在本文中我想就即便是在您感觉自己绝不会从所有的待办事务中自我探究的情况下如何对您的待办事项列表进行整理与您分享6个观点。 我将向您展示我是如何通过最小化和简化一些事项，以及放弃我曾长时间认为很重要的规则来设法在Nozbe中实现"禅意"的。
这篇帖子是由身为Nozbe用户的顾客Pawel Muzyka发表的。
技巧 1. 改变您考虑优先级的方式
我曾经常将自己置于在优先级列表上放置30-40个或更多个任务的境地。 为了找到我想在特定时间完成的任务，我不得不使用好几种过滤。 很不幸的是，在我对自己发问前这会花去很长时间，我的问题是: 为什么我在任务的迷宫里游荡？
这些任务中的每一个就真的是优先级任务吗？ 也许有一天它们会是，那时我就会将自己全部的注意力都集中在将它们全都完成上面；但是现在，它们中有一些的重要性还达不到如此程度。
而这就致使我采用了右述规则: 优先级仅仅是那些需要被今天完成的任务。
尽管我制定了长期计划，也按季度按年设定了目标，但在我的Nozbe主视图下我却想活在当下。 我计划明天或下周去执行的任务中没有一个与我当前的待办事务同等重要，所以我不需要对这些任务执行加星操作，甚至都不需要在我的列表上见到它们。 等到适当的时候，我会将它们添加到我的优先级列表，但眼下这些任务不应占据我的注意力。
每天都有份短小，简洁的优先级列表能使秩序得以保证，也允许我做到心如止水。 有了短列表，我知道自己每天就能够将任务清零了。
技巧 2. 按时间线放置您的任务
虽然有些人可能不喜欢这个观点，但我还是坚持右述原则: 在将任务添加给Nozbe的时候，为您打算完成该任务的时间设置最真实的截止期限。
对于日期您无需限定死 – 您可以随时更改它，不过您可以将任务放置于已处于您的系统里的任务之中供您自己参考。 考虑日历上最适合放置该任务的位置。 要给您自己一个信号，您打算早于"某一时间"去处理此任务。
排除最复杂的项目（通常是与工作相关的，这些项目依赖不止一人的作业），您的待办事务中有很多都是简单的任务。 所以您在按时间线放置任务方面不应有问题。 您知晓自己锻炼的时间，知晓什么时候需要去洗衣服或打重要的电话，什么时候要留出时间给孩子报名参加幼儿园并在回家路上顺便去集市转转。
任务的执行按时间线前移或后移一天是没有问题的。 我们所说的并不是盲目地坚持计划。 您只需记住: 按时间先后顺序排列的任务列表比一堆散置的执行事项更易管理。
在我的效率提升系统中，我会为尚未被移进"某一时间 | 也许"项目的，为当前月份安排的所有任务分配预估的完成日期。
技巧 3. 为任务创建容器
另一个错误，与创建很长很长且不明确的优先级列表相似，那就是收集开放项目。
很不幸的是，持有大量项目的不争事实并不意味着您就是忙碌且办事效率高的人士。 这仅仅表明…您持有大量项目。 仅此而已。
在Nozbe中，管理散置任务的一种极好方式是由容器提供的。 例子可以包括"家"，“差事”，“个人财务"或"商务会议”。 通过使用它们，那么当这些事宜完全适合任务的时候您就会避开创立单独的迷你项目的诱惑。
我的日常待办事务中有一项是检查我的团队在前一天取得的成果。 我会生成预定义的报告，之后来分析它们。 我可以为该任务创建单独的项目，甚至也可能是我将后续步骤列于其上了的模板。 然而实际上这只不过是个简单的例行任务而已。 只是快速查看一番，看一切是否都安好。
我只是使用了一个带有不到15分钟的时间我就能用记号标出的清单的任务，而不是使用带有10个任务的单独项目。
我确信您自己已经多次遇到过"它是任务还是项目"这样左右为难的境况了。 对该窘境进行权衡来避免在看似复杂的事宜之海中淹没是很重要的，而事实上，您用60秒就能处理。
技巧 4. 重新思考类别的有用性
有趣的是，像"家"，“家庭预算"或"商务会议"这些广义上的项目也是…，类别。 或者，依照一些人更喜欢的叫法，称为事项环境。
我注意到了，在我设法为所有的任务都分配类别的时候，自己往往会复制广义上的项目名称，而这实际上会致使它们变得无用。
另一方面，在将容器用于那些您也设置了到期日的散置任务时（它们会在"日历"标签下形成浑然一体的，可查看的可能任务） – 可能事实上您都无需为Nozbe中的这些任务设置附加参数。
如果您的家务已经被收集在了一个项目中，那么也许您都无需为它们添加进一步的类别。 如果您的作业顺序是由任务的到期日决定的，那么也许您都无需标记您的优先执行事项。 这种情况下，您完全可以在无类别的情况做事，或是重新思考它们在您的系统内的角色。 例如，像我就喜欢使用那些表示一天的时间的类别。 比如，它们允许我过滤我想在晚上完成的任务。
不过请记住，有时候为了将事情做得更漂亮，您就不得不简化它们。 多级分类主要由这么一类人使用，他们的系统是如此的混乱，以至于这些人都无法以任何其它方式来组织系统。
技巧 5. 使用标签
如果您的项目和任务被划分进了至少两个不同的主题群组 – 那么标签就能施展魔术了。
只需单击，标签便允许您将自己与毫无必要地吸引您注意力的信息噪声隔离。 您可以应用任何划分标准: 将项目分成私人的和与工作相关的，将私人项目和协作的项目分开，将涉及特定主题的一切都分组在一起 – 可能性仅由您的需求限制。
就我个人而言，我绝不会在Nozbe中将自己的私人视图和与工作相关的视图结合的。 我把它们看作两个不同的世界。 它们会消失，每当我需要它们时就又会出现。
标签也会促进日历视图下安排。 而使标签适应您自己的工作模式以便Nozbe只给出您当前正处理的那些任务则是个不错的主意。
技巧 6. 不要造成混乱
由于本文本应是讲述缩减和清理您的系统，所以下面给出的是最终的，也或许是最重要的建议。
Nozbe可以充当个人笔记本 – 例如，您看过的电影的目录，值得光顾的饭店名单，或是链接到您可能想在未知的未来阅读的文章的链接。 没错，它会保存所有这些信息…，而它们也会在过程中毫无必要地吸引您的注意力。 但问题是: 您将如何从中获益呢？
可能事实上您放进自己系统中的信息越多（它们不必总是被描述为任务），那么要查找和专注于推进您项目的以及您应该真正关心的那些事也就会越困难。
我们所有人都在不同的区域发挥着作用，都拥有不同的职责，也都在与不同数量的用户分享着项目。 要让一切保持井然有序那是不容易的。 但是不管我们有多忙，我们所有人都应能够保持简短的，具体的，可实现的，安排有时间的项目和任务的列表。 您能够每周都分析的列表: 刹那间就能在您的脸上见到笑容，而不只是"在看不到尽头的时候抵达终点”。
如果您无法办成这件事，那么意味着到了该给您的系统瘦身的时候了！ :)
作者: Paweł Muzyka，前记者，Nozbe以及效率提升技术的粉丝。 还是新技术酷爱者，对互联网上正发生的一切充满着激情。 当前他以职场人的身份涉足了广告行业。
