회의는 모든 팀 활동의 근본적인 요소입니다. 또 회의를 싫어하는 사람도 거의 없을 것 같습니다. 그것을 싫어할 이유가 없기 때문입니다. 어떻게 보면, 회의라는 것이 장점만 있는 어떤 것이라고 생각할 수도 있습니다!^^
- 회의 참석자로서의 당신은 직장 상사에게 기분 좋은 말을 해주거나 사이사이에 이메일이나 페이스북 프로파일을 훑어보며 시간을 때울 수 있습니다.
- 회의를 주재자로서의 당신은 의사결정의 책임을 피할 수 있는 편리한 수단을 회의에서 찾게 됩니다. 어떻게 해야 할지 모르겠다고요? 회의를 소집하세요! 그리고 책임을 팀원들에게 떠넘기는 겁니다.
- 회의를 하면 모든 문제가 해결됩니다 – 아이디어, 방향, 전략의 부족 등. 그나마 “팀의 단결력"을 강화하는 데는 도움이 되겠지만 말이죠. 그렇다고 빈번하게 회의를 한다고 정말 좋은 팀이 만들어질 수 있는 걸까요?
- 그뿐 아니라, 회의를 준비하는 일은 아주 쉽고 단순합니다 – 구글 캘린더나 아웃룩의 회사 캘린더를 훑어보다가 일정이 빈 부분이 발견되면 그곳에 그냥 회의 일정을 채워 넣기만 하면 되거든요! 거기에 회의를 추가하고, 아무도 소외감을 느끼지 않도록 “중요한” 사람들을 모두 초청하는 겁니다!
물론, 때때로 회의가 필요하기도 합니다
“때때로"와 “필요하다"는 말을 강조한다면, 그렇다고 할 수 있습니다. 모든 회의에는 명료하고 확실한 목적이 있어야 하고 모든 참석자가 충분히 준비된 상태여야 합니다. 회의는 주어진 주제의 (다양한) 의미에 집중하여 그 개념을 명료하게 하는 데 도움이 될 때 가장 효과적입니다.
노즈비에서는 처음부터 원격근무를 해 왔습니다. 그 결과 우리는 “전통적인 방식”으로 운영되는 회사들과는 다른 방식으로 회의를 운영하게 되었습니다. 우리는 세계적으로 70만 명에 가까운 고객들이 사용하고 있는 노즈비 제품의 개발에 실제로 도움이 될 회의를 만들기 위해 최선을 다합니다. 우리는 다음과 같은 회의 규칙을 가지고 있습니다:
- 브레인스토밍을 피합니다 – 우리는 현장 브레인스토밍의 효과를 믿지 않습니다.
- 우리는 조정과 조율을 위한 회의를 피합니다. 우리는 프로젝트, 작업, 작업 코멘트 안에서 작업을 관리합니다. 모든 것이 글로 쓰이고, 모든 사람이 자신의 책임을 충분히 알고 있습니다.
- 우리는 모든 팀원이 참여하는 “전 직원” 회의를 하지 않습니다. 저는 전달해야 할 것이 있을 때마다, 코멘트를 달거나 모든 사람이 자신에게 편리한 시간에 볼 수 있도록 짧은 동영상을 찍어서 올립니다.
코로나 사태로 재택근무하는 사람들이 많아져서 회의를 진행하는 것이 쉽지 않습니다
올해, 수많은 회사와 조직들이 아주 커다란 문제에 직면해 있습니다: “모든 직원들이 재택근무를 하게 되었는데, 회의는 어떻게 해야 할까?” 또 하나의 문제는 많은 수의 사람들이 참석하는 온라인 미팅을 열기 위해 어떤 동영상 회의 도구를 선택해야 하는가 하는 것입니다. 게다가, 아이들이 학교에서 돌아오면, 숙제를 도와주는 등 다른 일까지 해야 하는 경우도 많습니다. 이런 환경은 회의의 준비와 진행을 어렵게 합니다. 그렇지만 어떤 의미에서는 지금의 상황이 회의의 필요성 그 자체에 대해 깊이 생각해 볼 수 있는 좋은 기회라고 할 수도 있습니다.
이제 구체적인 내용으로 들어가 봅시다! 지금부터, 회의의 횟수를 줄이고 그것을 더 알찬 내용으로 채우기 위한 노즈비의 비법을 공개합니다.
무엇보다, 좋은 회의는 규칙적이고 선택적이어야 합니다
언제 어디서 회의가 개최될지 정확히 알려주어야 하고, 동시에 직원들이 실제적인 작업에 더 많은 시간을 투자할 수 있도록 그 문턱을 낮추는 것이 중요합니다.
💡 팁: 항상 같은 장소, 같은 시간에.
대부분의 노즈비 회의는 항상 같은 장소(줌 “가상 룸”)에서 규칙적으로 열립니다. 각각의 회의에 특정 방이 배정되기 때문에, 참석자들은 어느 방으로 들어가야 할지 알고 있습니다.
몇 가지 예를 들어보겠습니다:
- 개발팀 회의 - 매주 월요일 오전 10:00,
- 노즈비 디자인 회의 - 매주 화요일 오후 2:00
- 마케팅팀 회의 - 매주 수요일 오후 12:00
💡 팁: 같은 사람.
각각의 회의에는 같은 사람들이 참석합니다. 이렇게 하면, 초대를 받지 못하는 사람이 생기는 일을 피할 수 있습니다. 게다가, 이미 잘 아는 사람들과 토론을 하기 때문에 회의 분위기가 더 좋아집니다. 더 수준 높은 토론을 할 수 있고, 더 나은 통찰력을 발휘할 수 있기 때문에, 더 정교한 결론에 도달하는 것이 가능합니다.
💡 팁: 강요에 의한 참석은 노(No)!
회의 참석은 의무적이지 않습니다. 어떤 사람이 회의에 참석할 수 없는 특별한 사정이 있거나 어떤 다른 일로 바쁘다면, 누구도 그 사람이 빠진 것을 불쾌하게 여기지 않습니다. 노즈비는 회의보다 실제 작업을 집중력 있게 진행하는 것이 더 우선적이라고 여깁니다.
💡 팁: 회의는 강요되지 않는다!
중요한 것은 캘린더에 회의 일정이 잡혀 있을 때조차도 그것이 의무적이지 않다는 사실입니다! 특히 모든 회의에 안건이 있어야 한다는 사실을 고려해 볼 때 그렇습니다. 만약 화요일의 디자인 회의 안건이 월요일 저녁에 승인되지 않는다면, 그 회의는 취소됩니다. 안건이 없다 = 토론할 것이 없다 = 하는 일 없이 시간만 낭비할 뿐이다.
둘째, 좋은 회의에는 잘 짜인 안건이 있습니다
회의 안건은 형식적인 어떤 것이라 할 수는 없지만, 글로 기록되어 있어야 합니다. 노즈비에서는 회의 안건을 “작업 코멘트” 또는 “특정 프로젝트의 특정 섹션에 있는 작업 목록"으로 기록하기 위해 노즈비팀스 앱을 사용합니다. 이 자료는 모든 회의 참가자들이 접근할 수 있는 곳에 저장됩니다.
💡 팁: 문서 없는 안건은 있을 수 없다.
그러나 계획만으로는 충분치 않습니다. 안건에 포함되기 위해서는, 그 주제에 대한 충분한 준비가 있어야 합니다. 따라서, 디자인팀 회의가 화요일에 열린다면, 주제를 제안하는 사람은 월요일 저녁까지 해당 주제에 대한 설명서를 제출해야 합니다. 이런 목적을 위해, 우리는 “드롭박스 페이퍼"를 사용하는데, 이것은 이곳에서 문서의 특정 부분에 코멘트를 추가하는 것이 가능하기 때문입니다.
💡 팁: 각각의 참가자도 해야 할 일이 있다!
이렇게 하면, 모든 주제의 윤곽이 뚜렷한 안건이 나옵니다. 모든 참석자는 회의에 앞서서 이 문서를 읽어야 합니다. 다시 한번 디자인팀 회의의 예로 돌아가 봅시다: 모든 사람이 주제에 대해 설명하는 글을 읽고, 코멘트를 통해 (특정 문단에 대해) 의심스러운 점이나 자신의 생각을 기록합니다.
💡 팁: 전문가의 조언을 구한다!
노즈비팀스와 드롭박스 페이퍼에 있는 토론 양식 덕분에, 회의에 참석하지 못한 사람들도 참석자들이 하고 있는 일에 대해 읽고 약간의 의견을 더할 수 있는 기회를 갖습니다. 회의 주제를 제안하는 사람 중에는 다른 팀의 멤버들에게 (그들이 회의에 참석하지는 않지만) 이에 대한 코멘트를 달거나 조언을 해달라고 부탁하는 사람들이 많습니다.
이런 식으로, 회의에 앞서, 완전히 비동기적인 방식으로 또 하나의 회의가 진행된다고도 할 수도 있다. 이것은 코멘트를 통해 이루어지는 정보 교환을 의미합니다. 이것은 실제 회의에 앞서 문서의 형식으로 이루어지는 노즈비 식의 브레인스토밍입니다. 그리고 그 효과 또한 상상을 초월합니다!
💡 팁: 우리는 회의 중 주제에 대한 요약 없이 바로 토론으로 들어간다!
이 단계에서, 우리는 모든 사람이 준비가 되어 있다는 사실을 잘 알고 있기 때문에, 주제로 바로 들어가서 문제를 제기하거나 의심스러운 부분에 대해 질문을 던질 수 있습니다. 우리는 주제를 요약하고 설명하는 데 시간을 낭비하지 않습니다.
만약 회의가 궤도를 이탈해서 브레인스토밍의 분위기로 흘러간다 하더라도, 우리는 그 모든 생각과 결정, 그리고 결론을 기록으로 납깁니다. 다른 한편, 너무 많은 시간이 걸린다면, 회의를 끝낸 다음 해당 주제에 대해 더 연구하고 고민해서 다음 회의를 위한 적절한 문서를 준비할 수 있는 사람을 선정합니다.
셋째, 좋은 회의는 메모와 작업과 함께 끝납니다!
각각의 회의가 끝날 때면, 미리 준비했던 문서의 여기저기에 수정의 흔적이 남고, 이 주제에 대한 결론과 결정이 추가됩니다.
💡 팁: 메모, 메모… 그리고 작업!
프로젝트를 앞으로 밀고 나가기 위해서는, 토론된 주제와 관련된 작업을 수정하거나 새로운 작업을 생성하는 것이 필요합니다.
이런 접근법 덕분에, 팀의 모든 사람이 회의에서 어떤 결정을 했는지 확인할 수 있고, 경우에 따라서는 그들의 코멘트를 추가할 수 있습니다. 따라서, 누구도 소외감을 느끼지 않습니다.
💡 팁: 회의가 끝난 후에 모든 사람에게 요약문을 보낸다.
회의 참석자 중 한 사람에게는 회의에 대한 짧은 요약문을 작성할 책임이 부과됩니다. 이 요약문은 우리가 현재 진행하고 있는 주요 작업에 대해 회사의 전체 구성원이 알 수 있도록 뒤에 회사 소식지를 통해 발표됩니다.
여러분도 더 효과적인 회의를 할 수 있습니다!
회의의 횟수나 진행 방식에 대해 불만이 있으신가요? 오늘부터 약간의 변화를 시도해 보세요:
- 필수적으로, 회의 때마다 안건을 정하세요,
- 팀원들이 회의 전에 해당 주제에 대해 준비할 수 있도록 조치하세요,
- 회의 참가 인원을 최소한으로 줄이세요.
노즈비는 지난 13년 동안 원격근무 방식을 고수하면서, 다른 사람의 시간을 존중하고 문서화 원칙을 유지하는 작업 원칙을 통해 생산성의 원리에 대한 큰 깨달음을 얻었습니다. 원격근무를 하는 회사에서 메모 또는 문서 작업을 통해 작업을 수행하는 것은 매우 당연한 일이지만, 사실은 이것이야말로 생산성 향상을 위한 핵심적 요소라고 할 수 있습니다.
우리는 모든 주요 플랫폼에서 작동하는 대단한 도구들을 마음껏 사용할 수 있는 시대에 살고 있습니다: 프로젝트 및 작업 수행을 위해서는 노즈비팀스, 화상회의를 위해서는 줌, 문서 작성이나 텍스트에 대한 코멘트 추가를 위해서는 드롭박스 페이퍼와 구글 독스. 게다가, 이 도구들은 대부분 무료이거나 매우 저렴합니다.
누구도 시간을 낭비하고 싶어 하지 않습니다. 저의 조그만 팁을 통해 여러분의 팀에 몇 가지 긍정적인 변화를 생길 수 있기를 기대해 봅니다. 핵심적인 요소를 제대로 도입하셔서, 좋은 성과를 거두시기 바랍니다. 중국 속담에 이런 말이 있습니다: “습관을 바꿀 수 있는 최선의 시간은 몇 년 전이었고, 차선의 시간은 지금이다!” 특히 그 일이 바로 지금 진행되고 있는 일이라면 더욱더 그러합니다!