그 동안 많은 분들이 저 자신은 이 애플리케이션을 어떻게 활용하고 있는지 물어 오셨습니다. 그래서 여기에서 좀 소개를 드리려고 합니다.
무엇보다 가장 먼저 말씀드리고 싶은 것은 우리 회사에서는 이메일을 사용하지 않는다는 사실입니다. 15명으로 구성된 우리 팀은 모두 원격으로 작업합니다. 우리들이 이메일을 사용하는 경우는 고객분들이나 이메일로 질문이나 제안을 보내오시는 다른 분들과 의사소통을 해야 하는 경우 뿐입니다. 회사 안에서는 프로젝트를 공유하고 작업을 위임하는 것으로 충분합니다.
우리는 노즈비의 작업 그리고 코멘트만으로 의사를 소통합니다.
주요 작업
먼저 주요 작업 목록으로부터 출발해 봅시다. 저의 경우 이 목록이 꽤 깁니다. 아침에 일을 시작할 때는 그 항목 수가 대략 40-50개 정도 되니까요. 이 작업을 하기 위해서 저는 인포 패널(주요 작업 화면의 윗부분에 있는 “i"자 아이콘을 누릅니다)로 가서, 작업들을 필터링합니다. 속도를 내기 위해서, 그것들을 카테고리별로 필터링하면서 특정 영역들을 하나 하나 검토합니다. 가령, 저는 “재정"이라는 항목을 선택합니다. 이 항목과 관련해서 해야 할 일은 대개 서너 가지에 불과합니다: 저만 할 수 있는 이체나 지불이 여기에 해당됩니다. 그리고 나머지 작업은 CFO에게 위임됩니다. 작업을 실행한 뒤 그것들을 “완료"된 것으로 표시하고 필터링을 해체시킵니다.
그런 뒤에, 비서 업무를 맡고 있는 직원이 저에게 위임한 작업들을 모두 검토합니다. 비서와 저는 “CEO"라는 프로젝트를 공유하고 있습니다. 여기에서도 필터링 기능을 활용합니다. 이번에는 특정 프로젝트에 속한 작업만을 보기 위해서입니다. 저는 모든 항목을 검토하기 위해 노력합니다. 대개의 경우 작업을 클릭한 후 그 내용을 읽고 진행 상황을 파악합니다. 만약에 제가 대답하거나 확인해줘야 하는 질문이 있다면, 대답을 코멘트로 올린 뒤에 그 작업을 다시 비서에게 위임합니다.
물론 더 많은 시간이나 참여가 요구되는 작업들도 있습니다. 이런 것들은 회의나 다른 일이 예정되어 있지 않은 경우에 진행합니다. 이런 식으로 진행하면 일과가 끝날 때까지 그럭저럭 10개에서 15개의 주요 작업을 줄일 수 있습니다. 애석하게도 주요 작업을 완전히 처리하는 경우는 거의 없습니다. 항상 내일 해야 할 일이 남습니다.
작업함
이제 작업함으로 넘어가 봅시다. 저는 생각나는 모든 것들을 그곳에 넣어둡니다. 저는 그곳에 몇 개의 작업이 쌓일 때마다 그것들을 정리해서 없애려고 애씁니다. 어쨌든, 작업함에 관한 가장 중요한 규칙은 그것을 규칙적으로 정리해야 한다는 것입니다!
작업함에서 일을 할 때는 2분 규칙을 따르기 위해 노력합니다. 그곳에 있는 아이디어나 작업들 중 몇 가지는 기존의 프로젝트와 밀접하게 관련되어 있는 것들입니다. 이 경우에는, 물론 그것들을 작업함에서 바로 해당 프로젝트로 이동시킵니다. 이것을 하기 위해 저는 해당 작업의 세부사항 화면으로 들어가서 “작업함” 버튼을 클릭해서 프로젝트 목록을 펼친 다음 그 프로젝트들 중 해당 작업을 보낼 프로젝트를 선택합니다.
노즈비 2.0의 새로운 “편집 모드"에서도 이것을 할 수 있습니다. 저는 이 방법을 자주 사용합니다. 먼저 작업함 왼쪽 아래 부분에 있는 “편집” 버튼을 누른 다음 특정 프로젝트로 이동시킬 여러 개의 작업을 한 번에 선택합니다. 선택이 끝났으면 창의 윗부분에 있는 “완료” 버튼을 클릭해서 “편집 모드"로부터 나갑니다.
코멘트
가장 중요하고 가장 빨리 할 수 있는 가장 쉬운 작업을 완료한 뒤에, “코멘트” 화면으로 가서 저의 팀이 어떤 일을 하고 있는지 확인합니다. 이곳은 우리 모두의 실제적인 의사소통이 이루어지는 매우 중요한 장소입니다. 저는 지난 번에 확인한 시점 이후에 게시된 모든 코멘트를 읽습니다. 지금 저의 상태를 예로 들어 보겠습니다. 오후인 지금 저에게는 32개의 읽지 않은 코멘트가 있습니다.
지금 제가 우선적으로해야 할 일은 아직 완료되지 않은 작업에 올려져 있는 대화를 검토하는 일입니다. 저는 하나 하나의 코멘트를 주의깊게 읽습니다. 때때로 저의 보잘 것 없는 글을 올리기도 하고요. 이렇게 저의 팀에 참여함으로써, 동료들에게 제가 그들과 함께 하고 있다는 것을 보여줍니다.
시간이 남으면, 완료된 것으로 표시된 작업들의 코멘트를 훑어보기도 합니다. 코멘트들을 다 읽고 나면, 구름과 같은 아이콘 （이 프로젝트의 코멘트를 읽은 상태로 표시）을 클릭하고 이 섹션을 정리합니다. 저에게는 이 화면이 노즈비에서 가장 중요한 화면이라는 점을 다시 한 번 강조하고 싶습니다. 저의 팀은 이곳에서 의사를 교환합니다 - 의견과 질문과 대답을 교환하는 것이지요. 저도 많은 작업에 대해 코멘트를 답니다; 또, 저에게 위임되지 않았지만 저의 기여와 관심이 요구될 수 있는 작업에도 코멘트를 달기도 합니다.
자주 있는 일은 아니지만 저에게 남는 시간이 있을 때는 “i"자 아이콘을 눌러 “인포바"로 들어갑니다. 그런 다음 작업이 어떻게 진행되어 왔고 사람들이 오늘 어떤 활동을 했는지 볼 수 있는 활동 섹션을 선택합니다.
일반적으로, 노즈비에서 제가 하루 종일 머무는 곳이 바로 코멘트 섹션입니다.
프로젝트…
… 제 프로젝트의 개수도 만만치 않습니다 :) 목록이 정말로 꽤 길지요. 그것들을 체계적으로 관리하고 혼동하지 않기 위해 저는 라벨을 이용합니다. “OneNozbe"라는 라벨을 예로 들어봅시다. 이 라벨의 이름은 노즈비 2.0 앱의 워킹 타이틀(임시 이름)에서 따 왔습니다. 따라서 제가 노즈비 2.0에 대한 구체적인 작업이나 코멘트를 찾아야 하거나 그냥 노즈비 2.0에 대한 작업을 하고 싶을 때는, 이 라벨로 프로젝트를 필터링합니다. 저는 프로젝트 뷰로 가서 위 부분에 있는 라벨 아이콘을 클릭합니다. 그곳에서 제가 원하는 라벨을 선택하면 이 특정한 “스티커"로 표시된 프로젝트만 볼 수 있습니다.
저는 개인적인 프로젝트들을 표시하기 위해 “개인"이라는 라벨도 만들어 놓았고, 마케팅과 프로모션 관련 프로젝트들을 표시하기 위해 “마케팅"이라는 라벨도 만들어 놓았습니다. 이런 방법으로 저는 특정 관심 영역에 집중할 수 있습니다.
시각적인 측면과 작업적인 측면을 전반적으로 더 용이하게 하기 위해, 저는 색깔을 많이 활용합니다. 프로젝트들을 목록에서 쉽게 구분하고 쉽게 찾을 수 있도록 서로 다른 색깔로 표시합니다. 예를 들어, 제가 비서와 공유하고 있는 CEO 프로젝트는 보라색이고, 주요 마케팅 프로젝트는 파랑색이고, 노즈비 요금 프로젝트는 초록색이고, 회계 프로젝트는 빨간색입니다.
앞에서 언급했던 “개인” 프로젝트로 돌아가 봅시다. 사실, 이 프로젝트는 다른 프로젝트들과는 어울리지 않는 개인 생활과 관련된 잡다한 작업들을 모아 놓은 장소입니다. 저는 이 프로젝트를 개인적인 작업들을 모아 놓은 목록으로 취급하고 있습니다. 회사와 관련된 작업들 중에도 다른 프로젝트에 어울리지 않는 것들이 있습니다. 따라서 이 작업들을 모아 놓은 “개인” 프로젝트와 유사한 프로젝트도 가지고 있습니다.
캘린더
캘린더가 완료 예정일이 지난 작업과 완료 예정일이 다가오고 있는 작업을 찾아보는데 실용적이기는 하지만, 저는 캘린더를 그렇게 많이 사용하는 편은 아닙니다. 주별 표시 화면은 다음 날 일어날 일을 정확히 보여줍니다.
템플릿
저는 개인적으로 많은 템플릿을 가지고 있지는 않습니다. 대부분의 템플릿을 저의 팀원들이 만들기 때문입니다. 제가 만든 템플릿 중에는 “철인 3종 경기(triathlon)“라는 템플릿이 있습니다. 제가 철인 3종 경기를 할 때마다, 그 템플릿에서 프로젝트를 하나씩 만들어서 100% 완벽한 준비를 위해 필요한 것들의 목록을 만듭니다.
팀 화면
그 다음으로 팀 화면이 있습니다. 여기에서 저는 팀의 다른 사람들에게 위임된 작업들 뿐 아니라 저에게 위임된 모든 작업들도 볼 수 있습니다. 물론 이것들은 그들의 개인 프로젝트에 해당하는 작업들이 아니라, 우리가 공유하고 있는 프로젝트의 작업들입니다!
또 이곳은 팀에 인원을 추가한 다음 함께 일하고 싶은 프로젝트에 이 새로운 사람을 초대할 수 있는 장소이기도 합니다. 우리는 최근에 세 명의 직원을 새로 채용하였습니다. 그래서 저는 그들을 위한 세 개의 계정을 만들고 이곳에서 몇 개의 프로젝트를 그들과 공유하였습니다.
마무리
노즈비는 저의 “통제 센터"입니다. 이곳에서 저는 기업을 경영하고 그날 그날 작업과 해야 할 일을 수행합니다. 또, 팀과의 소통을 위해서도 노즈비를 사용합니다. 모든 과정을 최적화하기 위해 노즈비에서 작업을 할 때 에버노트와 드롭박스도 사용합니다 - 제가 작업과 프로젝트에 첨부하는 모든 참고 자료와 문서가 이 두 개의 앱에서 나오기 때문입니다.
저는 주요 작업 목록에서 많은 시간을 보냅니다. 그곳에서는 더 편안한 작업 진행과 집중하고 싶은 일에 집중하기 위해 필터링 기능을 많이 사용합니다.
저는 모든 아이디어와 새롭게 도착하는 것들을 작업함에 입력합니다.
저는 모든 코멘트를 읽고 “코멘트” 섹션에서 저의 팀과 의사소통을 합니다 (이것이 우리가 이메일을 전혀 사용하지 않는 이유입니다 :))
보너스: 비디오에서 제가 직접 모든 과정을 설명해 드립니다:
