Dit is een gastbijdrage van Robby Miles, onze Ambassadeur, een productiviteits goeroe en een hele goede man :-) In deze post zal hij het hebben over de voordelen van flat projectmanagement, het e-mailen van taken en het gebruik van project templates.
Mijn naam is Robby Miles en ik ben een vader, een geschiedenisleraar, legerofficier, online freelancer en Nozbe Ambassadeur. Ik hou waarschijnlijk te veel ballen in de lucht, maar Nozbe is het enige tool dat ik vertrouw met de taak om alle verschillende gebieden van mijn leven georganiseerd te houden. Hoe maak ik gebruik van Nozbe om alles de baas te kunnen blijven?
Project Labels
Ik ben blij dat Nozbe van een ‘flat’ projectsysteem gebruikmaakt zodat ik weet welke verschillende taken ik nog heb rondhangen. Flat projectmanagement houdt in dat er geen taken zijn verborgen in de sub-taken, binnen taken, binnen projecten, binnen folders. Je begrijpt vast wel wat ik bedoel. Alles is zichtbaar met een paar klikken. Binnen vele apps is het gemakkelijk om taken kwijt te raken. Dit is niet het geval met Nozbe.
Projecten zijn de ruggengraat van elk GTD-systeem en ik heb er zelf een heleboel gecreëerd. Op dit moment heb ik er meer dan 50. Labels zorgen ervoor dat projecten gegroepeerd blijven volgens de verschillende gebieden van het leven.
- Onderwijsprojecten zijn gelabeld als ‘Onderwijs’
- Militaire projecten zijn gelabeld als ‘Militair’
- Klantenprojecten zijn gelabeld als ‘Klant’
- Projecten die te maken hebben met taken die rondom het huis gedaan moeten worden zijn gelabeld als ‘Thuis’
Hoe ziet het gebruik van labels er eigenlijk uit? Wanneer ik in het klaslokaal mijn les zit voor te bereiden, open ik de prioriteitenlijst en filter ik de taken die het ‘Onderwijs’ label hebben. De filter zorgt ervoor dat de onderwijstaken zichtbaar worden en verbergt alle andere taken, zodat ik niet afgeleid word. Ik weet gelijk waar ik mijn energie op moet focussen. Dit werkt voor freelancen, voor projecten rondom het huis en voor elk ander label dat je gebruikt.
Eén van de meest krachtige (en waarschijnlijk minst gebruikte) eigenschappen van Nozbe is het e-mailen van taken. Laat de e-mail niet opbouwen in je inbox. Stuur het in plaats daarvan door naar jouw geheime Nozbe e-mailadres en zet het om naar een taak. Of maak gebruik van de Jeff Sanders methode en verstuur een e-mail met behulp van Siri, zodat je gemakkelijk met je stem taken kunt toevoegen aan Nozbe.
Naast het omzetten van je bruikbare e-mails kun je opmerkingen gelijk naar al bestaande taken e-mailen. Ik durf te wedden dat je dat niet wist. Het is een eigenschap die niet veel aandacht lijkt te krijgen maar het is vele malen bruikbaarder dan je denkt.
De eigenschap waarmee je opmerkingen kunt e-mailen is één van de belangrijkste elementen binnen mijn geautomatiseerde blogging set-up. Het is geweldig om alle informatie en links die beschikbaar zijn bij de hand te hebben wanneer ik een bepaalde actie wil ondernemen.
Templates
Nozbe.how templates maken het leven gemakkelijker.
Als je steeds dezelfde taken blijft herhalen is het tijd om ze om te zetten naar een template. Je hoeft niet steeds de taken opnieuw vanaf het begin uit te vinden. Bij productiviteit draait het om het stroomlijnen van je processen, zodat je tijd kunt besparen en je je kunt focussen op de taken die er echt toe doen.
Voor elke week plan ik een wekelijkse herziening in. Ik weet dat het elke week zal plaatsvinden en dat het bijna nooit verandert. Om die reden heb ik er een template van gemaakt. Elke week creëer ik nu een project van de template en voltooi ik mijn herziening. Ik vergeet niets en ik mis ook nooit een stap.
Templates zijn ook handig voor trainingen binnen externe teams. Er zijn genoeg software- en onlineprogramma’s beschikbaar waarbinnen je standaard processen voor jouw bedrijf kunt oprichten en die je kunt delen met collega’s. Is het echter niet gemakkelijker om die templates te creëren waar je ook al je taken beheerd?
De beste eigenschap van Nozbe is dat je simpele en complexe systemen kunt creëren. Het kan volledig aangepast worden naar hoe jij het beste werkt.
