Vele bedrijven zijn overgestapt op het op afstand werken en daardoor kwamen velen van ons voor een grote uitdaging te staan: productief thuiswerken.
Voor een werknemer en zijn/haar productiviteit is timemanagement een van de meest voorkomende problemen. Bij timemanagement komen er normaal gesproken al verschillende uitdagingen om de hoek kijken en deze uitdagingen vermenigvuldigen zich wanneer je vanuit huis werkt. Zelfs tijdens deze moeilijke tijd kun je dankzij de implementatie van een aantal simpele timemanagement trucs productief blijven. We zullen je laten zien hoe je dat kunt doen.
Beheer je agenda
Thuiswerken kan overweldigend zijn. We proberen productief en toegewijd te zijn, maar we vergeten vaak dat we ook georganiseerd moeten zijn. We gebruiken productiviteitsapps om te kijken hoeveel taken we hebben en wanneer ze gedaan moeten zijn. We zien de voordelen van agendabeheer echter vaak over het hoofd.
Je productiviteit zal er met stappen op vooruit gaan wanneer je je agenda op een proactieve wijze beheert. Voorkom echter wel dat je agenda leeg is.
Selecteer een dag van de week voor agendabeheer. Je kunt dan ook gelijk taken prioriteren en deadlines en herinneringen aan je taken in Nozbe Teams toevoegen. Op deze wijze zul je al je werk op tijd gedaan kunnen krijgen.
Bouw een nieuwe routine op
Je kunt luiheid en desinteresse ontwikkelen wanneer je voor een groot deel van de dag binnen zit. Om die reden is het belangrijk dat je je aan je dagelijkse routine houdt.
Sta elke morgen om dezelfde tijd op en doorloop je ochtendroutine. Zorg ervoor dat je gereed bent voor je werkdag en kleed je aan (leg je joggingbroek terug in de kast). Doe dit zelfs wanneer je geen Zoom vergaderingen hebt. Het zal je hersenen verwarren en je helpen om productief te blijven.
Tijdsbeheer is ook van belang voor je pauzes. Probeer snacks te vermijden wanneer je werkt. Maak in plaats daarvan gebruik van een lunchpauze. Probeer niet af te wijken van je schema. Dit zal je helpen om je werk- en je privéleven gescheiden te houden en om productief te blijven.
Werk tijdens kantooruren
Je kunt al snel meer doen dan normaal wanneer je vanuit huis werkt. Sommige thuiswerkers voelen zich schuldig en om die reden werken ze langer door.
Hoe kun je voorkomen dat je te veel of te weinig werkt? Zorg ervoor dat je vooraf vastgestelde werktijden hebt. Werktijden die je met je manager hebt afgesproken. Professionals van Essay Tigers benadrukken hoe belangrijk het is om naar resultaten toe te werken en niet naar zichtbare schermtijd.
Vergeet de gefragmenteerde tijd niet
Er is sprake van gefragmenteerde tijd wanneer je kleine lege tijdsblokken tot je beschikking hebt. Je hebt bijvoorbeeld net een Zoom vergadering afgerond en de volgende vergadering begint pas over 20 minuten. Mensen kijken naar datgene wat voor hun werkt wanneer ze vergaderingen inplannen. Op deze wijze kun je veel gefragmenteerde tijd tot je beschikking hebben. Tijd die je druk bezighoudt maar die niet productief is.
Laten we zeggen dat er tussen elke vergadering een tijdsblok van 15 minuten zit. Hoe gebruik je die tijd op een productieve wijze? Je zou je zakelijke e-mails kunnen beheren terwijl je op je volgende vergadering wacht.
Of je kunt een to-do lijst creëren voor kleine belangrijke taken die binnen een kort tijdbestek gedaan kunnen worden. Je kunt natuurlijk ook altijd je rapporten nalezen en/of bewerken.
Zoals je ziet kun je gefragmenteerde tijd op verschillende manieren beheren. Het is belangrijk dat je deze tijd zo goed mogelijk benut.
Stop met multitasken
Wist je dat slechts [2% van de wereldbevolking] (https://www.newyorker.com/science/maria-konnikova/multitask-masters) daadwerkelijk kan multitasken? Voor de overige 98% kan het niet echt multitasken genoemd worden. We wisselen namelijk tussen taken en aan deze aanpak zit een probleem verbonden. Onze hersenen moeten zich elke keer wanneer we van taak wisselen herfocussen. Dit leidt tot tijdverspilling en verminderde prestaties. Multitasken lijkt misschien een goed idee, maar onderzoek toont aan dat je productiviteit daardoor met 40% afneemt.
Laat het multitasken achterwege en geef taken meer focus. Zodra je een taak hebt afgerond kun je je op de volgende taak gaan richten. Op deze wijze zul je minder afgeleid en meer gefocust zijn.
Vermijd privétaken
Mensen die op afstand werken raken vaak afgeleid door privétaken. Blijf ver weg van datgene wat je normaal gesproken niet op het kantoor zou doen. Misschien denk je dat je niet al te veel tijd verliest wanneer je met de hond naar buiten gaat of snel iets schoonmaakt. De realiteit is echter anders. Je vermindert je werktijd en je productiviteit. Zet daarom datgene wat je aandacht vereist in je agenda en ga er na je werk mee aan de slag.
Surf niet op het internet
Social media en websurfen behoren tot de grootste tijdverspillers. Wist je dat mensen dagelijks gemiddeld 144 minuten aan social media besteden? Dat is een tijdverspilling van meer dan 2 uur per dag! Je kunt social media natuurlijk altijd in je vrije tijd gebruiken, maar tijdens werkuren zou je niet door Instagram uitdagingen afgeleid moeten worden.
Zet social media notificaties daarom uit wanneer je werkt of stel een dagelijks tijdslimiet in voor je social media gebruik. Deze functie is vooral handig wanneer je je schermtijd onder controle wilt houden.
Toon respect voor energiemomenten
Ondanks het feit dat we onze afstand bewaren en vanuit huis werken behoren we nog steeds tot een team. Om die reden is het belangrijk dat je je eigen energie in de gaten houdt en dat je de energie van anderen respecteert. Luister naar je lichaam en kijk wanneer je het meest productief bent.
Stem je agenda en vergaderingen af op je energiemomenten. Sommige mensen zijn het productiefst in de ochtend, terwijl anderen juist later op de dag productiever zijn. In beide gevallen is het belangrijk dat je je werkuren met je energieniveau en teamleden coördineert.
Tot slot
Voor productiviteit heb je naast timemanagement ook de juiste mentaliteit nodig. Houd je schema bij en beloof jezelf dat je social media tijdens werkuren zult vermijden. Wanneer je de eerdergenoemde tips implementeert zul je je productiviteit daadwerkelijk een boost kunnen geven. Ik wens je een productieve dag toe. Blijf gezond!
