux d’équipe
Concevoir un t-shirt personnalisé pour chaque retraite est devenu une véritable institution chez nous. En plus du t-shirt, nous offrons régulièrement d’autres objets utiles à l’équipe :
- une batterie externe (power bank),
- une gourde de voyage avec filtre à eau intégré,
- un mug isotherme pour le café,
- des sweats à capuche (hoodies),
- et bien d’autres attentions…
Beaucoup d’entreprises achètent des catalogues d’objets publicitaires standards sur lesquels elles apposent leur logo. Notre démarche est inverse : nous repérons d’abord un article de grande qualité qui nous plaît vraiment, le commandons en volume, puis faisons appliquer le logo Nozbe par la suite.
Pour chaque retraite, Hubert, notre designer, conçoit un logo original imprimé sur nos t-shirts souvenirs en coton bio.
Nous commandons également 5 à 10 kg de délicieux caramels polonais traditionnels (krówki), emballés aux couleurs de la marque Nozbe.
Voilà comment nous organisons nos retraites d’équipe !
Chaque rencontre représente un véritable défi logistique, mais elle en vaut largement la peine. C’est à la fois un art et une méthode. J’espère que ce retour d’expérience vous a plu et qu’il vous inspirera pour préparer la prochaine retraite de votre propre équipe à distance !
Pour terminer, voici quelques retours en vidéo de nos précédentes rencontres :
Wrocław, automne 2017
Toruń, printemps 2017
Sopot, printemps 2016
Łódź, automne 2015 :
