인정하기 쑥스럽지만, 노즈비 직원들도 노즈비의 놀라운 기능을 알고 있지 못할 때가 있습니다.
때때로 이런 저런 대화를 나누다 어떤 사람이 어떤 기능을 매일 사용하고 있다는 말을 듣고 깜짝 놀라는 사람들이 있습니다: 아니 그렇게도 쓸 수 있었단 말야(유레카)! 역사적인 새로운 발명품이라도 만난 듯 말입니다! 다른 종류의 플랫폼에서 전혀 다른 작업 방식을 적용하다 보니 그런 사용 가능성이 있다는 것을 미처 깨닫지 못했던 것이지요!
이와 같이 잘 알고 있다고 생각했던 노즈비라는 툴의 너무나 명료하고 좋은 기능인데도 미처 그런 기능이 있다는 것을 알고 있지 못해 당황하는 경우가 있습니다. 이 블로그 게시물은 이런 난처한 상황이 일어나지 않도록 도움을 드리기 위해 준비하였습니다. 한 번 검토해 보세요. 아마도, 작업의 최적화를 위해 활용할 수 있는 여러분들이 평소에 알지 못했지만 아이디어들과 만날 수 있을 것입니다.
1. 다른 사람에게 위임된 작업 완료시키기
여러분의 동료들 중 어떤 사람이 공유 중인 프로젝트에서 그들에게 위임된 작업을 완료한 후에 완료 표시하는 것을 잊어버리는 경우가 있을 수 있습니다. 이럴 때는 여러분들이 그 사람 대신 정리를 하고 싶으시겠지요? 이 경우에는 이렇게 하시면 됩니다:
프로젝트의 작업 목록 화면이나 작업 세부사항 화면에서 그 동료의 아바타를 클릭합니다. 드롭다운 목록이 나타납니다. 아래 부분에 있는 “작업 완료"라는 버튼을 사용할 수 있습니다.
2. 여러 사람에게 위임하기
프로젝트를 공유하고 있는 모든 사람에게 알려야 할 어떤 사항이 있는 경우가 있습니다. 또는 프로젝트에 참여한 예컨대 12명의 사람이 모두 해야 할 작업이 있을 수도 있습니다 (문서 서명, 다음 주 미팅에 대한 의견 제시 또는 참석 여부 확인 등). 이 경우 동일한 작업들을 여러 개 만들어서 그 사람들에게 위임하지 않고 이 일을 해낼 수 있는 비법이 있습니다.
작업을 만들고, 코멘트에 어떤 일을 해야 하는지 기록하고, 완료 예정일을 설정하고, 그것을 특정인 아닌 (책임: 누구나)에게 위임합니다. 이렇게 하면 작업이 모든 프로젝트 멤버의 주요 작업 목록에 올라갑니다. 주의: 이 경우 완료 예정일은 내일 또는 그 이후로 설정되어야 합니다. 마감일을 오늘로 설정하면 이 기능이 작동을 하지 않습니다.
3. @언급
프로젝트 작업을 할 때, 무엇보다 중요한 것이 효과적인 의사소통이라고 할 수 있습니다. 때때로, 작업 파트너가 응답을 하지 않아서 한참을 기다리다가 작업 흐름이 깨지는 경우가 있습니다. 따라서 동료들이 가능하면 빨리 여러분의 질문에 응답할 수 있게 하는 방법이 필요합니다. 이 방법은 작업을 위임받은 사람 뿐 아니라 그 이외의 사람 또는 다수의 사람들로부터 응답을 받고자 할 때도 유용합니다.
트위터 또는 페이스북에서와 마찬가지로 “@언급"을 사용하세요. 파트너들에게 언급을 확실히 전달하기 위해서는 그들에게 알림 기능을 활성화시키라고 요청해야 합니다. 계정 설정으로 가서 한 번의 클릭으로 설정할 수 있습니다: 설정 -> 알림 -> 푸시 알림 -> 어떤 사람이 코멘트에서 나의 @사용자명을 언급할 때 알려주세요. 그들이 이 옵션을 선택하면, 그들의 스마트폰이나 태블릿에 @언급에 대한 알림 서비스가 제공됩니다. 맥에서 데스크탑 알림을 활성화시키려면, 시스템 환경설정 -> 알림(통보) -> 노즈비로 가십시오. 알림 기능은 노즈비 앱을 맥앱스토어에서 다운로드한 경우에만 작동한다는 사실에 유의하세요. 앱 자체에 알림 기능을 추가하는 작업도 진행하고 있으니, 계속적으로 관심 가져주시고요 :-)
4. 단축키
마우스를 사용하기 위해 키보드에서 손을 떼야 한다는 것이 불편하게 느껴질 때가 있으시죠? 노즈비 개발자 중에는 마우스를 전혀 사용하지 않는 사람들도 있습니다… 정말입니다. 여러분들 중에도 그런 분들이 있으시다고요? 이에 관한 사용 팁을 드릴게요.
그때 그때의 편의성에 따라 단축키를 활용해 보세요.
맥, 아이패드:
작업 화면을 제외한 노즈비의 모든 화면에서
⌘ + 1 - 주요 작업 목록으로 갑니다.
⌘ + 2 - 작업함으로 갑니다.
⌘ + 3 - 프로젝트 목록으로 갑니다.
⌘ + 4 - 카테고리 목록으로 갑니다.
⌘ + 5 - 노즈비 캘린더로 갑니다.
⌘ + 6 - 코멘트 섹션으로 이동합니다.
⌘ + 7 - 템플릿으로 갑니다.
⌘ + 8 - 팀 화면으로 갑니다.
⌘ + f - 검색
⌘ - 계정 설정으로 갑니다.
작업 화면에서:
⌘ + 엔터 - 방금 쓴 코멘트를 확인하고 전달합니다.
⇧ + ⌘ + w - “책임 설정” 팝오버를 엽니다. 작업을 위임하고자 하는 사람의 이름 중 첫 번째 몇 글자만 타이핑하세요. 예를 들어, mich라고 타이핑한 후 엔터를 누르면, 작업이 Michael에게 위임됩니다.
⌥ + ⌘ + c - 열려 있는 작업에 텍스트 코멘트를 추가합니다.
⌥ + ⌘ + f - 읽은 목록에서 “필터 선택하기” 팝오버를 엽니다. 작업에 사용하고자 하는 필터링 라벨의 첫 번째 몇 글자를 입력하고 (예: 일을 타이핑하면 일하다 라벨이 선택됩니다) 엔터를 누르세요. 이렇게 하면 작업들이 “일하다” 라벨로 필터링됩니다.
⇧ + ⌘ + s - 지금 보고 있는 작업에 별표를 표시하거나 해제합니다.
초보자들을 위한 정보:
⌘ - command(명령) 키 ⇧ - shift(쉬프트) 키 ⌥ - alt(알트)/option(옵션) 키
노즈비 웹 애플리케이션 및 윈도우:
작업 화면을 제외한 노즈비의 모든 화면에서
s - 주요 작업 목록으로 갑니다.
i - 작업함으로 갑니다.
p - 프로젝트 목록으로 갑니다.
c - 카테고리 목록으로 갑니다.
d - 노즈비 캘린더로 갑니다.
o - 코멘트 섹션으로 이동합니다.
m - 템플릿으로 갑니다.
w - 팀 화면으로 갑니다.
f - 검색
h - 노즈비에 메시지 보내기 - 연락 서식으로 갑니다.
스페이스 – 작업 창을 추가합니다.
n - 동기화
작업이 열려있을 때:
CTRL + Enter - 방금 쓴 코멘트를 확인하고 전달합니다.
w - “책임 설정” 팝오버를 엽니다. 작업을 위임하고자 하는 사람의 이름의 첫 번째 몇 글자만 타이핑하세요. 예를 들어, mich라고 타이핑한 후 엔터를 누르면, 작업이 Michael에게 위임됩니다.
s - 지금 보고 있는 작업에 별표를 표시하거나 해제합니다.
p - “프로젝트 설정” 팝오버를 엽니다.
c - “카테고리 설정” 팝오버를 엽니다.
t - “필요한 시간 설정” 팝오버를 엽니다.
d - “날짜 설정” 팝오버를 엽니다.
r - “반복 설정” 팝오버를 엽니다.
5. 팀 화면 활용하기
아마도 여러분들은 팀 화면을 방문하는 일이 거의 없을 겁니다. 그렇지만 팀 화면도 유용하게 활용될 수 있습니다. 개별적인 주간 검토를 진행하거나 팀과 협동작업을 할 때 두 경우 모두 팀 화면의 활용이 도움이 됩니다.
주간 검토:
팀 섹션으로 가셔서, “귀하"를 선택하면 한 화면 안에 모든 프로젝트의 모든 작업을 볼 수 있습니다 - 접시 위의 놓인 음식들처럼 말입니다 :-) 이 화면을 활용하여 각각의 프로젝트에서 완료 표시/목록에서 제거/삭제/위임/추가해야 할 것들을 확인할 수 있지요.
팀 작업:
팀 섹션에서 원하는 사람을 아무나 선택하여 그 사람들이 진행하고 있는 작업과 프로젝트를 분석할 수 있습니다. 이것은 매우 유용할 때가 많은데, 특히 여러분이 팀 리더일 때 그렇습니다 :-)
6. 프로젝트로 바로 가기
약간 생소하게 들리시지요? 읽지 않은 코멘트에서 바로 프로젝트로 갈 수 있습니다. 정말 흥미롭고 힘을 얻을 수 있는 정보일 겁니다. 이 코멘트가 속한 프로젝트로 가서 그곳에서 새로운 작업을 추가하거나 그곳에 있는 다른 작업을 검토하고 싶을 때가 있으니까요. 주요 작업 목록에서도 프로젝트로 바로 가고 싶을 때가 있습니다. 이것을 어떻게 할 수 있을까요? 순간이동이라도 해야 하나요 :-)
코멘트 섹션에서 해당 프로젝트로 바로 이동하려면, 읽지 않은 코멘트 목록으로 들어가서 프로젝트 이름이 표시된 제목을 클릭하기만 하면 됩니다.
주요 작업 섹션에서는 작업 이름 아래 조그맣게 표시되어 있는 세부 항목 중 프로젝트 이름이 있는 항목을 클릭하기만 하면 됩니다.
7. 예상치 못하게 작업의 규모가 커진 경우
어떤 작업이 너무 복잡해져서 두 개가 훨씬 넘는 활동을 필요로 하는 경우 그것을 프로젝트로 바꾸는 것이 좋습니다: 데이비드 앨런도 그렇게 이야기했지요 (일반적으로 프로젝트는 두 개 이상의 활동 단계를 필요로 하는 몇 주 또는 몇 달의 시간을 요하는 일을 말합니다).
작업에서 프로젝트로 전환하는 일은 매우 쉽습니다:
작업으로 갑니다. 세부사항 섹션에서 현재 프로젝트가 적힌 버튼을 선택합니다. 그러면 드롭다운 목록이 나타납니다. 아래 쪽에 있는 “프로젝트로 전환"이라는 버튼을 누릅니다.
이제, 여러분의 작업에 첨부된 모든 코멘트와 자료가 자동으로 새로운 프로젝트의 첨부자료로 전환되었기 때문에, 해당 프로젝트 화면의 오른쪽에 있는 인포바의 종이 클립 아이콘을 선택하면 그것들을 볼 수 있습니다. 만약 작업 코멘트 중에 체크리스트가 있다면, 각각의 항목이 별도의 작업으로 전환됩니다.
더 많은 것들을 준비하고 있습니다
여러분들에게 필요한 것들을 계속적으로 준비하고 제공하는 것은 저희들의 당연한 의무입니다. 이 게시물에서는 여러분들이 모를 수도 있는 7가지 실용적 활용 비법에 대해 알려드렸습니다. 그렇지만 그 밖에도 다른 많은 주제들이 있습니다 (에모지, 해시태그, 템플릿 등) - 이것들은 이 시리즈에 속한 다른 편의 주제가 될 것입니다. 또, 도움말 페이지도 방문해 주시고, 아직 안 하신 분들은 노즈비 계정 설정 부분도 검토해 주세요.
더 세밀한 설정을 원하시나요? 트위터나 [페이스북][]으로 연락주시거나, 아래 코멘트에 글 올려주세요. 고객님들에게 도움을 도와드리는 것이 저희들의 유일한 행복입니다. 숨겨놓고 있는 여러분들만의 비법이 있다면, 저희들과 다른 이용자분들에게도 나누어주실 것을 꼭 부탁드릴게요.^^
