Il s’agit d’un super article de notre invité Fokke Kooistra - un utilisateur de Nozbe, un gourou néerlandais de la productivité et un coach. Nous vous invitons à regarder quelles sont les fonctions des projets qu’il utilise le plus souvent sur notre appli.
Pour beaucoup de personnes, un projet est un ensemble d’actions qui aboutiront à un résultat désiré d’une manière ou d’une autre. Les projets peuvent avoir trait aux affaires, mais peuvent également concerner votre vie personnelle. Lorsque nous, chez Think Productive, proposons des ateliers, nous aidons les participants à créer une liste de projets, c’est la clé de voute de la productivité.
Mais les projets ne se passent pas toujours comme prévu. Les délais manqués, les budgets insuffisants et le stress sont des mots qui reviennent si vous demandez aux gens à quoi ils associent le terme «Projet». Beaucoup d’utilisateurs de Nozbe auxquels je parle sont parfois bloqués par cette mentalité dans leur utilisation de la fonctionnalité de projet sur Nozbe. Ils examinent la section Projets de la même manière qu’ils gèrent des projets dans leur propre travail et dans leur vie. Mais il y a beaucoup d’autres utilisations possibles de la section Projet, et dans cet article, je vais tenter d’expliquer comment l’utiliser intelligemment.
1. Projets
Bien sûr, la première utilisation prévue des projets sur Nozbe est d’en effectuer un suivi, que vous travaillez seul ou en équipe. Nozbe vous permet d’exécuter des projets complexes avec des personnes différentes sans avoir à utiliser des outils de gestion de projet dédiés dont l’utilisation est parfois peu intuitive. La division de vos projets en différentes tâches vous aide à vous organiser efficacement et à vous concentrer sur ce qui est essentiel. C’est pourquoi je conseille également aux petites entreprises de créer des projets sur Nozbe. Voir tous vos projets réunis en un seul endroit donne une meilleure image de la quantité de travail que vous fournissez.
2. Rôles et domaines de vie
Vous jouez probablement un certain nombre de rôles différents dans votre vie, à la fois professionnellement et personnellement. Vous pouvez également dire que votre vie est compartimentée en plusieurs domaines. La fonctionnalité de projet sur Nozbe est également un excellent moyen de créer des listes ou des sections qui représentent les rôles et les domaines de votre vie, car cela vous amènera également à créer des tâches ou à travailler sur des domaines spécifiques sur lesquelles vous souhaitez garder un oeil ou vous concentrer. Quelques exemples de rôles dans votre travail pourraient être: marketing et ventes, finances, ressources humaines, communication, coach, manager et leader. De même, dans votre vie personnelle, vous avez différents rôles: conjoint, père, enfant, ami et voisin. Vous pourriez casser votre vie en différents domaines comme: carrière, santé, bien-être spirituel et relations humaines. La beauté de tout ça, c’est que vous n’avez pas à remplir ces listes avec des tâches, vous pouvez également les utiliser pour suivre les idées que vous ne souhaitez pas oublier. Ils peuvent devenir une source d’inspiration lorsque vous parcourez les listes lors de vos passages en revue hebdomadaire par exemple.
3. Le parc à idées
Dans son livre “How to be a Productivity Ninja” Graham Allcott écrit sur l’importance de disposer d’un deuxième cerveau où vous stockez toutes vos bonnes idées. Une partie importante de ce deuxième cerveau est dédiée au stockage d’idées ou de contenus intéressants que vous trouvez en effectuant des recherches. L’utilisation de la fonctionnalité du projet dans cette optique est une source infinie de bonnes idées. Vous pouvez mettre toutes ces choses dans un projet intitulé Parc à Idées ou créer différents projets. Voici des idées pour vous aller plus loin: Lieux à visiter, Livres à lire, Thèmes de recherche et de développement, Idées de cadeaux ou cadeaux (pour vous-même, votre famille ou vos amis), Evénements, Outils et Restaurants. Si vous divisez ces éléments en différentes catégories dans un projet intitulé Parc à idées, utilisez les fonctionnalités de catégories pour les regrouper et utilisez la fonctionnalité de filtrage pour ne faire apparaitre que les éléments d’une catégorie à la fois.
Lorsque vous créez beaucoup de projets, il est possible de perdre la trace de vos tâches. C’est pourquoi certains utilisateurs en limite le nombre, afin de ne pas se sentir dépassés. La meilleure façon de surmonter ce sentiment est d’ajouter des thématiques et des couleurs à vos projets. Les projets compris dans les trois domaines que j’ai décrit aujourd’hui ont tous leur propre thématique afin que je puisse facilement les regrouper et les visualiser.
Alors, allez-y et expérimentez en créant quelques projets et réutilisez les idées que vous avez lues sur cet article. Partagez vos idées dans la section des commentaires ci-dessous ou écrivez-moi un mail à [fokke@thinkproductive.nl.](Mailto: fokke@thinkproductive.nl)
Fokke Kooistra est co-propriétaire et directeur de Think Productive West-Europe. Il a plus d’une décennie d’expérience dans la formation, le coaching d’équipes et le coaching individuel en optimisation de temps et d’attention; il promeut les changements de comportement pour réduire le stress et augmenter la productivité personnelle et celle des équipes.
