AI和機器人將如何改變項目管理？

你能相信人工智能和機器人很快就會革新項目管理領域嗎？過不了多久，我們就都能用上無需人類介入就能執行日常管理和行政工作的系統。這一觀點是會引起恐慌…，還是會振奮人心呢？繼續往下看來了解一下AI將會如何改變我們所有人的工作方式吧。

AI不僅能對例行任務和重複性的任務進行自動化處理，而且還使超出我們能力範圍之外的層次的信息處理成為可能！另外，AI還能夠利用這種處理過的數據獲得有價值的洞察，提出建議，執行更為複雜的操作，拓展創意視野和輔助決策– 有時候甚至還能以人類當今無法做到的方式對這些加以實現。

根據項目管理協會的描述，有幾塊知識領域涵蓋了項目經理們開展的幾乎所有的工作。這些領域是:

PM knowledge domains

讓我們看一下項目經理們如何為AI機器人制定計劃，好讓其通過未來的項目管理軟體在上述的每一個領域都能輔助他們。

集成管理

智能機器人助理將被與Siri或Google Assistant進行集成，對項目經理的詢問做出即時回應。可以料想到，在無需進行多點觸控的情況下就能用自然語言快速回覆"任務XYZ預計什麼時間完成？“或者"今天的資源可利用率是多少？“這類問題以及其它的實時信息！

AI也有助於整合團隊成就，從而能確保團隊的合作和協同。例如，安裝在實驗室傳感器上的認知智能係統能夠檢測溫度變化。其會發送自動警報給項目經理。與此同時項目經理的機器人會在系統中創建問題記錄，經理人也就能分配人手來處理此問題了。另外團隊成員還可以採取改正的，可使AI能利用此類信息的預防性措施對該系統的認知智能加以改良。這樣一來問題就絕不會再發生了。

範圍管理

項目經理的主要任務之一就是規劃佈局項目的工作分解結構(WBS)。其就好比是工作安排，資源分配還有調度的基礎。

AI能被應用於開發包含有實體，任務，關係以及項目環境下的約束條件在內的綜合性WBS。支持機器學習算法的項目管理軟體會自動將WBS轉換成思維導圖，從而進一步獲取WBS任務以及這些任務之間的關係。此外，在組織的知識庫的幫助下，AI系統還能為團隊安排任務以及給出關鍵績效指標建議。

時間管理

AI系統能夠讀懂WBS，並能針對項目的執行給出眾多可供選擇的工作計劃建議。更智能的認知系統甚至還能理解任務之間的職能關係，對工作計劃做出相應的安排。如果需要，其還能夠基於項目進展和團隊績效改動工作計劃。這不僅能提高團隊辦事效率，而且還有助於改善團隊協作。

AI系統還能確定項目是否在按計劃執行，或者任務是否存在風險或是否正處於關鍵階段。為讓此事成行，團隊成員們就必須將必要數據輸入到系統之中，以便AI能夠有效地追踪問題，從而為項目經理提供有意義的解決方案。

讓我們拿AI系統"Grok"舉例說明。是不是第一次聽說它呢？

Grok最早是由Numenta開發的，它是一套能在IT分析方面提供異常檢測幫助的AI系統。這套系統有助於團隊從各種IT系統中獲取能夠準確找出痛點和異常行為的有價值洞察，最終減少業務停擺時間。該AI系統的其它應用包括:

  • 流氓行為追踪
  • 庫存監控
  • 地理空間追踪

風險管理

對風險評估和管控是項目管理的最重要方面之一，其涉及的不僅僅是只制訂出好的計劃並將其實施好那麼簡單。相互依賴關係和外部不確定性因素會使結果變得幾乎無法預知。

通過對存儲在系統中的海量數據進行概率組合，現代的認知系統便能利用機器學習來預測項目的結果。其在推測所涉及風險的同時甚至還能考慮進那些項目經理都可能忽視的因素。這有助於經理人在必要時採取糾正措施 ，避免項目徹底失敗。

品質管理

項目經理能夠運用AI系統對項目進展的品質進行判定，並能對下一階段有所洞察。借助對精密軟體的運用，項目經理的AI助理將能夠細緻審查復雜合約，讀懂關鍵性的條款，相互依賴關係和承擔的義務。這樣一來，項目經理們便能將自己寶貴的時間專注於提高任務品質以及訓練自身的專業判斷，而不是花時間遍歷一大堆的文檔。

這樣的一套AI系統就是Microsoft Cognitive Toolkit。以前被稱為CNTK，該工具包是一種利用AI來描述團隊中或過程中的人工神經網絡的深度學習框架。另外，該網絡通過有向圖來展示。

拿在圖像識別上的運用舉例。這種情況該系統就會根據事先在某些圖像上定義好的標記來自主學習識別圖像。是不是很酷呢？

利益相關者的利益

AI系統在情感化分析算法的加持下能夠分析客戶們的消息，以便能隨時了解他們的需求。其還能針對員工們的不滿給出補救措施，針對他們的詢問即時給出解決辦法。這樣一來就使項目經理將利益相關者們與項目目標結合在一起成為了可能。

人力資源管理

AI助理能夠幫助項目經理將項目所需的技能與組織內的可利用資源進行匹配，進而舉薦出合適的資源。

例如，比方說你需要為博彩公司開發一款web版應用，這時你都需要什麼樣的技能呢？

  • 一支開發者團隊？
  • 一支管理團隊？
  • 一支測試人員團隊？

都沒錯，但是最重要的還是要根據你為了完成該項目而需要什麼樣的技能來選擇這些團隊。這也是AI系統介入的地方。

其還能夠根據資源矩陣還有技能矩陣確定需要學習和提升的技能，進而分配必要的培訓。

機器人能夠掃描像LinkedIn一樣的數據源，將那些最適合的候選對象加入候選名單，從而使項目經理的生活過得更舒適。同樣地，AI助理還能夠與規劃機器人連接，為那些需要自由職業者的工作分派合適的人選。

交流

在將任何產品推向市場之前，至關重要的不僅是知曉你的目標受眾，還有要提前搞清楚他們的需求。 AI系統能夠通過分析Twitter信息流，Facebook評論，網評等等幫助經理人獲取客戶反饋和產品認知，進而舉薦改進意見。這樣就能使項目經理優先處理那些需要即時關注的方面。

PM的才幹三角形

技術性項目管理，戰略及業務管理還有領導力是項目經理的才幹三角形的三個邊。通過提供數據驅動的洞察和推薦，在所有這些方面AI系統就都可以輔助項目經理。項目經理將能夠把自己的時間更多地投入到戰略規劃中而不是執行重複性的任務上。

同樣地，論及同時管理許多複雜事務，領導力也是甘拜下風的一方面，因而會導致項目失敗。而AI則能增補項目經理的多方成就，幫助他們專注於更為重要的方面。

AI和機器人 + 項目管理軟體將帶來變革！

如你所見，可以肯定地講，隨著AI的來臨，項目經理們將能夠優化自身成就以便將他們產品的成功最大化。截至目前，通過AI和機器人進行的項目管理變革還處於初期階段，不過其很快就會切實改變能夠交付項目的方式。

然而也有AI不能做的事，那就是成為人類。項目經理們保留下來只是為了探索那些需要人為努力的工作方面，而AI打開的將會是無限潛能和無限創意之門。 特斯拉汽車公司CEO埃隆·馬斯克對此的說法恰如其分: “AI時代來臨時人類應當與機器聯合起來，不然就得靠邊站。”

參考資料:

David Miller
David Miller的身份是技術撰稿人，其經常會在報紙和頂級門戶站點上做技術發表。 他在項目管理領域的豐富經驗促使他對跨組織工作流中的效率提升問題有了最新最鮮活的視角。 你可以到ProProfs Project上閱讀他的著作，還可以在Twitter和LinkedIn上與他互動。