“Un livre très pratique qui traite d’une nécessité réelle en ces temps troubles, pourtant pleins d’opportunités” - Steve Forbes, président et éditeur en chef de Forbes Media. Aimeriez-vous atteindre la “productivité extraordinaire” ? Sentir à la fin de votre journée de travail que les tâches que vous avez réalisées ont réellement eu de l’impact sur vos activités ?
Appliquez ces 5 grands principes à votre activité, et vous vous sentirez rapidement passer à un niveau supérieur !
Dans cet article, le blogueur Kalagan, entrepreneur indépendant, freelance et digital nomad, nous résume les grands principes tirés du livre “The 5 choices to extraordinary productivity”. Il les complète d’exemples concrets qu’il applique à ses activités d’entrepreneur sur le Web et de freelance.
Enoncés par 3 auteurs de l’institut Franklin Covey, ces principes sont enseignés aux leaders de grands groupes internationaux et autres cadres de multinationales. C’est un des livres que je trouve les plus étudiés sur le sujet, parfois un peu trop technique, mais toujours très pratique.
Je n’ai pas trouvé de version française du livre. Je l’ai lu en espagnol et les schémas de l’article sont en anglais. Si vous comprenez un tant soit peu l’anglais, vous ne devriez pas avoir de difficulté à bien les comprendre.
Qu’est-ce que la productivité extraodinaire ?
Comment savoir si notre manière de travailler est belle et bien productive ? Voici une définition de la productivité extraordinaire, tirée du livre :
“Vivre et travailler à son maximum, avec tout son être, exploitant tous ses talents, donnant toute l’énergie dont on dispose. Et surtout, faire un travail qui vous rende fier”.
Le jour où vous ressentez cela, c’est que vous avez atteint la productivité extraordinaire :)
Les principes fondamentaux :
Les auteurs se basent sur 3 facultés fondamentales, et 5 choix que je détaillerai dans l’article.
Décision : gérez efficacement et avec pertinence le flux constant de décision à prendre ;
Attention : conservez votre attention et ne pas vous laisser submerger par les flux d’informations ;
Energie : ayez une énergie mentale et physique qui vous permette de gérer au mieux votre activité.
J’explique maintenant de manière plus détaillée les 5 choix. Je me suis donné la liberté de rajouter quelques éléments tirés de mes études sur la productivité et de mes expériences personnelles. Les méthodes de travail données expliquées ci-dessous ne sont pas toutes tirées du livre, mais viennent argumenter et compléter les 5 choix pour une productivité extraordinaire.
1. Agissez sur l’important (ne réagissez pas à l’urgent)
Ce premier choix est fondamental. Il est basé sur la Matrice du Temps de Steven Covey, qu’il définit pour la première fois dans son livre “Les 7 habitudes de ceux qui réussissent tout ce qu’ils entreprennent”. Chaque tâche que vous réalisez entre dans un des quadrants suivants, basés sur l’importance et l’urgence.
Le premier choix est simple : focalisez-vous au maximum sur le quadrant Q2
Pour que vous compreniez bien, je vous donne quelques exemples :
Q1 (Nécessité) : répondre à l’appel d’un de vos clients les plus importants, déclarer votre chiffre d’affaire à l’administration fiscale, gérer une interruption d’un des serveurs de votre entreprise…
Q2 (Productivité extraordinaire) : élargir votre gamme de produits, vous former à la publicité Facebook, revoir votre stratégie de vente pour améliorer vos résultats…
Q3 (Distraction) : traiter vos emails toutes les heures, commenter “en temps réel” sur Facebook, regarder 5 fois par jour les notifications sur votre mobile, répondre au téléphone alors que vous êtes occupé…
Q4 (Gaspillage) : regarder une émission de téléréalité, jouer à un jeu sur votre mobile, participer à une discussion Facebook qui n’a pas d’intérêt…
Sur la gestion de notre temps, un des auteurs du livre donne un exemple très parlant.
“Accepterions-nous que notre voiture ne fonctionne que 50% du temps ? Ou bien que notre assurance-vie ne réalise ses 4 pourcents d’intérêts qu’un jour sur 2 ? Pourquoi sommes-nous donc prêts à n’utiliser que la moitié de notre temps de travail à des tâches vraiment importantes ?”
Les principaux problèmes et objections par rapport à ce choix :
Un des problèmes récurrents concernant la gestion de notre temps s’explique par la tendance à positionner la majorité de nos tâches dans le Q1 (nécessité). Nous avons toujours l’impression que tout est urgent. Nous avons développé au fil des années une addiction à l’urgence. De ce fait, on passe notre temps à réaliser des tâches du Q1, alors que ces tâches devraient plutôt être catégorisées dans le Q3, voir dans Q4. Limitez au maximum les tâches urgentes. Dans mes activités, je n’ai quasiment plus d’urgence. Cela arrive peut-être une ou 2 fois par mois.
En pratique :
Définissez les tâches qui sont vraiment importantes pour vos activités (Q2) et passez le maximum de votre temps sur ces tâches (disons 80% de votre temps de travail). Diminuez le nombre de tâches « urgentes » et limitez au maximum le temps passé dans les quadrants Q1 et Q3. Supprimez complètement les tâches inutiles (Q4).
2. Visez l’extraordinaire (ne vous contenez pas de l’ordinaire)
Pour déterminer au mieux ce qu’on considère comme extraordinaire dans notre vie professionnelle et personnelle, les auteurs nous invitent pour ce second choix à définir les rôles les plus importants dans nos vies. Ils prennent des exemples de grands chefs d’entreprises, de responsables commerciaux dans des multinationales, de grands entrepreneurs débordés… Voici les rôles que j’ai personnellement définis, avec mes propres mots :
« Digital Nomad » : avoir la possibilité de voyager et de vivre une partie de l’année à l’étranger, tout en gérant mes activités sur internet.
« Entrepreneur à succès » : atteindre la liberté fiancière, avoir une activité qui me plait rééllement, avoir du temps libre et apporter un maximum de valeur à mes clients, mes associés, mes partenaires…
« Professeur » : Enseigner mes compétences à des entrepreneurs plus jeunes et les aider à atteindre également le succés (et la productivité extraordinaire).
« Ami extraordinaire » : être un ami qui n’est pas ordinaire, avec lequel on a une relation spéciale, différente de celle qu’on a avec ses « amis ordinaires ». Un grain de folie, de tout-est-possible, de pourquoi-pas…
« Amant dévoué » : avoir une relation épanouie avec ma compagne, fidèle et enrichissante.
Vous l’aurez compris, ces rôles sont des objectifs importants de vie. Ils vous permettront de faire la connexion avec les tâches du Q2. Ces rôles sont d’une importance cruciale pour définir vos objectifs à moyen et long terme, pour ne pas perdre votre motivation, pour évoluer dans la bonne direction, que ce soit dans votre vie professionnelle et personnelle.
En pratique :
Quels sont vos rôles, vos grands objectifs de vie ? Prenez-vous quelques heures ou quelques jours pour réfléchir à ce qui compte le plus pour vous. Ecrivez vos rôles sur une feuille de papier ou dans un document dédié et gardez-les à l’esprit quand vous devez prendre des décisions importantes.
3) Planifiez les gros rochers (ne tamisez pas le sable)
Pas très compréhensible comme métaphore. Je vous l’explique plus simplement :
“Organisez votre travail et votre attention sur les tâches les plus importantes, celle qui apportent le plus de valeur, et non sur les petits besognes”.
Je vais vous expliquer ce concept en vous montrant un cas pratique d’utilisation : mon agenda. Comme beaucoup de personnes, c’est la porte d’entrée de toute mon organisation.
Les tâches de mon agenda que j’ai mis en orange représentent mes tâches importantes du Q2. Elle s’affiche toujours en premier dans mon agenda. Les règles que je m’impose sont les suivantes :
- toujours commencer mes journées par des tâches du Q2
- ne pas entamer d’autres tâches tant que celles-ci ne sont pas terminées
Mon agenda est un outil fondamental. Pour que vous puissiez vous focalisez sur les tâches importantes, vous ne devez y mettre que 2 types de notes : les tâches importantes du Q2 (dans l’exemple, ceux sont les tâches sur fond orange) et les tâches qui doivent être faites un jour précis.
Utiliser les couleurs pour vous repérer :
- Orange : tâches du Q2
- Jaune : tâches moins importantes qui peuvent être remises à plus tard
- Rose : tâches liées à ma vie personnelle
Supprimer / Automatiser / Simplifier / Déléguer
Voici un filtre en 4 étapes qui va vous permettre de traiter les « petites besognes », ou autrement dit, les tâches peu importantes qui n’apportent pas réellement de valeur à votre travail, et qui ne sont donc pas productives.
1. Supprimer : certaines tâches ne méritent pas qu’on y passe du temps. Si vous repérez des tâches qui n’apportent pas de résultats, arrêter de les faire, tout simplement.
2. Automatiser : certaines tâches répétitives peuvent être automatisées.
3. Simplifier : un très bon moyen de simplifier ses tâches, c’est de les réaliser sous forme d’un « process ».
4. Déléguer : Si vous ne pouvez ni supprimer, ni automatiser, ni simplifier, songez à déléguer.
Ce filtre en 4 étapes est très efficace pour limiter les « petites besognes ». Vous pouvez aussi diminuer la fréquence des tâches les moins importantes, raccourcir les tranches horaires pendant lesquelles vous travaillez sur des tâches qui ne sont pas du Q2, consacrer des demi-journées entières aux tâches les plus importantes…
En pratique :
Revoyez régulièrement votre agenda (une fois par semaine ?). N’y entrez que les tâches importantes du Q2, à l’exception des tâches qui doivent être réalisées un certain jour ou une certaine heure. Supprimez les autres tâches de votre agenda, et rangez-les dans une autre partie de vos systèmes d’organisation.
4) Maîtrisez votre technologie (ne la laissez-pas vous maîtriser)
Les nouvelles technologies de l’internet peuvent nous permettre de gagner énormément en productivité. Mais paradoxalement, elles représentent également une perte considérable d’attention. Voici les 2 principes qui me semblent les plus importants pour maîtrisez votre technologie :
Mettez-vous sérieusement au « deep work » :
Pour résumé, le Deep Work, c’est la capacité à se concentrer à 100% sur une seule tâche, sans aucune distraction, pour donner le meilleur de soi-même.
Pour bien appliquer le Deep Work dans votre quotidien, séparez vos tâches en 2 parties : D’une part, les tâches qui nécessitent d’être réalisées pendant des périodes intenses cognitivement (écriture, travail créatif, utilisation d’un logiciel de graphisme, programmation…) ;
D’autres parts, les tâches plus faciles, plus courtes, plus répétitifs, qui demandent moins de concentration (management, administration, répondre aux emails, aux messages Whatsapp…).
Une fois qu’on a bien déterminé les tâches de type deep work et les autres, on peut par exemple se donner comme objectifs d’effectuer nos tâches deep work le matin, et de consacrer ses autres tâches l’après-midi.
Organisez minutieusement vos outils de travail :
Cette partie du livre n’a pas été la plus intéressante à lire ! Les auteurs partagent des règles et schémas précis de gestion des informations, un peu comme dans la méthode GTD. Je ne suis pas très fan de cette vision de l’organisation. Je préfère opter pour un simplification plus brutale. Plutôt que de rentrer dans la technique, ce qui ne me semble pas nécessaire, je partage une liste d’idées, de concepts, de points importants à mettre en place dans votre manière de travailler :
- Soyez conscient que la technologie peut devenir facilement une addiction (Q1, Q3 et Q4)
- Continuez à travailler avec du papier, des stylos, des carnets, des livres, des posts-it…
- Utilisez votre smartphone à bon escient
- Ayez un système d’organisation de votre travail, et optimisez-le régulièrement
- Gérez votre messagerie email comme un PRO
- “Gagnez sans se battre” : on ne peut pas tout faire, alors dans certains cas, il faut savoir supprimer certaines tâches ou tout simplement refuser un travail, un client, un contrat…
- “Assignez chaque tâche à la matrice du temps” : Q1 ? A faire tout de suite. Q2 ? A mettre dans l’agenda. Q3 ? A supprimer si possible, simplifier, automatiser ou déléguer. Q4 ? A supprimer sans réfléchir
- “Bien trier pour mieux retrouver” : je vous conseille d’utiliser un répertoire unique de travail, synchronisé directement sur le cloud
En pratique :
Développez consciemment votre aptitude au deep work et pratiquez-le chaque jour, en y consacrant toutes vos matinées. Supprimez au maximum toutes les notifications sur votre laptop et votre smartphone. Soyez conscient que les technologies peuvent devenir une addiction et maîtrisez-les ! Utilisez à bon escient des outils de productivité comme Nozbe pour parfaire votre système d’organisation.
5) Entretenez votre apport énergétique (ne la laissez pas s’épuiser)
Si vous êtes organisé et minutieux, implémenter les 4 premiers choix ne devrait pas vous poser de problèmes particuliers. En quelques semaines ou quelques mois, on peut déjà avoir un très bon niveau d’organisation. Par contre, pour le 5ème choix, c’est une autre histoire ! C’est dans ce 5ème choix que le potentiel d’amélioration est à mon avis le plus fort, voire infini !
Les 5 stimulants de l’énergie mentale et physique sont les suivants : se bouger, bien manger, bien dormir, se relaxer et se connecter.
Se bouger : Faites des pauses, promenez-vous, marchez, travaillez debout ! Soyez créatif ! Encore mieux, ayez une activité sportive régulière.
Bien manger : le régime IG (manger des aliments d’Indice Glycémique bas) est un des régimes les plus recommandés pour être en forme toute la journée. Attention au café, au sucre et surtout, variez votre alimentation. Buvez beaucoup d’eau, et en cas de coup de barre, rien de mieux que des noix, cacahuètes, amandes…
Bien dormir : on a besoin plus ou moins, selon les individus, de 8 heures de sommeil par jour. Votre objectif ne doit surtout pas être d’augmenter votre temps de travail, mais de travailler de manière plus productive, plus intelligente.
Se relaxer : il faut savoir se relaxer et se reposer, car trop de travail, c’est contre-productif.
Se connecter : pas sur Facebook ni sur Twitter, bien entendu… Connectez-vous socialement ! Sortez, voyez des amis, entretenez votre vie sociale, sortez !
En pratique :
Ce 5ème choix intéragit avec beaucoup de détails liés à nos modes de vies. Pour réussir à stimuler notre énergie mentale et physique, rien de tel que de mettre en place de bonnes habitudes. En voici quelques-unes que je vous conseille, en vrai :
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Vivez dans des endroits proches d’une piscine, d’un centre de sport, d’un parc publique pour aller courrir. Plus on est proche d’un lieu où l’on peut avoir une activité physique, plus il est facile d’en faire une bonne habitude.
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Fixez-vous des horaires de travail, avec des courtes pauses, des longues pauses. Travaillez debout dès que possible (pour vos appels téléphoniques par exemple), faites de temps en temps les 100 pas…
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Donnez-vous le défi de manger un maximum de salades quand vous êtes au restaurant (clin d’œil à Olivier Roland)
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Ayez toujours sur votre lieu de travail des sachets de mélanges de noix, cajous, fruits secs, amandes… (bio et/ou non salés si possible).
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Fixez-vous des horaires pour aller vous coucher et vous lever. Passez des fins de soirées apaisées, sans écran, avec un peu de musique, un bon livre, un thé chaud, un cahier de notes…
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Prévoyez régulièrement dans votre agenda des sorties, des week-ends de relaxation, des rendez-vous avec vos amis…
N’oubliez surtout pas le premier conseil de Steven Covey lors de ses conférences : soyez pro-actif.
Passez à l’action, maintenant ! Si cet article vous a plu, reparcourez le rapidement, prenez des notes dans votre agenda, dans un cahier de notes ou dans votre système d’organisation.
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written by Kalagan - Entrepreneur et digital nomad depuis 2011
