노즈비를 이용한 힘의 효율적 안배

어떤 사람들은 캘린더에 대한 의존도가 지나치게 높습니다: 그들은 스케줄표의 빈칸을 줄여나가고, 모임이나 작업에 소요되는 시간을 최소화하고, 그 밖의 여러 가지 과정을 최적화하기 위해 최선을 다합니다. 그렇지만 그것만으로 작업 개선이 완전히 이루어지지 않는다면 어떻게 해야 할까요?

토니 슈워츠 씨와 캐서린 맥카시 씨는 근본적인 개념을 다룬 2007년 기사에서 “시간에 기초해 계획 세우기"의 문제점을 지적한 바 있습니다. 그들은 _시간은 유한한 자원입니다. 그러나 에너지는 그와 차원이 다릅니다_라고 말합니다. 작업 시간이 길어지면 생산성에 변화가 옵니다. 그렇지만 그것은 여러분의 기대와 반대 방향의 변화입니다.

필자들은 네 가지 핵심 원천을 강조했습니다: 인간의 신체, 감정, 정신, 영혼. 인간이 이렇게 다양한 부분으로 구성되어 있다는 것은 스태미너의 증진을 위해서 (개인적인 삶을 포함해서) 인생의 매우 다양한 측면을 관리해야 한다는 것을 의미합니다. 건강, 인간관계, 더 나아가서 생활 환경까지 우리의 감정, 행동, 작업에 영향을 준다는 것은 확실한 것 같습니다.

그러나, 무엇이 중요하고 무엇이 중요치 않은지 아는 것만으로 충분치 않습니다. 실천이 필요하기 때문입니다. 따라서 이제 노즈비를 활용하여 이 모든 측면들을 관리함으로써 자기 자신으로부터 최선의 것을 얻어내기 위해 노력해야 합니다! 여기에 그 방법론과 관련하여 몇 가지 요령을 정리해 보았습니다.

집중을 방해하는 것들을 줄이십시오

• 이메일 검토 스케줄을 잡습니다. 이 말을 몇 번 들어보셨나요? 아마 아주 많이 들어보셨을 겁니다. 그렇지만 메시지가 도착할 때마다 그것들을 하나하나 검토하지 않고 스케줄에 따라 검토를 해 보려는 시도를 실제 해 보신 것은 몇 번이나 되나요? 아마 몇 번 해 보시지 않았을 겁니다. 캘린더를 들여다보면서 하루 중 메일함을 검토하기에 가장 적합한 시간을 찾아보세요. 그리고 그 계획을 꾸준히 지켜나가야 합니다. 수많은 메일이 쌓여있는 메일함을 제대로 처리하기 위해서는 이메일을 노즈비로 보내야 한다는 사실 뿐 아니라 이와 관련된 [몇 가지 요령과 비법] emailtips을 기억해야 두어야 합니다. 아래 동영상을 시청하십시오 – 노즈비를 통한 이메일 처리 방법을 매우 간단명료하게 정리해 놓은 동영상입니다:

이메일과 관련하여 한 가지 더 조언해 드릴 것이 있습니다: 팀에서 이메일 사용을 금지하는 것에 대해 고려해 보십시오. 저희들은 몇 년 전부터 팀 내 이메일 사용을 금지하고 있습니다.

• 알림 설정을 해제하십시오. 요즘은, 모든 앱이 컨텐츠, 활동, 행사와 관련하여 알림 서비스를 제공합니다. 그렇지만 그것들 중 쓸모가 있는 것은 몇 개 되지 않습니다. 따라서 그것들 중 대부분의 알림 서비스는 설정 해제하는 것이 여러분들에게 유익합니다. 저희도 알림 서비스를 제공하고 있습니다. 여러분들이 팀 또는 프로젝트와 관련하여 실시간 알림이 필요할 수 있다는 가정 하에 이 서비스를 제공하고 있는 것입니다. 그렇지만 원하시는 경우에는 언제든지 해제하실 수 있습니다. 계속 꺼 놓을 수도 있고 특정 기간 동안만 꺼 놓을 수도 있습니다. 불필요하다고 생각하시면 “설정"의 “알림” 항목으로 가셔서 설정을 변경하시면 됩니다.

카테고리 활용을 통해 더 많은 힘을 얻으십시오

• 여러분들의 에너지 레벨을 카테고리로 만드세요. 어떤 작업은 완전한 집중력을 필요로 합니다 (예, 집필, 전략적 사고, 디자인). 반면, 반복되는 작업이라서 아주 쉽게 완수할 수 있는 작업도 있습니다. 따라서 필요한 노력의 양에 따라 그것들을 카테고리로 나누는 것이 바람직합니다. 저는 개인적으로 채드 개럿 씨(Chad Garrett)의 시스템을 좋아하지만, 여러분들은 여러분 나름의 등급을 만드실 수 있습니다.

업데이트됨 @nozbe 카테고리/컨텍스트. @simplicitybliss에서 영감을 얻음. #GTD pic.twitter.com/sDN42rJ3zn

— Chad Garrett (@ichadman) 4 czerwca 2015

• 육체적 활동에 대해서는 “스포츠” 카테고리를 사용하세요. 노즈비의 “뛰고 있는 남자” 아이콘은 그냥 만들어 놓은 아이콘이 아닙니다. 저희들은 대부분은 규칙적으로 운동을 합니다. 여러분들도 그렇게 하셔야 하고요. 이를 위해 만들어 둔 카테고리를 활용하여 운동 시간 계획을 세우고 목표를 설정합니다. 달리기를 원하는 분들은 우리들의 초보자 가이드 템플릿을 가지고 시작하실 수 있습니다.

• 가장 중요한 작업들에 대해서는 “개구리” 또는 “긴급” 카테고리를 사용하세요. 만약 여러분들이 전적으로 노즈비를 활용하는 분들이라면 다양한 프로젝트 속에 수 백 개의 작업이 들어있을 수 있습니다. 매일 이 모든 일들의 흐름을 놓치지 않기 위해서는 매일 저녁 목록을 검토한 후 “개구리”를 선택하는 것이 좋습니다. 간단히 설명하자면, “개구리”란 하루 중 가장 먼저 수행해야 하는 가장 중요한 작업을 말합니다. 그런 다음, 그것들을 특별한 카테고리에 배정합니다 - 그 카테고리의 이름으로 “개구리"라는 이름을 사용해도 좋고, 다른 이름을 사용해도 좋습니다. 저는 개인적으로 “MIT (가장 중요한 작업(Most Important Task))“라는 이름에 빨간색 느낌표가 있는 것을 좋아합니다. 이제 가장 먼저 해야 할 일이 무엇인지 이해하셨을 겁니다.

프로젝트를 통제할 수 있어야 합니다

• 프로젝트를 공유하고 위임하십시오. 여러분의 팀 파워를 이용할 수 있도록 작업을 위임하십시오. 노즈비에서는 이것이 너무나 쉽습니다: 한 사람을 선택한 후 해당 작업에 대해 설명합니다. 그러면 그것이 그 사람의 주요작업 목록에 나타날 것입니다. 한편, 궁금한 점에 대해 답변해 줄 준비를 하고 있어야 합니다. 필요하다면 지원을 아끼지 말아야 합니다. 그렇지만 위임받은 분이 자기 나름의 방식대로 작업을 할 수 있도록 놔둬야 합니다.

• 주간 검토. 의심의 여지 없이, 주간 검토는 생산성 시스템의 핵심적 요소 중 하나입니다. 사실, 저희들은 지금 또 한 가지 새로운 시험을 진행하고 있습니다: 매주 금요일, 전체 팀이 개인적인 프로젝트와 작업 프로젝트를 검토하고, 작업 장소, 문서 및 기타 요소들을 체계적으로 정리하고, 다음 주 계획을 세우는 시간을 갖습니다. 한 주 전부터 시작했는데 벌써 긍정적인 효과들이 나타나고 있습니다. 여러분들도 시도해 보시면, 그 효과를 느끼실 수 있을 겁니다! 직접 해보고 싶으신 분들은 Nozbe.how 사이트에 있는 주간 검토 템플릿 중 하나를 고르십시오.

• 일일 계획. “개구리"를 선택했다면, 이미 반쯤 끝났다고 할 수 있습니다! 이제 작업 수행을 위한 최적의 시간을 선택해야 할 차례입니다. 블로그를 보시면, 마이클 씨께서 자신의 “하루 계획 세우기” 방법을 설명해 놓은 부분이 있습니다 - 조금 더 정확하게 말씀드린다면, 포모도로 기술과 결합된 언스케줄링(unscheduling)이라고 할 수 있습니다. 여러분들의 필요에 맞게 이 방법을 자유롭게 변형하실 수 있습니다.

동기를 강화하십시오

• 내가 왜 이것을 성취하려 하는가? 어떤 일을 두 번째 또는 세 번째 연기할 때는 자기 자신에게 이 질문을 던져봐야 합니다. 진지하게 – 스스로 물어보고 성취동기를 적어보십시오. 적어도 한 개 이상의 강력한 동기를 발견할 수 있다면, 그것을 그 작업의 코멘트에 기록해 두십시오 – 이제 그것이 왜 중요한지 알게 되었기 때문에 결국 그 작업을 완수할 가능성이 더 높아졌다고 할 수 있습니다. 그러나 확신을 갖지 못하는 경우도 있을 수 있습니다. 이 경우에는 이 작업을 영구 삭제하는 것에 대해 고려해 보십시오.

• 완료 예정일을 설정하십시오. 다소 허구적이어도 상관없습니다. 이겨내야 할 가장 어려운 상대는 다름 아닌 자기 자신이기 때문입니다. 작업이 어려운 이유는 바로 여기 있습니다. 완료 예정일을 설정해 놓음으로써 활용 가능한 작업시간을 제한하는 것은 단순한 “계획 세우기"의 차원을 넘어서는 일입니다. 이것이 “작업에 대한 집중력"을 향상시키는데 도움이 되기 때문입니다. 적어도, 작업이 주요작업 목록에 나타나기 때문에 그것을 무시하고 지나갈 수 없게 됩니다. 실전 요령: 완료 예정일을 조절할 때는, 캘린더 화면을 사용하세요.

마지막이지만 결코 가볍지 않은 원칙: 일관성이 있어야 합니다

스테펀 커비 씨(Stephen Covey)의 말처럼, 바람직한 품성이 없다면 기술이나 비법만은 효과를 드러낼 수 없습니다. 어떤 바람직한 행동 방식을 습관으로 굳히기 위해서는 시행착오를 거듭하지 않을 수 없습니다. 위에 정리한 항목들 중에 한두 가지를 골라서 1개월 이상 시도해 본 다음에 그 효과를 확인해 보세요. 개선의 여지는 항상 있는 법입니다 :) 행운을 빕니다!

작성자: 소셜 미디어 매니저 쿠바