Lors de la dernière réunion de Nozbe, comme d’habitude, nous avons passé quelques heures à partager nos astuces de productivité personnelle et les idées que nous avons recueillies depuis notre dernière réunion. Nous avons énuméré beaucoup d’idées fantastiques et d’astuces pour épargner du temps! Certaines d’entre elles méritent particulièrement d’être partagées avec un public plus large! Je pense que vous pourriez les trouver comme changeante la vie.
La première tâche en premier - Radek
Radek, le développeur iOS et MacOS de Nozbe est l’un des gourous de la productivité de l’entreprise. Grâce à une bonne stratégie de planification hebdomadaire, il est capable de faire jusqu’à 50 à 60% de travail en profondeur chaque semaine!
Quelle est sa structure des jours de travail?
La première tâche
Commencer avec quelque chose de superficielle est contre-productif. Commencer une journée avec une tâche très exigeante pourrait aboutir à un échec car nous ne sommes pas encore réveillés et prêts à relever des défis intellectuels.
C’est pourquoi Radek planifie la première tâche pour chaque jour de la semaine qui le met en marche! Un échauffement. C’est généralement une tâche où il connaît les premières étapes - il sait exactement ce qu’il faut faire et il le fait.
Ce ne peut pas être une chose superficielle - il faut que vous soyez concentré mais pas submergé. Radek est un programmeur donc dans son cas, la première tâche peut être de refactoriser du code qui, selon lui, pourrait être amélioré facilement.
La première tâche est un travail de 30 à 45 minutes.
Radek rassemble ses premières tâches pendant la semaine et les marque avec la catégorie “PREMIER” sur Nozbe. Ensuite, lors de la révue hebdomadaire, il planifie les “No.1” pour chaque jour de la semaine. De cette façon, lundi matin il ne filtre que sa liste prioritaire sur Nozbe dans la catégorie “PREMIER” et trouve une tâche concrète qui l’attend.
La tâche principale
Puis, quand il s’est échauffé, il procède à la tâche principale de la journée. Ce peut être une chose vraiment difficile qui exige un travail vraiment profond. Dans le cas de Radek, il peut s’agir d’une recherche ou de trouver comment faire ou optimiser quelque chose.
Les tâches principales sont fondamentalement quelque chose de très important pour faire avancer un projet et que seul Radek peut faire particulièrement bien par rapport aux autres membres de l’équipe.
Comme pour les premières tâches, Radek planifie les tâches principales pour toute la semaine lors de la revue hebdomadaire du vendredi et leur attribue une catégorie spéciale. De cette façon, il peut filtrer sa liste de priorités et se concentrer uniquement sur cette chose.
Habituellement, entre la première et la tâche principale, Radek participe à la réunion SCRUM de l’équipe de développement de Nozbe prévue à 10h tous les jours.
Une fois la tâche principale terminée, il s’occupe des petites choses et du travail superficiel qui reste.
Pour en savoir plus sur la méthode de Radek, écoutez l’épisode 139 de The Podcast.
Les raccourcis de Nurek sur Mac
Marcin (qui s’appelle Nurek car nous avons trois Martin dans notre équipe :p) est le magicien audiovisuel de Nozbe. Il a récemment commencé à utiliser une application pour gérer toutes les autres applications qu’il utilise régulièrement. Aussi fou que cela puisse paraître, cela lui fait gagner du temps et réduit les distractions.
Station App qu’il a choisi regroupe automatiquement ses onglets et pages par application. De cette façon, l’espace de travail de Nurek est plus propre et les distractions sont réduites. Il peut facilement rechercher parmi de nombreuses applications et pages ouvertes sur son Mac.
Il utilise également Keyboard Maestro pour des astuces de raccourcis clavier. Il nous a montré comment avec une touche il peut directement passer à la liste Google Documents qu’il utilise le plus souvent. Il a un autre raccourci pour accéder instantanément à la liste des dossiers qu’il ouvre tout le temps (ou un ensemble de dossiers lorsqu’il utilise l’appli Path Finder avec une vue de deux arbres de dossiers en même temps).
La puissante sieste de Rafał
Le chef de produit de Nozbe nous a dit quelque chose de vraiment intéressant: Quand il se sent fatigué vers 13:00 – 14:00 il boit son espresso et… va dormir!
Aussi étrange que cela puisse paraître, cela a du sens. Les jeunes enfants et les personnes âgées ainsi que tous les autres mammifères du monde font la sieste. Le reste d’entre nous, habituellement, dort seulement la nuit et les scientifiques doutent si un tel modèle est naturel.
Une puissante sieste est idéale pour recharger les batteries! La règle est que vous ne devriez pas dormir plus longtemps que 20-25 minutes - sinon vous serez plus fatigué après le réveil qu’avant la sieste. C’est parce qu’après 20 minutes, votre cerveau peut passer dans la phase la plus profonde du sommeil qui ne devrait pas être interrompue.
Rafał suggère de boire du café, de s’allonger confortablement et de fermer les yeux. Il admet qu’il ne réussit pas toujours et s’endort, mais se reposer avec les yeux fermés est relaxant de toute façon.
Pourquoi boire un expresso avant de dormir? C’est aussi assez logique. La caféine a besoin de temps pour commencer à travailler et c’est un parfait moment de 15-20 minutes pour une sieste rapide. La «montée» de la caféine vous aidera à vous réveiller et vous aidera (j’espère) à continuer votre journée de travail. (Ici, vous pouvez en savoir plus sur le café et la productivité.)
La méthode café-sieste de Rafał est également recommandée pour les conducteurs. Lorsque vous avez envie de vous endormir au volant, arrêtez-vous, buvez du café et faites la sieste pendant 20 minutes.
Le combat avec Slack de Radek et Magda
Radek, notre designer et moi-même trouvons Slack très distrayant.
Les notifications sur Slack informant de chaque nouveau message dans les tchats utilisés par Radek avec badge rouge sur l’icône de l’application l’éloignaient de ses tâches. Pour être en mesure de faire un travail plus ciblé, Radek a d’abord quitté les tchats qui ne sont pas directement liées au travail (musique, films, trucs marrants trouvés sur le web, etc.). Malheureusement, cela aggrave la situation: “Je suis seulement dans des tchats liés au travail, donc cela doit être quelque chose d’important”- pensait Radek chaque fois qu’un point rouge apparaissait sur l’icône de Slack.
Ce qu’il a finalement fait était de désactiver toutes les notifications Slack sur tous ses appareils. Il a seulement laissé un badge d’icône et des notifications push pour les messages directs et @mentions.
Bien sûr, il est impossible d’éviter la communication Slack au sein d’une équipe qui travaille dur comme la nôtre, mais la décision de Radek a minimisé les aspects négatifs de l’utilisation d’un tchat en groupe.
Mon cas est un peu différent. Mon rôle chez Nozbe est assez large - je ne me spécialise pas dans un sujet spécifique et en dehors des tâches de marketing je m’occupe également de certains aspects organisationnels, liés à l’entreprise, recrutement, etc. Malheureusement, je m’inquiète aussi de tout et je me sens responsable pour tout ce qui ne m’appartient pas nécessairement ;). Pour être en mesure de réagir à tout inconvénient ou problème ou je pourrais aider (ou je le devrais), j’ai tendance à vérifier les nouvelles discussions sur Slack (ainsi que les commentaires non lu sur Nozbe) chaque fois que je vois que quelque chose se passe. Cela gêne considérablement ma productivité.
Je n’ai pas de notifications push sur Slack, mais en même temps, je ne suis pas prête à désactiver le badge d’icône pour les nouvelles entrées dans les tchats liés au travail que je suis. Un grand pas pour moi était, cependant, d’essayer de ne pas utiliser Slack avant midi (sauf si j’ai besoin de contacter quelqu’un directement pour des raisons professionnelles). Je n’allume pas Slack sur mon Mac avant midi. Je l’ai seulement fonctionnant sur mon iPhone où j’ai placé les notifications push pour @mentions et les messages directs. Cela m’aide à rester concentré pendant la première partie de la journée.
Les petites aides d’Hubert
Un autre designer de Nozbe - Hubert a présenté deux applications pour l’aider à gagner du temps.
La première est l’appli Quadro - un outil qui vous permet de personnaliser les fonctions et les représentations des actions que vous répétez régulièrement. Avec l’utilisation de couleurs, d’icônes et d’images, vous pouvez fluidifier votre flux de travail. La fonction préférée d’Hubert était la possibilité de connecter son Mac et son iPhone sur une seule machine et d’utiliser le téléphone pour commander son ordinateur.
Fait intéressant, Hubert a récemment arrêté l’utilisation de Quadro aussi souvent qu’avant la réunion de l’entreprise. En dépit des caractéristiques cool, il a trouvé cela distrayant à long terme.
Une autre application qu’il a recommandé était Paste - un gestionnaire de presse-papiers basé sur le cloud pour les appareils Apple. Hubert utilise généralement Paste pour étendre la capacité du presse-papiers du système et avoir accès aux documents copiés précédemment.
Les précieux conseils d’Ola
Ola, un membre de l’équipe de soutien de Nozbe qui s’occupe également de notre communauté dans les médias sociaux, a partagé des conseils très utiles pendant la réunion.
Le premier visait à réduire le stress et à être conscient de ses causes. Elle a insisté sur le fait que cela vaut la peine d’éliminer même les déclencheurs de petite taille de stress pour se sentir mieux et avoir une meilleure performance. Avant, Ola prenait des pauses au travail, mais vérifiait toujours les messages Slack ou lisait les commentaires sur Nozbe. C’était de la triche et pas relaxant du tout. Après être revenue d’une telle pause, elle était moins productive. Maintenant, quand elle a besoin d’une pause, elle se repose réellement - sans aucun truc lié au travail dans son esprit ou devant ses yeux.
Une autre chose génératrice de stress était d’avoir une montre sur son poignet. Quand un événement important approchait, Ola jetait un coup d’œil à sa montre toutes les minutes au lieu de se concentrer sur quelque chose qu’elle pouvait encore faire pendant le temps d’attente. Se débarrasser de la montre et prendre conscience du temps qui reste pour le dépenser de manière productive était la clé.
Elle a également changé la façon dont elle passait ses soirées. Au lieu de faire défiler Facebook, des nouvelles et des choses liées au travail avant d’aller dormir, elle éteint maintenant le réseau Wi-Fi à la maison après 20 heures tous les jours. Cela la laisse vraiment se détendre, lire quelque chose ou parler avec son partenaire et utiliser différemment les dernières heures d’une journée que d’être devant un écran.
Ola a également partagé sa méthode pour agréger toutes ses cartes de fidélité et de bonus. Elle n’a pas besoin d’avoir des douzaines de cartes en plastique chaque fois qu’elle fait des courses. Stocard fait bien ce travail.
Finalement, elle nous a parlé de son «sac à bestioles» qu’elle a au cas où elle voudrait sortir spontanément pour une promenade ou partir pour un court voyage. Elle a préparé un sac à dos avec une bouteille d’eau, un casse-croûte et un bol d’eau pour son chien, un imperméable et d’autres choses qui pourraient devenir utiles en plein air. De cette façon, elle peut simplement partir et éviter de se préoccuper d’oublier quelque chose d’important.
Le sac “sans excuses” de Michael et plus…
Notre PDG a également préparé un sac. Dans son cas, c’est un ensemble d’équipement nécessaire pour une formation de natation. Michael est un triathlonien. En dehors de la course et du cyclisme, il devrait également pratiquer la natation. La piscine est située sur le chemin de l’école de ses filles. Avant, bien qu’il y passait dans sa voiture presque tous les jours, il a rarement réussi à s’arrêter et à aller nager. Il avait toujours une bonne excuse. Les plus fréquentes étaient: “pas de serviette”, “pas de maillot de bain” et ainsi de suite.
Depuis qu’il a commencé à conduire avec un sac avec un équipement de natation complet dans le coffre, il nage beaucoup plus souvent :)
Michael nous a également parlé de l’application Alfred qu’il utilise pour gérer son presse-papiers et pouvoir copier plusieurs choses et les coller facilement dans différents fichiers/onglets. Nous sommes tous vraiment surpris que le presse-papiers multi-slot ne soit pas une fonctionnalité système sous MacOS ou Windows… En passant - l’application gratuite et bonne pour la gestion de presse-papiers sur PC Windows est Ditto Clipboard utilisé par Kuba, notre gestionnaire de médias sociaux qui malheureusement n’a pas pu se rendre à notre réunion.
Enfin, le fondateur de Nozbe, encore une fois a fait l’éloge de Scanbot - la raison principale était le fait que l’outil offre une reconnaissance de texte ultra-rapide dans les fichiers graphiques (OCR) ce qui signifie qu’elle peut facilement trouver un document en cherchant non seulement par le nom mais aussi par son contenu/texte.
Les revues d’Iwona, Natalia et Tom
Le chef de support de Nozbe, Iwona avait l’habitude de lutter avec des revues mensuelles et trimestrielles. Il lui était difficile de trouver toutes les informations dont elle avait besoin et de résumer ses réalisations. Afin de tout avoir en un seul endroit, elle a commencé à créer un projet distinct pour chaque semaine sur Nozbe. Dans les projets, elle énumère ses objectifs hebdomadaires, ses tâches importantes et d’autres informations utiles concernant les choses sur lesquelles elle travaille. Elle termine les projets à la fin de chaque semaine, mais elle y a toujours accès tout en effectuant un stockage trimestriel.
Natalia, notre agent de marketing et de soutien par courriel, a une approche différente mais tout aussi pratique. Elle a un projet qu’elle crée à partir d’un modèle au début de chaque trimestre. Le projet consiste en des tâches qui se déroulent chaque semaine, ce qui représente un total d’environ 12 à 13 semaines (selon le trimestre). Une fois qu’elle a tous ses principaux objectifs planifiés après la revue trimestrielle, elle divise ses grands objectifs en tâches plus petites et les ajoute comme éléments de liste de contrôle à ces tâches. Cela l’aide à planifier tout son trimestre et à répartir les tâches de façon égale. Bien sûr, cet ensemble de tâches et d’objectifs hebdomadaires est modifié car pendant ces semaines, il y a beaucoup d’autres tâches qui s’ajoutent à ses objectifs. Cependant, elle met à jour ces objectifs chaque semaine et apporte les changements nécessaires. Organiser son travail de cette manière l’aide beaucoup à se stresser moins et à être plus efficace.
Tomek, le Directeur Technique de Nozbe, a également travaillé sur l’habitude de journaliser. Avant il ne pouvait pas se forcer à noter régulièrement les choses qu’il a faites et les informations qu’il voudrait stocker de manière structurée. Récemment, il a fait de grands progrès et énumère tous les jours ses objectifs et tâches liés au travail dans… vous ne devinerez pas… une application de système de base: Notes! C’est simple et cela se synchronise entre les appareils Apple pour qu’il puisse noter des choses sur son iPhone, iPad ou Mac.
Pour journaliser et documenter ses événements familiaux, il utilise l’application DayOne qui permet de coller des photos et de garder une trace des dates et des années qui passent :)
L’astuce tomate de Bartek
Bartek, le Développeur Back-End de Nozbe est un grand fan de suivi du temps. Il applique également la technique Pomodoro dans son travail quotidien. Ce que nous ne savions pas et ce que Bartek a expliqué est le fait que le populaire Toggl qu’il utilise a le compteur “tomates” inclus ce qui aide beaucoup notre informaticien.
