现如今，项目经理们正被要求与更小的团队围绕紧迫的截止期限开展数量更多的项目 。 这些离谱的要求正使得经理们达成项目完成的目标变得愈加困难。 实际上过去一年间，所有项目中只有不到三分之一被成功按时按预算完成了。
要想成功做成项目，经理们就必须掌握办事效率 — 这事儿说起来容易做起来难。 他们要在创建者，管理者，有团队精神的人，战略决策者和领导人这些角色间变来变去 — 做到有办事效率是相对困难的。
好消息是项目经理们还是有可能掌握办事效率的。 通过这6个实用的效率提升技巧，你不必非常辛苦地工作就能在一天中完成更多事务 — 一切都是为了更聪明地工作。
让我们深入了解一下:
1. 先从不熟悉的事情入手
Becky Blanton -《The October Abduction of Thomas Martin》系列书籍的作者建议先从不熟悉的事情入手，也就是先从专注于完成最艰巨的任务来开启你的一天。 她坚信，一旦你将一天中最困难的任务干完了，那么其余的任务也就不觉得有什么难度了。 这属于连锁反应，这种情况下一个事件会引发一系列的类似事件 - 多米诺效应。
操作方式如下:
- 在前一晚记录下你不熟悉的事情。
- 转天完成这张列表上的所有任务。 只有在你折腾完了此列表的情况下才能跳转到别的任务。
2. 以正确的方式进行委派
委派不当比不委派情况更糟糕。 每次你尝试委派时事情就会转瞬间每况愈下，这时你多半儿会起誓: “我绝不会再另委派任务了，永远不会！”
事实上，委派只有在被正确执行时才有效。 多数情况下，项目经理们不会获得想要的办事效率，因为他们会犯某一种此页面所列的错误。
- 委派不畅。 这种情况会导致未分配任务的积压。 你和你的团队将不得不以推迟新任务为代价折返回来花时间分配和完结较早的任务。
- 将重要的任务误认为紧急的了。 那些需要即时关注的任务称为紧急，而那些促成你项目的长期愿景的任务才称为重要。 将重要任务优先于紧急任务处理会将你的整个工作流搞乱。
- 将任务分配给了不合适的人。 要将任务委派给那些有能力将其完成的成员们。 违背你团队的优势将对时间表以及所委派任务的质量产生影响。
3. 使会议简短
会议最终占用你的时间会有50%之多。 很不幸的是，会议是不可避免的，不过你却可以精简它们，以尽可能地降低它们对办事效率的影响。
一般来说，保持一天一场会议就可以了，且会议时长不应超过一小时，这听上去很困难吗？ 事实并非如此。
下面给出一些让你的会议保持简短不拖沓的简单方法:
- 检查替代方案。 看一下讨论是否能被转移到即时通讯工具或别的在线工具上进行。 这就省去了你要从自己的工作站抽身出来的麻烦。
- 为会议设置议程优先级。 跳过你必须对背景作出解释的那部分。 这样你就能将会议只聚焦在解决方案上了。
- 放置计时器。 会议室中的计时器会让成员们有时间观念，这样他们就能很快直奔主题了。
4. 为潜在的冲突做好预案
冲突是任何项目管理都不可或缺的组成部分。 然而找寻解决办法却很可能会令人精疲力尽。 处理冲突的最好方式是尽可能的避免冲突。 这样一来，即使有冲突出现，你也能尽量减少其严重性。
为了辨明和了解团队中的紧张情绪，你要擦亮眼睛用心倾听。 这可能需要一些额外的时间和努力，但从长远看，这么做会将不必要的冲突排除在外。
为方便起见，可以为成员们提供一个宣泄不满的平台。 但是记得不要让这里成为人们只发牢骚的地方，要鼓励各方了解问题并寻找可行的解决办法。
5. 每日进行绩效回顾
作为项目经理，你的办事效率和你团队的办事效率有着密切联系。 你凭借普通尚且不算的一支团队就能取得最后成功的情节不会上演。
你可以等到项目结束时再给出自己对一系列问题的反馈意见，或者也可以每日进行现场回顾。
寻找一些员工参与工具，这些工具有助于你就反馈意见进行快速交流。 假如绩效不达标，那就创建执行事项计划，告诉成员们如何才能将事情办好，向他们展示实现方式。 要用事例，而不是说教来引导。
6. 创建里程碑计划
每当你的办事效率受到影响的时候你就会错过截止期限。 错过截止期限之后的追赶过程会使你几乎没有时间专注于办事效率。
这就是引入里程碑计划的原因。 它基本上将你的整个项目分解成了一些分配有截止期限的重要阶段或里程碑。
这些居间的截止期限有助于你做到严格管理。 这样一来，哪怕你错过了截止期限，你也会很早就知道自己必须要快马加鞭了。
你可以按照三个简单的步骤来创建里程碑计划:
- 第1步 - 界定涵盖整个任务的多个里程碑
- 第2步 - 按特定顺序(紧急，重要，或以后)将它们排列
- 第3步 - 将这些里程碑设置上交付日期，分配给成员们
结尾
也许上述这些观点会让人觉得有点儿杂乱。 你先从使用待办事项列表开始就对了。 你只需对其加以思考，就能真正将整篇文章看成一份待办事项列表，来了解一下列表是如何发挥重要作用的吧。
不过，在你踏上制作待办事项列表这一冒险之旅之前，要记得所有这些建议都是需要被同时实施的。 为了驱动你的效率提升引擎，请确保所有方面齐头并进。
